行政工作经验分享之门禁卡、钥匙管理
2019-03-18 11:34
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门禁是公司安全,员工保障的第一道防线,直接关系到公司和个人的安危,我们每位员工具有门禁卡和钥匙,享受到了自由进出公司和园区的便利性,但同时也应承担起公司安防的义务与责任。
为了加强公司的安全管理,保证公司及个人的财产安全和人员货物出入的正常秩序,为公司员工及外包人员、外部访客、实习生等提供门禁支持和保护,同时为提高企业的形象,现结合公司的实际情况,制定公司的门禁卡和钥匙管理流程和办法。
管理的总原则是安全和及时。旨在能够根据不同使用群体提供对应的门禁支持,并在规定时效内提升效率。
按公司目前的情况,门禁卡按使用对象主要分为以下几种类型:
1)员工门禁卡:为公司员工、需要长期在公司工作或会议的外地出差员工
2)实习生门禁卡:为公司实习生提供门禁支持
3)第三方工作人员门禁卡:为保安、保洁、工程、客服、施工等提供门禁支持
4)访客卡:为经常出入公司的外部访客、外包员工,提供门禁支持
5)出入证:为短期造访的外部访客提供出入凭证,不提供门禁支持,访客使用出入证进入公司时,须公司员工全程陪同。
6)部门门禁卡:部门卡是申请人得到部门主管审批后,代表部门申请的门禁卡。
门禁卡会根据工作区域的不同或公司保密级别的不同,划分不同的门禁权限。一般会分为普通权限(即大部分区域通用)、设备区域权限(如IT设备房、机电设备房、监控中心等)、高级别保密区域权限(如研发中心、数据中心等)、生产区域权限等。
门禁卡申请流程一般分为4步走,首先申请人及其部门主管发起需求(填写申请信息和门禁权限需求,并得到部门批准);紧接着申请人应将需求提交给门禁卡负责人处;随后门禁卡负责人对需求进行审核,判断需求的必要性和准确性,并得到行政部主管批准;最后门禁卡负责人处理需求。以上就完成了门禁卡的申请和发放流程。
在申请门禁卡后,如需要添加特殊门禁权限需求,申请流程也分为4步走,门禁权限申请人填写门禁权限申请交由部门主管审核通过后,申请人提交行政部主管签批,行政部门禁卡负责人根据申请信息开通权限,最后门禁卡负责人更新员工权限开通记录即可。
公司所有钥匙一般都交由保安管理,每扇门都应留存备用钥匙,以备遇到紧急状况时随时开启。特殊区域的备用钥匙需要由保安进行封存管理,如存放人事档案、财务档案、合同档案的仓库备用钥匙。
钥匙的申请和交回流程也有明确规定。申请过程中申请人填写钥匙申请单,交由部门主管及行政部主管签批,并最终由行政部钥匙负责人通知保安主管发放给申请人钥匙。钥匙使用完毕需及时归还给保安主管,员工离职时,保安主管需在交接单上确认钥匙交接或归还事宜。
若员工离职,则门禁卡则按照行政部离职办理流程完成门禁权限注销,并收回门禁卡。
以上流程中涉及到的表格包括申请单,交接单等均可以制定标准模板,便于申请人员在申请时使用。
通过以上的流程和管理办法,相信会对公司在安全管理规范中起到较为实际的作用,真正帮助公司安全高效的运转。
希望能通过自身经验的分享,在行政管理方面帮到大家。
细心、耐心、爱心,让我们一起把行政工作做的更好!