近几年,设施管理的理念在中国逐步得到推广,许多物业企业开始向设施管理转型,中国开始制定自己国家的设施管理标准。一些企业行政管理方面的行业平台、机构也开始关注并投入到设施管理领域,组织各种各样的行业论坛、峰会。也有的企业,借着FM的风口,孵化出了“空间科技”、“空间服务”之类的概念。
那什么是设施管理?与本书所关注的工作场所策略有什么关系?
ISO41001将设施管理定义为:“在已建环境内整合人员、场所、流程,并以改善人们生活品质、提高核心业务生产力为目的之组织职能”。听起来很高大上、很玄乎,是不是?
也许IBM对设施管理的定义更容易理解一些:设施管理是“支持建筑物、场地、基础设施和房地产的功能、安全性和可持续性的工具和服务”,包括租赁管理、资本项目规划和管理、维护和运营、能源管理、占用和空间管理、员工和住户体验、应急管理和业务连续性、房地产管理。按照IBM的概念,设施管理即“与房地产物业相关的企业后勤服务”。妈呀!这听起来又Low了一点。
事实上,什么是设施管理,设施管理与物业管理、工作场所空间管理有什么区别,一直是困扰业界的一个问题。很多乙方公司,挂着FM或空间服务之名,行的是物业管理之实。那么,三者之间到底关系如何?
以IBM的定义来看,设施管理的业务范围要大于物业管理。物业管理通常的业务内容为“四保一服”,即保安、保洁、保修、保绿及客服。设施管理不仅涵盖上述内容,还包括了不动产租赁、空间规划和空间管理等。
但这种定义方式并未成为行业的共识。比如,英国设施管理研究所 (BIFM) 在 2018 年初宣布将组织名称更改为工作场所和设施管理研究所(BIWFM),将工作场所与设施管理并列,而不是将工作场所视为设施管理的一部分。现实中,在很多跨国公司里,企业不动产、设施管理分属不同的部门,前者更聚焦在不动产项目的经营(如建设、租赁、交易处置等),后者业务更聚焦在日常维护、员工服务等业务连续性保障方面。
空间规划、工作场所策略通常与不动产管理关系更加密切,与FM交集更多的是在于空间分配、成本核算等实操性层面。因此,很难简单地说设施管理包括空间管理、不动产管理。虽然广义上可以这么认为。但狭义上,不动产规划、空间管理与设施管理实则为业务上下游关系。不动产空间先要规划出来,才有可能进行分配、管理,进而才能为使用中的业务空间提供设施管理服务的需求。
FM的概念实际最早来源于美国,产生于工业领域。工厂要生产,就必须确保各种机器、设备能够正常运行。为保障机器、设备能够正常运行,就必须确保装载这些生产设施的房屋、场地处于良好的运行状态,保持一定的温度、湿度,保障连续的供水、供电。于是,就必须由专门的工程经理来管理这些设备的维护工作——设施管理岗位就这样产生了。这些设施设备的维护通常被称为硬服务,与之对应的是设施管理软服务。软服务通常包括餐饮等员工福利项目,旨在保障工人处于良好的工作状态。
从FM概念的起源来看,严格意义上讲,FM是一种甲方职能,是对乙方提供的设施维护及人员服务进行管理的工作。乙方提供的是Facility Service(设施服务),有时候也称为Maintenance Service(设施维护),不能将乙方的职能称之为设施管理,因为他们是“被管理”的角色。这里我们讲的乙方主要是指具体的服务供应商,不包括第三方管理顾问,或第三方FM代管单位。所以,许多物业公司声称自己提供FM服务,其实是对FM的错误理解,除非他们在业务中代行了部分甲方的管理职能。
空间作为生产设施的载体,其管理自然是在设施管理的范畴内。房屋的维修、能源的管理、空间的分配等,通常都被列入硬服务的范围。但是,空间的服务其实不只这些,还包括选址、规划、建设等,这些通常都发生在设施管理业务启动之前。在前面的章节中,我们已经强调了FM经理在项目早期介入不动产规划、建设的重要性,但FM经理其实很难成为空间业务的“主角”。一方面,不动产规划、工作场所策略工作通常需要从企业战略视角来审视、定义、谋划,所需的战略高度本身就是很多FM岗位无法达到的(虽然很多FM从业人员不愿承认,但这是事实)。即使是一些FM行业专家,由于实际上没有自己经营过企业,也很难有甲方战略思维,并常会囿于技术偏见。另一方面,不动产规划、空间管理等业务需要拉通战略、财务、人力等各方面数据,而FM岗位在企业中的地位通常低于这些部门,很难从中协调。
设施管理行业人员常会夸大设施管理对空间规划、工作场所策略的价值。的确,从空间运营、使用角度提前思考空间如何规划、设计以实现增效降本是非常有必要的,但管理者应当清醒地认识到,FM只是工作场所规划需要考虑的其中一个维度,企业战略、财务、组织行为、文化以及ESG等也都是需要纳入统筹考虑的,不要指望依赖行政、设施管理、设计机构就能建造出“好用、好管”的工作场所。为建好一个项目,一方面,企业高管需要对项目团队充分赋能,无论是从战略角度还是从内部资源拉通角度;另一方面,团队及负责人需要具备流程、技术统筹和信息、数据分析等能力,必要时聘请外部专业的项目管理、空间规划、工作场所策略咨询团队。
总之,企业高管应当充分认识到空间规划、工作场所策略的复杂性,以及FM等专业的局限性。WORKPLACE ≠ FACILITY MANAGEMENT。对于企业办公、研发、生产等项目, 企业高管不应只考虑工作区的美观、管理便利性,还应考虑长期运营的灵活性、业务通用性,及其ESG方面对核心业务的影响,采用合适的工作场所规划、设计、运营和管理策略,从而最大限度地提高效率和效益。不要忘了,做一个企业不动产项目,除了有一个漂亮的环境,还应考虑:
- 节省成本和投资价值
- 支持员工更好地工作
- 提高员工的满意度,吸引新老员工在这里工作
- 促进企业形象 (提升品牌价值)
- 管控非财务风险(环境、认证、监管等)
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第十九章:WORKPLACE ≠ FACILITY MANAGEMENT
第二十章:工作场所皆策略
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下周二将继续更新
第二十章:工作场所皆策略
大家敬请期待!!!
本书《工作场所策略:高管们必须了解的游戏》中,作者们根据20多年的工作经历和感悟,总结出在企业空间管理方面理性又合理的思考和决策方式,希望帮助各企业高管们和有兴趣了解更多关于企业空间管理的人士,加深他们对工作场所的理解和认识,提升对工作场所规划、设计和管理的水平。