【写好会议纪要应注意把握的几个问题】（三） 文 | 豆瓣 杨思颖 　五、加工处理文字。在详尽做好会议记录的基础上，一般可采取以下文字加工处理办法。一是归纳。归纳，包括两个方面的工作，一个是根据讲话内容划分不同的部分，让读者看后能够明确纪要的主旨和内容。一般而言，参加会议者的讲话基本是一种“即席性”的，有的可能有个讲几部分的书面提纲，有的虽没有提纲，但事先也会有个“大概讲几块”的考虑。像这两种情况，整理时分几个部分都比较明确。有的则事先没有提纲，也没有“讲几块”的考虑，而是即席发挥，边想边讲。像这类“即兴发挥”、内容较散乱和冗长的，就应统揽全篇、划分内容、合理取舍。再一个工作，就是无论哪一种“即兴发挥”，整理时都要将前后交*、“枝节”重复的内容进行分类合并，让其各归其主（即划归到各小标题下）、各表其意，使纪要提纲挈领、简明扼要。二是综合。口头语言与书面语言的最大差别在于前者表达灵活随意而直白，后者必须严谨规范、缜密准确、逻辑分明。因此整理时必须在对记录稿的大幅度“修改”上下功夫。在语言的修改方面，应尽量去除“口语”，代之以规范性的书面语言；在内容的取舍上，要注意用分析、剥离的方法，去掉“虚”的部分，保留“实”的部分，增强可操作性；在秩序安排上，则要注意“主次分明，以主为先”，也就是重要的内容一定要安排在前面，以示突出重点。三是补删。整理纪要时，补删工作既很重要，也很经常，同时必须坚持原则。从“补”这方面来讲，一是补缺，二是延伸。补缺，就是对应讲未讲、有必要补充的问题，整理时要补上去，也可以说是一种“补充回忆”；延伸，就是对讲得不够透彻、容易使人产生误解的问题，整理时要顺着讲话者的原意作适当补充和深化，使之更为合理、充实和完善。从“删”的方面来讲，除了注意删除前后重复的内容和与议定主题关系不大的内容外，更重要的是要注意删除那些政治敏感性比较高、不宜大范围知晓的内容，也可以说是删去那些多余的话和不可操作的内容。 　　纪要十分讲究表述层次，先写什么，后写什么要非常明确，通常这种层次是用一些约定俗成的专用语言来表达的，如常用的规范语言有“会议听取了”、“会议认为”、“会议指出”、“会议要求”、“会议强调”、“会议议定”等。它与其他法定公文的显著区别在于：一是文末不落款，二是不署日期，三是不缮印。同时使用统一规定的版式，不能以“红头文件”代替。