各位亲爱的读者，今天的话题是关于消防知识的。作为行政，我们大概率不需要背下《建筑设计防火规范》也不需要去考注册消防工程师（不是这个证书不好，如果你不想转行的话，考这个证对你的工作帮助没有想象的那么大）。那在我们75%的工作情境下，我们需要哪些知识呢？笔者将试着用有限的学识，从以下几个方面进行分享。1、办公室消防系统涉及的相关规范2、办公室消防项目报批的关注点3、施工中的注意点01办公室消防系统涉及的相关规范对我们行政而言，《建筑设计防火规范》（GB50016-2014）就已经将80%以上，你能碰到的情境给覆盖了。碰到具体的工程应该怎么做才合规，具体有要求。签合同的时候，你也可以将这个规范签在里面。如果用到《消防给水及消火栓系统技术规范》、《火灾自动报警系统设计规范》、《自动喷水灭火系统设计规范》这三套规范，那基本是挺大的改造项目了，一般也不会行政负责。而是会有专门的消防工程师去负责了。这个时候最好是有一级消防工程师的资质了。02办公室消防项目报批的关注点关注点一：确认是否报批1、是否报批以国家或地区的规范或消防部门意见为准。2、以下内容都仅限上海地区参考，具体操作前，可以先问一下办公室所在的物业部门。3、一般面积超过300㎡的或者造价≥30万的都是需要消防报批。4、面积＜300㎡的或者造价＜30万的都可以办理开业前检查。5、不做二次装修的，比如说你承租下来的面积本来就带装修（比如说wework），你不去调整消防分区，不调整消防喷头、烟感等位置之类的，也不调整疏散通道之类的，那你在和物业确认并获同意后，可以不报消防。关注点二：如果报批可以找谁？1、装修公司：小面积的调整，比如说1000㎡以内的，可以让装修公司负责。2、消防公司：一般是园区或物业推荐的供应商，也就是所谓的做一次消防或大消防的供应商，或者就是现在园区或物业的消防维保供应商。这些供应商与物业和消防部门都比较熟悉，方便在合规的前提下，尽量减少时间及隐形的成本支出。当然，这些单位的价格还是比较高的。关注点三：先报批还是先施工1、一定是先报批再施工，合规很重要。2、标准的园区或大楼物业办理施工手续的流程大致是：确定最终设计及装修供应商 —— 按园区或大楼物业的要求连同企业资料，装修公司相关资质文件、设计图纸（比如说平面图、天花图、电气图）、政府相关审批材料（比如说消防报批意见、质安监报批意见、环评等）交园区或大楼物业进行审批（大概率是工程部初审，有些是物业工程部，有些是开发商工程部，以实际为准） —— 物业审核通过后开始办理园区或大楼的施工许可证 —— 拿到施工许可证后再正式开始装修或施工。3、消防报批的时间：主要看你找的供应商是否给力，给力的就快些，不给力的就是标准时间，甚至还会被退回来改图。03施工中的关注点（请以相关国家规范为准，以下仅供参考）关注点一：消防栓的位置1、消防栓是供水的设备必须安置在公共区域，例如过道等，不可设置于独立办公间内，如果觉得不美观的，一般可以做美化，但一定要有醒目的标识，且不能有阻挡。2、消防栓的高度一定按消防的规定，不要为了美观而违规。3、消防栓内必须是通水的，而且是消防供水。关注点二：消防通道1、消防通道在办公室装修时必须设置消防通道。2、消防通道宽度必须根据消防设计的标准设定，不可窄于最低标准。3、人员疏散通道应根据疏散人数经计算确定，最小净宽度不小于1.4m。4、超过一万㎡的空间，其消防通道不得小于3.5米5、办公室消防通道需要与逃生的安全出口相通，根据不同场所的人口密度，安全出口也有相关的规定，通常不可少于两个。6、消防通道内严禁设置多余的门窗，不能堆放障碍物，否则就会被认定为不合格。关注点三：应急灯与指示牌1、应急灯是办公室装修中不可缺少的设施，如果断电，应急灯很可能是唯一照明灯光。2、应急灯的安装数量及位置应严格按消防标准实施，同时能保证在断电的情况可以照明半小时及以上。3、消防指示牌分为疏散通道指示牌及安全出口指示牌，都是用来指引疏散时的方向及出口。4、消防指示牌应该遵守消防相关标准，且日常经常巡查。关注点四：喷淋与烟感：1、喷淋与烟感属于强制性设备，应该由专业有资质的消防设计院根据办公室场地的大小与规模以及消防标准设计和规划，并按规定报批（如需）后进行安装。2、按规定，每一个安装的烟感都需在消防队进行编号存档。3、喷淋与烟感都必须裸露在天花上，与天花板或上天花的距离必须严格按照消防标准。且后续不能进行遮挡。4、每一个隔间都必须且至少配备一个独立烟感和一个喷淋。5、每50平方米的空间都必须且至少设置一个烟感和一个喷淋，不足50平方米的面以50㎡为准。关注点五：机房的消防措施1、独立的机房内必须配置合适的消防措施。2、除了遵守以上所述的相关消防标准或规范外，如配置气体灭火系统的机房，都应该设置紧急停止按钮，激发倒计时报警等措施，防止误喷的时候里面有人而造成伤亡。其他1、办公室内应按要求配置灭火器的配备，一般是100㎡要配置2个。2、办公室内需要按规范张贴消防宣传图册及疏散平面图，疏散平面图需要方便识别。END 收起

各位亲爱的读者，最近有朋友在讨论，年底了，领导让补绩效指标，要求SMART结合OKR，还要符合5W2H，笔者的第一感觉是这位下指示的领导，压根就不了解OKR。越来越多的行政管理者开始被要求会构建指标体系，感觉建立指标体系这件事情正在成为了行政管理者的一项基本技能。那如何才能构建指标体系呢？让我们从下面四个方面来开始今天的介绍吧。1、什么是指标体系？2、指标体系有什么用？3、如何建立指标体系？4、建立指标体系有哪些注意事项？01 什么是指标体系？实际工作中，很多行政人有个很头痛的事情，就是如何准备的说清楚自己的工作成果。比如说，你负责保洁阿姨的管理工作，工作中可能会听到这样的对话：“每天大概要收拾300个垃圾桶吧”“有很多同事都喜欢把垃圾丢在外面”“感觉咱们的员工的素质有待提高”。如果是部门内闲聊，这样的表述是没什么问题的。但如果是向领导汇报或者是在回答业务部门投诉的时候，就肯定不能这么说了，一定要学会用准确的数据和指标来描述。例如上边的对话可以改成：7月共完成16万方的办公室清洁工作，服务9600人次，节约清洁耗材12.5%，截至7月31日，清洁部门12人，接到投诉0次，点赞62次，人效比提高0.25%。上面通过人效比这个指标说清楚了清洁部门的成果。当然在实际工作中，只用一个指标没办法描绘清楚复杂的实际业务的，这个时候就需要使用多个指标从不同维度来评估业务，也就是我们所说的指标体系。通过从不同维度梳理业务，把独立的指标有系统地组合起来，就像搭积木一样的，形成对你业务成果的量化描述。一个指标不能叫指标体系，无法建立联系的几个指标也不能叫指标体系。02指标体系有什么用？就类似体检是通过N个指标来描述你的健康状态，不同的指标组合起来看可能带来的结果也可能不一样那样。对行政业务而言，选择合适的指标才能正确的对部门的业务进行监控。同时通过监控指标，来发现业务中出现异常的原因，分析并解决相关问题。指标体系的建立和运营都需要遵从PDCA的原则进行。03 如何建立适合自己的指标体系？每家公司的指标体系都需要根据需求和实际业务来，抄作业固然快，但你很可能无法理解其他公司建立相关指标的原因。标准的建立指标体系的流程，可以参考以下步骤。（1）找到合适的一级指标一级指标一般是部门级别的KPI指标或OKR目标。比如说你们公司今年的核心KPI是提高人效，那你定的KPI就是围绕在提高人员效率，降低服务成本上的，那你的一级指标定为人员效率提高10%。当然一级指标不一定就是一个指标，更多的是由多个一级指标组成的多维度结合体。例如，某互联网公司行政部的主要职能需要兼顾成本和满意度，在降低成本的情况下，提高满意度，监控项目落地情况。所以这个行政部的KPI就是员工满意度，预算使用比。据此可以定三个一级指标：人效比、投诉率、项目完成率。（2）找到二级指标有了一级指标以后，需要将一级指标拆解为二级指标。具体如何拆解，要看业务运营的特点。如果你是一个区域性的行政部门，那就可以从区域角度或所服务的用户维度拆解，比如从地区的维度拆人效比的话，就是服务成果与区域服务人员之间的比例。如果从用户的角度拆解，那就变成了1-投诉率/所服务人员数了。二级指标就是根据业务实际情况，将一级指标落地需要的步骤的关键控制点。（3）找到三级指标一级指标是结果，二级指标是控制点，三级指标就是具体做什么。那清洁管理来说，一级指标是人效比，二级指标有个节点就是人效比，三级指标就是阿姨人均清洁面积。（4）PDCA循环不断更新指标体系有了一级指标、二级指标和三级指标就形成了一个指标数，就可以通过收集三级指标，来建立关联报表，从而监控二级和一级指标。并在实操中，不断的优化和完善。04 建立指标体系的注意事项一级指标不基于KPI：不基于KPI或OKR的一级指标，就等于逆水行舟，抓不住重点。一级、二级、三级指标之前没有关联性：没有逻辑关系的指标，其实很难做到PDCA循环，更加不用说用来分析业务或帮助改善业务了。指标很丰富，但是没有实际的业务意义：尤其在新手领导接手的时候，特别容易发生，出来的报告上面一大堆的数字，但内在逻辑基本为零的情况。为了show技能而罗列指标。不建立在关联业务系统下的指标体系：指标体系永远不是一个部门的事情，一定是需要与业务部门，支持部门等一起建立起来的，业务部门不断的提出新的需求，帮你来完善指标，拓展指标，优化指标。而支持部门则帮你来精简指标，梳理指标中的逻辑性。最终让你部门形成一个自洽的指标体系。更多关于指标建立的实操知识，可以参考《从新手到总监：行政管理者的职场进阶日志》，让自己更快的掌握指标体系的建立能力哦。https://mp.weixin.qq.com/s/0NcloDnUcTrRzABjGg4ioQ 收起

各位亲爱的读者，今天的内容是关于做新员工培训的。最近笔者在给一家公司做新员工入职培训的方案，其中有2条路径在我面前，1是重线下轻线上，2是轻线下重线上。最终根据客户实际情况，选择了第一条路径。整个过程有点意思，想着就整理整理思路和各位读者进行一下分享。对于做新员工培训的意义，自然不用多说，网上可以说是一抓一大把。而且新员工培训属于人事的活，我们行政去抢着做也不是特别合适。对于做新员工培训的目的，也是不外乎宣传公司，方便新员工融入之类的。那对于新员工培训的措施呢？笔者总结了一下，常见的几种情境：情境1：人事的小伙伴来找你，让你按1个小时的量，出个新员工培训的ppt，你哗哗哗的做了一个ppt，内容包含了行政的规范，主要流程，主要联系人之类的。然后给到人事的伙伴，等着他们通知你去上课。那，这样真的有效么？我们首先是完成了工作，其次你的培训内容，能帮到你行政部后续的工作么？并不是说，我们完成了这个培训，我们就是完成了任务。那对于我们行政人的提升来说，其实没有特别大的意义。 情境2：HR小姐姐通知你，今天又有一批小伙伴入职，让你去给他们做个简短的培训。你作为一个资深的人士，给所有的小伙伴发了精心印刷的指引手册，带领他们参观了公司环境与设施，现场很热络，然而你从新人的眼中看出了迷惑和不知所措，那，这不是你想要的入职培训吧。做入职培训的目的是让新人更快的融入公司，而不是简单的引导，这点是否认同呢？根据笔者之前看的一些文章，如果没有做好第一天的员工入职引导或者培训工作的话，70%以上的新员工在第一天结束的时候都会怀疑自己换工作的决定。 情境3：你作为新员工入职计划的一部分，你在为其2天的培训中，贡献了每天2小时的课程，涵盖了行政、EHS、常规流程、非人事类福利等方面。新员工们大家齐聚一堂，嗨嗨皮皮的渡过了2天时间。过了一段时间你分析相关咨询和投诉信息的时候发现，70%以上都是新员工们贡献的。那是你的培训做的不好么？明明大家听的都很认真，培训反馈也很好啊。那你可能犯了以下这些常见的错误：l 密集的数据，让人困扰：在很短时间里，给新员工灌输了太多数据、规范、名字和人脸l 室内培训的形式太老旧；习惯于把人关在会议室里面开1个或2个小时的培训课程l 没有给新员工提供合适的任务：第一天上班连笔记本都没领到，你去说公司的OA如何操作之类的，那是没意义的，很快就忘记了。 以上的情境是否很熟悉呢？那在进入下文前，我们来问自己2个问题。l 如果你是新员工“你想通过新员工入职培训得到什么？”l 如果你是行政“你想在新员工面前塑造什么样的第一印象？”第一个问题的本质是，我们需要提供什么样的产品。第二个问题的本质是，我们如何营销我们的产品或服务。 为了解决第一个问题，我们需要提供什么样的产品，我们需要了解客户需要什么？仪式感？认同感？参与感？公司的情况？部门的情况？还是如何报销？从哪里可以得到帮助？资源来自哪里？领导们的风格是什么样的？为了回答这些问题，我们需要了解新员工在入职后面对的困惑和解决建议n 期待与忐忑：进入一个新的公司或地方，自然会有期待，也会有忐忑。我能很好的融入么，我能创造与我的工资对等的价值么？如果我们看过马斯洛需求层次，那我们会发现，在入职前后，我们需要让新人感受到自在、感觉被需要。u 为新员工提供一个伙伴，而不是老师：伙伴是互相促进的，老师是需要尊重的，在互联网时代，更多的年轻人认同伙伴，而不是老师。u 利用预设清单，了解新员工的需求或需要了解的信息：比如说是否需要租房？入职材料准备方面有什么需要支持的？是否了解如何通勤？工位这块会有什么个性化想法？公司提供的电脑内除了基本软件外还希望有什么软件？喜欢一起吃饭还是喜欢独处？是否希望加入什么兴趣小组？通过类似的预设问题清单，我们就可以大致的框定这位新员工想要了解的信息范围，这样我们在新员工培训的时候，除了大而泛的项目，还可以整合一些比较个性化的内容提供给新员工学习。这些其实我们行政可以主动去做，都互联网时代了，这样不是特别难的事情。n 我的价值在哪里？也就是所谓的工作上的融入。u 一般新员工在面试一家公司时仅仅为了解一些皮毛，为了让员工稳定下去，我们需要让新员工了解更多公司业务方面的事情，这个就是我们行政可以做的事情，除了福利外，我们行政可以从自身的角度，以一位老员工的角色去分享，从而让你提供的培训更有价值。u 我们也可以有意识的制作一些部门leader的小短片，作为课间的分享视频，这里的好处是，快速的让新员工放下忐忑的心，从一个侧面了解leader的性格特点，从而方便他们融入。u 分享公司的价值观念，这里的价值观念不是企业文化大而泛的东西，而是作为老人，你是如何理解如何创造价值的点，分享点案例，让新员工进一步认同你的价值观。n 我的建议或意见是否会被反馈：反馈其实就是一种直接沟通机制，避免或者减少猜，而是提倡直接沟通，直接问。（当然如果你公司氛围不是那么开放的话，那还是要用到信息渠道及反馈机制）。u 入职首月：建议对新员工是每周Review一次，内容更多的是关于环境和工作方式或服务内容方面的，从而便于你去建立互信和对齐管理思路，减少后续的投诉。u 之后就是每月一次了：那除了日常的了解需求和建议外，更多是对我们行政提供的服务进行开放性的沟通，了解其关注点了。“早发现早治疗”，多问有什么困难，结合我们行政能提供的资源，给出具有实操价值的建议，和他一起解决。 说到这里，其实还是要绕回来，笔者为什么给朋友的建议是重线下轻线上呢？主要是因为朋友公司就几十号人，线下的培训更加能有效的解决客户的3个困惑点。如果你是大公司，那自然是重线上轻线下了。在做了大一统的入职培训后，其他模块均在线上完成相关学习和测试，现在更流行的是将专业培训也转线上进行学习、模拟及测试。从而实现培训目标。这个就是后话了。好了，说了这么多乱七八糟的，希望对各位亲爱的读者有所帮助哦。感觉好，还请期待 收起

各位亲爱的读者，今天要介绍的是一个现象—“囤货”。最近各位行政关注的话题除了疫情防控外，也开始出现了之前囤积的口罩等物资太多，要如何处理的问题。这让我想起来了最近看抖音和新闻，世界各地都出现了囤大米、囤瓶装水、囤洗手液的情况。尤其是囤卫生纸，那些个卫生纸堆的推车后面的人都看不见了。囤积粮食，水和消毒用品都能理解，那为什么卫生纸之类的非必需品也要囤积，甚至是抢购呢？笔者在学心理学的时候，听到过一个心理学理论，叫做自我决定论。自我决定论由两名美国两位心理学家提出的，与马斯洛的理论不同，这个理论更侧重于分析人类行为后面的内在心理动机。这套理论认为人类有三个与生俱来的基本需求。分别是：l 自主：也就是需要对环境和自我有一定的掌控能力；l 胜任：也就是通过操纵环境达到预期目的成就感；l 关联：就是我们需要和周围的人产生联系，在集体中找到归属感。用这个理论来解释为什么大家抢购卫生纸这个情况就特别合适了。因为卫生纸这个东西正好是用最低的门槛，满足了人这3个与生俱来的基本需求。比如说这次的疫情，封闭前，囤积点水啊，食品啊之类的用来抵御不确定性是个很自然的动作。那为什么大家要抢购卫生纸呢？笔者的丈母娘再给家里面买第N包卫生纸的时候，说过一句话：“那么便宜，而且还不会过期，总能用的掉的”。这里面就说明了卫生纸相比粮食和水的重要区别。1、便宜：卫生纸特别便宜，相比粮食而言，卫生纸就是囤起来麻烦。2、不会过期：卫生纸不像蔬菜、水果之类的，不吃很快就要过期，它可以存放很长时间。3、一定能用完：你总是要用卫生纸的吧，虽然笔者家里面的马桶带卫洗丽，但是父母还是不习惯烘干，而是喜欢擦干。 这样一来，卫生纸就能成了一种可买不可买的东西，但一旦看到有别人买了，你衡量一下，就很容易下决心买的东西了。并且随着国内生活水平的提升，一些调查显示，卫生纸和牙膏牙刷及内裤一样，成了基本的文明象征。保障卫生纸的供应，在某种维度上就成了和提供油盐酱醋一样自然的事情了。这里就符合上面的第一个维度，即大白话叫满足自我掌控感的自主了。当所有的物资都开始紧缺的时候，负责采购的人去买卫生纸，那不就是用最小的成本就能获得成就感么？那对负责采购的人来说，不就符合第二个维度：胜任满足感了么？最后就是关联，所谓的关联需求，指的是我们需要和周围的人产生联系，在集体中找到归属感。而买卫生纸，就是此时此刻我们能做的，跟集体保持一致的行为，这样的行为就满足了我们心里的关联需求。在某些书籍里面，这样的行为叫做从众行为。所以，囤卫生纸这件事情，看上去没有任何的理智，但如果用需求理论来看的话，却是非常合情合理的。一个行为同时满足了三个基本心理需求。 那说到这里，其实行政人日常应对员工的需求反馈的时候，其实也可以用这套理论去对接，比如说我们行政在提供一些服务的时候，比如说做食堂，如果你是公司买单的，往往容易吐槽不断，但一旦改为了大食代这类的自己买单的，投诉不光下来了，还变成针对提供餐饮服务的供应商去了。那这里面的心理转变，就是特别符合本文所提的自我掌控感，胜任满足感及关联性了吧。自我掌控感：我所做的选择，是基于我自己的意愿和选择。胜任满足感：我能根据我的要求来做出选择。关联性：我喜欢吃的东西，也是大家喜欢吃的。 如果你了解了这些内在的心理动机，那对于提高服务及产品的准确性是否会有更好的帮助呢？ 好了，说了这么多，就先到这里吧。如果感觉好，还请期待下一次的分享哦。 收起

各位亲爱的读者，今天要讨论的话是形式主义。对很多行政人而言，形式主义是个又爱又恨的名词，爱在可以减少行政的麻烦，恨在被人说是形式主义总不是件好事情。但就像很多事物那样，形式主义其实仅仅是一种处理事情的手段，好或者坏，还是要看具体情况。笔者之前看到过一个关于形式主义的精彩定义，大概是这样的：“形式主义是追求程序正义的必然产物，并非形式主义就意味着官僚主义，就是讲究表面流程而忽视实质效果。”在很多公司，按规章制度办理是很理所当然的事情，但讲究按规章制度办事，必然导致教条化，教条化在很多情况下，就是形式主义。你去注册一个微博账号，事先有个协议，那个协议内的一大堆条款，其实就是形式主义。你去做一些预案，那预案的具体内容其实也就是形式主义，真的发生事情，除了用于免责之外，真实的作用还是要看具体的执行能力。在实际操作当中，相对公平是行政人在实操中必须追求的和尽力确保的，因此，程序正义的最大化成了趋势，而结果正义却变成了需要决策的事情。不过具体追求程序正义还是结果正义，主要还是看公司规模。如果一个企业只有几十上百号人，你去搞程序正义那一套，那就是添乱，毕竟在小企业中，你只要在合规的前提下，把事情做好，就可以了。但如果是人多起来了。超过了老板的直接管理能力了，那就需要程序正义介入了。合适的流程可以防止业务出错，但却容易压缩了冗余，就是所谓的弹性空间或灵活变通的空间。因此大企业病、部门壁垒之类的，就特别常见了。如果是社会新鲜人找笔者问，接大公司的offer还是接小公司的offer的话，笔者一般会建议，在条件允许的情况下，先去大公司，然后再去小公司，这样对职业发展可能更好。大企业就像一台复杂的大型机器，除非你特别特别优秀，那只是组织中的一颗螺丝钉或齿轮。在这样的组织中，合格成了第一要务，那自然运转的效率不会高到哪里去。但对于新人来说，这个却是了解社会规格的一个很好的入口。一家规范的公司是如何运转的，如何在严密的条条款款内学会适度的弹性，都能为你的将来打下很好的基础。只有这样，后续如果跳槽到一家中小企业的话，你才能在保持底线的情况下，更有原则和弹性的去处理具体的事务了。看到这里，可能有读者要问，那形式主义到底对行政有什么好处呢？形式主义在某些意义上来说，对行政而言就是最大的务实。形式主义的核心是流程正义，其根源是应对考察监督，某种意义上来说，很多的形式主义是KPI导致的必然结果。比如说，部门的KPI是完成多少多少时间的在线学习和考核，那部门里面的成员只需要开着视频磨时间，就可以搞定这些在线学习的时长，至于考核，如果是在线考核，请抢手也好，多测试几遍也好，总能搞定。对于这个KPI的完成过程而言，这样的方式产生的成本显然是最低的。导致这个问题出现的根本原因在于上下级的信息不对称，因为信息不对称，最终上级只能选择掌握片面的信息来掌握最终的结果。对下级而言，这样完成这样的形式工作，让自己有更多的时间可以做自己想做的事情。这个因成本差异化导致的选择，就自然的会出现形式主义。所以为什么KPI对行政这样的行为属性大于结果属性的部门，考核意义大于评估意义的原因吧。好吧，让我们来总结一下，那在行政这个层面，有哪些原因会导致形式主义呢？一、讲究流程，忽视结果二、结果不追踪，不量化三、本位主义催生形式主义四、媚上欺下就是形式主义那如果我们行政想要缓解形式主义，可以如何做呢？一、重视结果，监督结果。举个简单的例子，你开会就一定要形成决议，形成决议一定就要配合行动计划，有了行动计划就一定有落实追踪，最后还要不间断的复盘。没落地一切都是空的。在提高结果落地效率这块，推荐大家去看介绍万科会议文化的相关书籍，特别的有用。二、数字化转型数字化转型现在特别火，简单来说，所谓的数据化可以概括为以下几点：l 业务自动化：OA其实就是一种业务自动化的模型，合理的OA流程会将事务自动的推进下去。l 结果可量化：结果可量化是为了方便追踪结果，比如说行政的报表，我们就看预算使用率、项目完成度、工作计数和满意度反馈这几个关键指标就好，过程其实就那样。l 用数据驱动业务化：这是在结果可量化的基础上，通过过数据的分析找到可能的问题点，从而找出合适的方式去改善和优化，从而推动业务的迭代和优化。l 用结果替代管理化：这个也是为什么OKR比KPI更适合行政这样部门的原因。三、强化结果导向的部门文化l 逐步形成结果导向企业文化，无功无过对行政而言就是没有竞争力，对行政人而言，则是原地踏步。四、合适的人做合适的事情l 认同部门的价值和使命，那我们就不用多耗心力去管理和引导。l 降低老白兔的比例，提升有精力，有能力，有毅力去做好事情的人。 好了，说了这么多，如果一个组织重视结果，一群人愿意自我不断进化，那就不容易产生形式主义，如果真的产生形式主义了，也不要害怕。不要降低自己的标准，多和外部交流，才是避免自己陷入形式主义的妙招。 收起

各位亲爱的读者，今天要分享的话题是源自行政群的讨论，有行政人问，如果装修供应商之前一直做家庭装修的话，可以让他们做办公室装修么？各位行政人的回复不尽相同，但总体的意见是不建议给到这样的供应商做，会让自己很累。笔者的观点也是：l 在允许的情况下，还是让以做办公室装修为主的供应商来做更合适。l 如果一定要让做家装的供应商来做的话，你一定要注意以下几点。n 设计n 材料/工艺n 消防规划那让我们一一来分析一下吧。 首先是设计：设计可以分为几个维度，分别是展示、个性化需求及安全l 展示：n 办公室和居家最大的不同就是办公室内需要集中的展示企业的企业文化、属性和实力等软实力，而且这块在设计中会花费设计师很大的精力来做。n 但是在家装中更多的是小而美的设计，如果你让做家装的设计师去做办公室的设计，那在空间布局和规划，墙面的安排上，很可能就很难很好的满足展示的需要。l 个性化：n 家装太强调个性化了，移步换景是很正常的事情。n 但是在办公室中，除了个别的领导办公室、接待区之类的区域外，更多的还是一个共性化的设计。n 如果你按照家装的理念去做办公室，那里面的设计就会变得设计图很好看，实际效果特别的繁杂的情况。n 或者也可以说是设计师容易过渡发挥。l 安全：n 家庭的安全靠扇门，最多加点摄像头和门窗感应。n 但是办公室的安全就涉及到了门禁，消防，监控，动线控制，楼梯与楼顶，加固、会议室隔音、会议室防护等等方面。n 如果不是经常做这块的老手，在实操中往往容易漏项，从而产生增项。n 做办公室设计的老手都容易漏项，那要求长期做家装设计的设计师能想的尽善尽美就比较困难了。 接着是材料/工艺：办公室装修和家装一样，十份钱办十份事，预算的多少决定了材料的好坏，但是不一样的是，办公室因为其大范围共性化、消防、安保等方面的要求，在材料的选择上和家装会有很大不同。比如说墙面l 家装墙面的选择多为乳胶漆、壁纸，墙纸，个别的会局部做大理石装饰，现在还流行墙面立体画等装饰。l 办公室呢？除了以上这次，为了具体的功能或需求，玻璃、吸音板、水泥板，或者直接清水水泥面都是可以选择的。比如说顶面l 家装中的天花板鲜少有不做装饰的，就算不做装饰，也不会不批灰刷漆。l 办公室呢？裸天花+喷漆的组合现在太常见了，管道露在外面叫工业风，但你在家里面用这个，肯定会有人找你麻烦。更加别说办公区林立的喷淋和烟感了，家里面能装几个烟雾报警器就很好了。比如说照明l 家装中基本根据个人喜好为主，设计师考虑的也是和整体环境的搭配而已。l 办公室中就需要精心的设计了，不同的区域要满足不同的照度，如果引入自然光，不同区域的灯具要根据环境来匹配比如说强弱电施工l 家装中的强弱电是小头，而办公室装修中则是重中之重，是一个系统工程，不是专业的供应商根本弄不好的那种。家装的话，你中间断个线根本不是大问题。l 同时，办公室装修中的强弱电的线缆、开关等的选择更加的严谨，余量留的更足，而家装基本是够用就好。l 然后在施工中，办公室装修的强弱电敢不穿管，不走桥架，不桥接？家装中，如果你找了游击队，直接把线给你埋在水泥里都有可能。 最后是消防规划，这里的规划是消防施工和紧急疏散这里不用展开说，各位读者也都清楚，家装根本不会涉及到这些内容，只有办公室装修才会涉及到消防规划和紧急疏散等问题。而且还是重中之重。 当然无论是公装还是家装都是有共同点的，但是在选择给办公室装修的供应商时，有条件的，还是建议找专业的办公室装修公司，以免后期出现问题，造成不必要的损失，我们行政也麻烦。 好了，今天说了这么些，就先到这里吧，如果感兴趣的，还请期待下一次的分享哦。 收起

一个做行政的人最希望获得是什么呢？一百位行政人会有一百种说法，对我而言，在2018年这段时间，我更想的是交流。2018年，我带领团队完成了一个2万方的办公室装修及搬迁项目，在将现场移交给内部的物业部门后，突然间有种强烈的空虚感。没错，是空虚感，一种深深的无力感。对于行政这个岗位而言，我在一家公司已经做到了很难再进一步了。团队稳定，领导信任，在外被称呼为大咖，社会资源广泛。但一直有种深深的担忧，我做的足够好了么？别人家怎么做的？离开了现在的平台，我还能创造一样的价值么？基于此，在18年的下半年，我开始密切的关注各类行政的交流群，期间大大小小的群加了几十个，有些在里面会发发言，有些就是长期潜水。在18年的7月份，一个机缘巧合之下加了行政联盟的深圳总监群，感觉是打开了一个新世界的大门。当一个群严控人员的时候，你就会发现特别容易获得有用的信息。这里指的有用的信息是，你还在考虑的事情，在群内会有解决方案和最佳实践。你准备做的事情，就可以看到成功与失败的分享。你需要的支持，在群内会有大量的资源供给。这可能才是对我而言，一个真正的行政群应有的功能和氛围。每个人都可以自己贡献的经验，互相之间可以进行交流。后续，在上海行政联盟群成立的时候，我自荐成为了第一任的群主，组织了几次活动。后续因为工作关系，由其他大咖接手，目前上海行政联盟群的规模已经突破200人了。对于行政联盟的群，我觉得和其他渠道组织的群有几个很大区别：1、解决问题：在这个群内，大家能互相碰撞各种想法，解决各种工作中的实际问题。2、行政联盟作为协调者，帮助群友解决问题并汇总分享案例：比如说这次的疫情中，行政联盟群内的各路大咖推荐了很多防疫资源渠道、防疫细则等信息，如果要我们自己一个一个去核实，自然是事倍功半，但行政联盟通过他们的组织协调工作，将资源和信息核查后，再统一供给群内的行政人，自然就提高了效率。3、发福利和推荐靠谱的供应商：发福利这件事情就不说了。靠谱的供应商在这次的防疫物资采购过程中非常的重要，多少行政人通过各种渠道买到了假冒的防疫物品，但如果有个平台帮我们审核信息，组织团购，我们就算自己垫钱采购，也垫的安心，至少买不到东西，钱可以退回来。说到这里未免有做广告的嫌疑，但笔者只想说，好东西一定要分享，对于行政而言，事务太琐碎，很难通过一个人或一个团队的力量将事情做到极致，人力时有穷。但通过行政联盟这样的行政集体，我们可以获得各种养分，让自己成长的更好。 收起

看着最近的新闻，发现一个名词越来越多的被提及，无症状感染者。在日常的行政群交流中，也开始出现了各个区域出现无症状感染者被查出来，从而一群人被隔离的情况。这样的情况，对于无症状感染者来说也很懵逼，毕竟什么症状也没有。那面对这样的黑天鹅事件，我们行政可以做哪些事情来预防呢？1、观察是否为4类人群2、返岗前做2次核酸检测3、居家办公14天4、返岗后提供独立工作区域观察7天 首先是看是否为四类人群，主要靠员工自述情况，对于大数据和健康码只能在一些时候无法判断是否为四类人群中的后三个情况。所谓的四类人群是：一是对新冠肺炎病例的密切接触者；二是聚集性疫情中可能涉及的接触者；三是可能的暴露人群，四是有疫区旅行或居住史人员。目前从武汉及湖北返回的人员基本为绿码，所以笔者才会说，这个时候大数据和健康码不一定能反馈出是否为无症状感染者。这个时候只能依靠核酸检测了。 接着就是如何做核酸检测了。百度上面的信息太多，目前有3种说法（以上海为例，其他区域请自行咨询哦）：1、去市疾控中心预约检测：经电话，该条可行，自费160/人，可以进医保。2、去定点医院预约检测：经电话部分医院，大部分定点医院不提供检测服务。3、第三方检测机构检测：不推荐，但可以在上海市民热线上问到具备资质的供应商，电话咨询了一下，基本在160元/次，部分提供上门服务，但有个起订量，一般为500人份。 然后就是居家办公：1、居家办公的目的是隔离观察，而且还不容易让人抵触2、我们一定要掌握居住地的真实信息，同步用邻居的名义向所在街道、居委、疾控中心反馈该人员为疫区返回，目前正在自我隔离中，请他们多多关心。3、参考复工前的日常报备制度，进行日常的情况登记，如果有异常，一定要督促去就医，如果不肯就医的，要有技巧的告知街道，由街道安排去检测。4、有些人员会认为一旦检测就会隔离或存在交叉感染的情况，一定要用例子打消他们的顾虑。一来现在检测很快，30分钟就能出结果，街道陪着去，没问题的话，回家继续休息就好。二来，现在采样特别快，一人一检测一消毒，不存在交叉感染的情况。 最后就是办公室内的管理了。让我们复习一下要点：1、测体温、多记录2、戴口罩、不聚集3、分开吃，不扎堆4、勤通风，不空调5、勤洗手，多饮水6、分工区，多观察 好了，今天就先说到这里吧，希望这次疫情过去，还是那位少年。如果感觉好，还请期待下一次的分享哦。 收起

各位亲爱的读者，今天要讨论的话题是“行政如何协助解决员工的后顾之忧”。在具体深入前，我们先对后顾之忧下一个定义。就是通过公司资源可以解决的，影响员工在岗位上为企业创造效能的事务。对很多企业内的行政而言，有一个非常重要的使命就是为员工解决所有的后顾之忧，广义来说就是为员工提供在 很多琐事上的支持与服务（线上或线下），毕竟行政的一个责任就是提升业务的效率，为业务提供服务，减少这些琐碎事情对业务的干扰。 从企业的角度看，如果想解决员工面临的所有问题，可以从以下几个方面着手：薪酬体系——解决员工的收入需求晋升体系——解决员工的未来出路奖励体系——解决员工的心态问题培训体系——解决员工的能力问题后勤支援——解决员工的生活问题福利待遇——解决员工的个性需求 对于行政而言，我们可以从食住行这3个方面来着手，就是从后勤支援及福利待遇的角度来解决。那我们具体可以如何做呢？ 免责声明：以下内容不适合所有公司或所有情境，请根据实际情况，酌情参考。 1.员工住宿： 租房中介：对于很多新到一个地方的员工而言，找房子是件麻烦的事情。我们可以累积一些周边比较靠谱 的中介，并提供一份定时更新的租房指南给到员工，方便他们找房子，要知道很多时候帮忙找中介和帮忙一起看房，也是拉近你和一些KOL关系的好机会。 中介费补贴：这个模式比较适合公司搬家，吸引员工到公司周边落地的时期，可以设定一个上限，根据统计的租房人数及员工地址的热点图来做预算。 公租房：公租房就是一个噱头！但是有机会，作为行政的你一定要去争取，拿到之后，就算抽签的模式，也要大张旗鼓的宣传。 内部合租平台：如果你有公众号或BBS的，记得一定开个这样的版块，一方面可以加强员工交流，另外你可以通过BBS内的互动内容建立起行政的人设。 青年公寓：可以与周边的一些青年公寓签订一些优惠协议，不要管是否为大众化的优惠政策，但是一定要注意，青年公寓的甲醛问题很容易让你好事变坏事，如果宣传，一定要强调已经装修了1年左右哦。 酒店式公寓/长租酒店：这类是为长期出差的员工准备的，往往是公司支付一部分，员工自付一部分，或者干脆是公司全部承担的。主要是适合住不满一年，项目制的员工，这类公寓或长租酒店，住宿条件一定要稍微好些，特别便宜的连锁酒店之类的，容易发生因酒店环境问题导致的员工生病问题，还不如不推荐。 购房优惠：这个也是很好的噱头！如果你是一家大公司的行政，不妨去聊一些类似的项目，在公司政策允许的情况下，适当的邀请开发商过来开一些内部的推广会（主要是他们提供下午茶及小点心）。既能充实日常的活动，还能给员工关心他们的感觉。 搬家费补贴：这个类似中介费补贴，也是为了吸引员工搬到公司附近而设立的，关键是单次上限封顶，合理的总预算控制及设置时限。 2.员工子女： 入学问题：在上海这样的城市，往往外地户口的员工办理居住证就是为了子女教育考虑。但往往作为行政无法去协调教育资源，那我们可以提供信息给到员工，及时提醒涉及到的员工去办理手续或注意一些信息，从而将这些员工培养行政的死忠粉，有事情能帮你说句话。 托班问题：如果员工的基数大了，每逢暑假寒假，大概率有员工会咨询你托班的事情，那你有几种做法。比如说在公司内设立个专门的孩子区域，让家长志愿者去看着孩子。要么联系周边的托班给到信息（信息一定要反复给）。 KOL子女：某些高级别管理人员入职后，有时候HR会联系你，让你看看能否解决孩子的入学问题，首先不要明确拒绝，接着立刻通过政府等其他渠道去打听是否能入学。如果过了入学期的话，也一定要积极协调（不成功没关系），但有些特别好的学校或公立学校，一定是要政府高级别人员打招呼才行，这个情况一定要第一时间反馈。 3.员工就餐： 茶水区配置：如果没有食堂或专门的就餐区，那至少茶水区的微波炉和冰箱要准备起来哦。 下午茶/小点心：在茶水区准备小点心、为加班的员工提供食品领取渠道、提供免费的咖啡、提供免费的牛奶之类的，或结合企业文化活动安排比较丰富的下午茶都是一种很好的措施。 周边商户特惠：前提你要是一家大公司或在某家店有足够的消费量或频率，你可以去谈个专属优惠或联合类似饿了么之类的提供专属补贴。大家可以参考平安的行政中心，他们的周边商户专属特惠做的很好，而且宣传的也不错，在专属商户这里会有明显的平安员工专享优惠的介绍说明。 员工餐厅（收费或不收费，自选或不自选）：一般建议员工餐厅以收费自选为主，这样满意度会比较高。但凡不花钱的餐厅，除非你真的做到了行业标杆，要不然吐槽会非常厉害。 零食柜：零食柜或自动贩卖机对员工的影响是非常正面的，而且根据统计，在价格适中的情况下，零食柜或自动贩卖机能有效减少员工外出的时间，提高工作时长哦。 代金券：代金券指的是企业福利采购的一些现金券，用于在企业周边指定的商户进行消费，往往用来替代下午茶或宵夜之类的，同样的成本情况下，可以有效的降低行政的工作量及提供增加员工的自主权而提高相对满意度。 4.员工购物： 购物补贴：可以结合企业文化或优秀员工评比之类的来做，提供现金或报销额度用于奖励员工，减少他们在采购某些产品时候的自付部分。 家人医疗保险或体检优惠：很多企业为员工提供补充医疗保险或年度体检，如果能谈下来家人医疗保险或体检优惠，对员工来说绝对是件好事情，而且玩的花样还可以很多，比如员工为家人购买了补充医疗保险，就可以以公司的名义写信提醒他们家人如何使用之类的。本质就是show关怀。 员工特卖：在公司政策允许的情况下，根据时节组织一些内部的员工特卖，如果你公司人数＞300，有一间足够大的会议室，基本就能做员工特卖了。但是需要做好供应商的挑选及价格的控制，千万不要组织非公司产品的贵重物品内购，容易踩坑。 提供特卖信息：提供外部公司的特卖信息，但是一定要小范围传播，千万不能大范围的做，要不然给你来个影响公司工作氛围的帽子就不划算了。 定时的旅游福利：类似dell，定时会向员工提供企业专属的旅游特价产品，虽然是特价但是服务都是大平台提供，比较有保证。员工体验也不错。 5.其他类型的服务 免费的公车私用额度：比如说设定积分或每年有多少次公车私用的免费额度之类的，比如说送家人游玩上海，比如说结婚的婚车，比如说家人生病紧急用车之类的。用完了，还可以用行政活动或公司活动的积分兑换使用次数。 自建健身房/锻炼或周边优惠健身/锻炼：运动、娱乐或锻炼能有效提高员工的健康水平，降低压力水平从而为更好的工作提供必要的基础。有条件的放锻炼设备，没条件的可以买点周边健身机构的课程，作为奖励或社团福利发放。 各类社团：社团是个缓解员工矛盾，打破部门壁垒的有效方式，只要给与合理控制的预算，社团能给你搞出一百种花样，而且还能为建立员工自治组织打下基础。通过影响社团骨干也能有效扩大行政的影响力。 提供低价的上门清洁、上门收衣服、上门维修等服务：核心还是在解决生活琐事，让员工将精力集中在工作上。 定期的交友、相亲等活动：这类活动可以通过物业、团委、工会、协会、甚至是行政圈子来组织，如果行政没预算的话，拉上企业文化也是可以做的。成家立业，先成家再立业。 低息贷款或借款：前提是公司政策允许，为员工提供低息购房或购车的贷款或紧急备用金借款等服务。 互助基金：这个玩法就特别多，比如说每个月工资内捐助5元钱，然后员工需要的时候，可以申请。或者为员工做水滴筹之类的。 生日活动或礼品：集中做，做好后再做宣传，生日活动或礼品是花小钱办大事的典型。非常值得做或拉上企业文化一起做。 本文总结： 解决员工的后顾之忧，一定要学会“穷人思维”，这里的“穷人思维”不是贬义词，而是源自于餐饮行业管理的一种说法。 什么是穷人的思维？强调小处的公平，强调自己能获得多少，强调自己有付出就一定有收获，强调应该干啥才能获得回馈，强调能吃到和用到的东西。 面对这样的“穷人思维”，我们需要如何做呢？设身处地为员工着想、打造互助文化或家人文化、主动解决员工面临的困惑、让员工通过一定代价再获得一定福利、寻求制度化与人性化的平衡 　　从实操来说，员工的后顾之忧主要来自对自身的不确定感及家庭，而一个有后顾之忧的员工，就不可能全身心地投入工作。作为行政，我们如果能随时掌握员工“后顾”情况的变化，如孩子入托、家属生病等，对经济特困的员工，除常规的精神安慰外，还可以设法给予一定的经济援助。有个小技巧，要学会宣传，一个有效解决员工后顾之忧的个案可以为行政赢得一片人心。 解决后顾之忧是一个体系性的工作，为了建立这个体系，我们行政一定要学会充分利用社会分工体系，利用内部的呼声推动项目落地，利用外部的资源补充行政自身资源的补充。 收起

各位亲爱的读者，今天讨论的话题是“提升差旅及费用管理效率”，这个话题包含了2部分的内容，1是提升差旅效率，2是提高费用管理效率。这2方面的内容，已经有超多的大咖进行了分享，同时在12月12日的CTCS上面也会由更多大咖的分享。笔者自然无法与那么多大咖相比，仅仅在此抛砖引玉，希望大家有所收获。 那我们将通过几个问题来尝试回答。 问题1：为什么我们行政要做差旅管理？ 1.因为差旅费用占到行政类支出的比例非常可观！在小公司，有时候差旅费用能占到行政类支出的20%甚至更多，如果我们能通过适合的差旅管理手段，合理的降低费用，那对行政费用的影响是非常可观的。这个就是行政的KPI啊。 2.因为差旅费用报价的混乱，需要通过管理来增加透明度。大家有没有发现同一张机票，我们通过携程商旅或携程官网订，很可能是会存在差价。更别说你找第三方供应商，特别容易被人截个图问，为什么我们供应商的价格比携程贵呢？ 3.因为专业度要求。差旅管理是个集合了供应商管理，需求管理，费用管理等的综合项目，在中小型企业可能更加偏向费用管理，在中大型公司可能更偏向于需求管理及费用管理上。我们主要能抓住企业的需求，自然能有的放矢，做得更加专业了。 问题2：为什么差旅管理要控制费用？ 在差旅费用的处理上，一般分为3个阶段： 1.粗放型差旅模式阶段：主要发生在中小型企业，其主要特征是员工自助预订机票、酒店等。一方面这个时期企业主要的目标是拿到业务然后活下去，因此对差旅之类的问题往往是本着简单化，便捷化操作来执行。另外一方面就算建立了差旅制度，在实际操作中，因为不是原则性的问题，往往也不太会特别严格的去执行。第三个方面是这样的操作模式特别适合小企业，哪里有业务，人直接杀过去就好了，对业务而言更加灵活，差旅流程在某些方面还是会影响反馈效率。这样的模式会带来2个问题，1是员工垫款支付的问题，有些单位是员工先借款然后再报销还款或冲抵，有些就是员工自己掏钱探后拿票来报销，万一费用有瑕疵，报或不报都是问题。2是企业没有办法严格监控政策的执行。公司负责人也无法区分哪些差旅开支是合理，哪些是虚高的：员工买了8折票未必是买贵了，买了5折票也未必是买便宜了。即使企业制定了完善的差旅政策，没有规范的流程支持，员工也可以利用漏洞绕道而行，通过虚开发票，购买假发票等行为破坏规则，不仅损害企业经济利益，也使公司的内控形同虚设。而对于不合理的差旅费报销，由于已经发生，报还是不报让公司财务骑虎难下。 2.初期的差旅模式阶段：这个阶段，企业可能已经建立了差旅制度，并且开始通过中小票代进行订票、订酒店之类的了。这样的模式下，对企业管理人员而言，最大的风险有2个。1是中小票代的价格不透明，不透明的票价容易带来道德风险及公司额外的费用支出。2是财务管控困难，这里管控指的是数据分析及追溯，从而让行政人无法清楚，直观的得知公司整体差旅花费，差旅费用有无波动等有效信息。随着现在类似钉钉这样的SAAS的发展，这类的阶段往往很快就跳转到第三个阶段去。 3.平台化的差旅管理模式：以往这类服务往往属于大企业，就是类似携程这样的专业公司为企业提供专业的差旅管理服务，帮助企业找到找到差旅流程、成本控制以及员工满意度的平衡。以往这类服务需要专人对接的服务，对于中小企业来说，费用不少，维护成本也高，对于IT系统也有一定的要求，所以基本很少选择。但是现在如果你用的钉钉之类的SAAS的云平台OA，就可以很方便的接入阿里商旅这类第三方平台，从而几乎零成本的享受包含差旅申请、审批、预订、授权、支付以及后端报销在内的全流程的闭环式服务。 让费用管理更加的有序，可控 1. 一般来说，企业的差旅成本由直接成本和间接成本两部分组成。 2.直接成本包括交通、住宿、餐饮以及其他相关活动费用。间接费用则包括企业需要预支的现金、报销以及审计单据的费用。 3. 如果采用的是粗放型的差旅管理模式，一方面报销人自己麻烦，另外财务和leader自己也麻烦。因此，才需要我们行政联合人事、财务来制订清晰明了的差旅制度，从而最大化的杜绝员工在未被授权的领域内支出费用。比如说因为项目需要，有10名男员工需要在北京出差10天。如果公司没有关于必须两两住一间的明确政策的话，那么这10名员工单住大床房要比两两分组住一间住宿成本要高出接近一倍。 4.有了明文规范，接下来做的就是要去执行了，那就是通过建立一套监督机制来具体落地了，传统的落地措施往往是人治，从而更加容易发生矛盾。因此很多大公司才会采用差旅平台，最大化的将人治的部分转移给平台做。最终的目的就是让费用管理更加的有序，可控。 问题3：如何判断一个差旅平台是否适合自己？ 部署是否方便？ 1.如果要上差旅平台，这个问题一定要想清楚。是否便于部署，是否涉及信息安全，如何对接内部的OA系统，这些往往和价格优势和附加服务要一起考虑。 2.另外一个问题就是，这个平台是否能随意设置差标、强弱管控等参数。方便的差旅平台可以很方便的调整差标，设置审批流及费用的强弱管控措施等。 3.借着就是数据分析，你是否能很方便的看到实时的费用数据，能提供低成本或免费的数据分析（交叉分析或至少4个维度的交叉分析）及报表导出功能。 4.最后就是如果你公司要放弃这个差旅平台了，切割和清算是否方便？很多差旅平台通过开放端口等方式和公司的OA直连，如果切割后没有及时关闭的话，往往容易导致信息安全风险。 服务是否有优势？ 这里可以分为几个维度： 1.协议价格和酒店协议价格是否便宜？比你自己去签是否便宜？是否能经受得起员工的线上线下的比价？是否有隐藏的费用？是否会引导消费？ 2.是否提供实时的数据？大部分的差旅控制都是所谓的事后控制，费用发生了，我们发现问题再去分析问题点和解决方案。如果平台提供实时的数据，那你就可以将很多问题消灭在摇篮阶段了。比如说，某个部门的人一直超标订酒店，如果没有实时数据，你只有月底拿到账单才能知道，但是损失已经发生了。如果是实时的数据，我们在月中的时候发现后，如果没有合理的理由，后续的费用也就控制住了，这个也是行政的绩效体现啊。 3.默认提供的差旅分析，是否对你有价值。很多行政负责人其实对数据分析一知半解，如果平台供应商能提供有价值的差旅分析，通过数据记录来推动差旅管理和流程审批的优化，从而协助行政来控制差旅成本。 4.是否能提供个性化的差旅服务方案。比如说退改签是否直接在线上完成？是否能提供有竞争力的签证服务（合适的费用，高出签率等），是否可以按人或按组织或按公司设置不同的差旅控制方案等。 5.人工服务还是聊天服务？就算百般不好，在紧要关头，人工服务往往能更快的帮出行人解决很多差旅中碰到的问题。如果是纯APP或聊天客服，一方面体验感会差很多，另外解决问题的效率往往也更慢。 6.附加服务及收费标准。除了差旅服务外，是否能提供其他的服务？签证、游轮，员工出游优惠、公司旅游、团建等等。重点要有还要价格有优势。 7.是月结、现付或预付款？这个也是一个考虑维度，毕竟月结行政不用关心还有多少预存款，现付的选项其实是针对员工自费部分的。预付款是很多平台针对中小企业的，这样的模式下行政就要稍微关心一下余额了。 问题4, 我们在日常差旅管理中的可以优化或关注的点有哪些？ 制度层面 一、在有OA的前提下： 1.出差申请时直接根据填写的预测费用锁定部门预算 2.预订时，关联的差旅平台根据公司差旅标准自动推荐机票、酒店等信息，如果要超标准预算，需leader或授权人（比如差旅协管员）确认才能预订成功。 3.员工报销时需关联出差申请，在leader审批时，提醒预算使用情况及与申请的偏差度。 4.员工出差变更的，可以在OA上填写，并在报销时自动要求进行变更说明。 二、 没有OA的情况下 1.员工机票需在携程等大型网站预订，并提供行程单、机票等作为报销依据。 2.酒店必须提供酒店盖章的费用清单，清单与发票一致，并作为报销附件。 3.如发生出差变更的，需有邮件确认或在报销单内说明原因，经leader签字确认后才能报销。 系统设置层面 1.预算冻结：预算冻结是个很有用的功能，在出差申请的时候就预冻结预算，有利于预防超总体预算，这里的预算可以按项目、按公司或按月度、季度、半年度甚至是全年或其他周期设置。 2.流程召回：如果发生流程没有走完，但是行程发生变化的情况，可以召回流程直接重新提交，减少重复劳动。如果流程已经走完了，可以选择直接召回再走也可以在出差完成后，确认实际出差时间时更新时间及预算。 3.可选择强控制或弱控制。比如说机票，一般情况下，应乘坐最便宜的经济舱，如果要不是最便宜的，要再审批。但如发生陪同重要客人的情况下，强控制就是还是只能坐经济舱或员工自己买了机票后再报销。弱控制则是有一定的审批规则，经一定审批后，可以超越级别预定。 4.整个差旅预定流程的时效性。根据一些报告，大部分的商务人士在预定机票时要花费30分钟到1个小时，主要原因是不知道选择哪个时间或寻找自己有会员的合适航班，如果我们在系统设置的时候，就能考虑到这点，其实可以有效的减少选择的时间，有些数据显示可以将平均预定时间降低到15分钟内，那对差旅预定这件事情来说，提高的效率就非常可观了。 费用管理中需要关注的点 1.关注出差日期为非工作日的情况。正常来说，大部分的商务人士都会选择在工作日出差，如果有员工一直出现在非工作日出差的，那我们就需要关心一下了，是真的太辛苦，还是别的情况。当然如果有系统来协助是最好的，如果没有，我们行政就要养成定时回顾的习惯了。 2.关注出差回程最终目的地调整的情况。这个很容易理解，就是上海去北京出差，结果回程是北京回了四川，再从四川回了上海这样的情况，那有2种可能，1是正常的行程调整，另外就是有其他原因了，如果有事先确认（邮件、OA或报备）的就没有问题，如果没有，那我们就需要提高警惕了。 3.关注差旅费报销金额为100的倍数情况；正常来说，机票、酒店、吃饭等费用出现100的倍数的概率非常小，如果有，我们在做费用分析的时候，一定要非常关注了。这个需要我们行政定时的问财务拉数据，从而来进行分析。 4.关注一定周期内多人差旅费相等或非常相近的情况。这个和上面的理由其实是一样的，具体还是要我们行政问财务拉数据才能分析出来了。关注住宿发票尾数为奇数或者单间房费为小数的情况。正常的情况下，酒店不会出现这样为奇数或带小数（一般都四舍五入了），所以在拉取数据后做分析的时候，一定要留心一下哦。 收起