行政成本费用预算编制的五大方法
通过《行政成本费用预算的基础》,可以看出,行政成本费用预算编制可以按照以下五种方法进行。
一、按人均,以人员规划数为基准。
行政费用中大多数费用科目都可以与人员规划数直接挂钩计算。比如说办公用品费、劳保费用、低值易耗品费、办公费等。基本原理是,这些费用都是日常工作中,会随着员工数的变化而变化。通常,在实践中谈到这些费用的时候,经常会提到人均的概念。
二、按面积,与办公面积紧密相关
行政费用中涉及到物业费用基本是以办公面积直接挂钩。衍生来讲,基于办公室室产生的费用都可以与办公面积直接挂钩计算。比如说租赁费、物业费、水电费等。这里需要介绍一个不会被经常提起,但是实际在使用的概念——“坪效”,即单位面积内投入的资源的效能。在实践中,租办公室谈的是每平米多少钱;在分析费用时,谈的是单位面积的水电费用。再深入说,办公室电费的产生有两个主要来源:一是办公设备消耗,二是空调照明消耗。两个来源的比例大概是3:7。所以,分析费用时,会将水电费切分到平米。
三、参照历史发生数据
在行政成本费用预算中,还有一类比较特殊的参照系,即历史数据。这也是预算最经常使用到的一个方法。可以说,当你空降到一个新的公司马上就被命令做行政成本费用预算,那么你最好的办法是提取历史数据按照第一点、第二点的逻辑进行分析以后,再进行编制,至少不能出太大的错漏。在实践中,使用历史数据进行预算主要用在一些不定项的行政成本费用,比如说业务招待费、诉讼费、审计咨询费等。这些业务发生没有特别明显的规律,但是一个稳定经营的公司,这些费用的发生,每年都大概相同。
四、专业化数据分析
在行政成本费用预算中,还有一些科目需要相对专业的知识,并加以专门的数据分析才能找到预算基准数。最为典型的就是车辆费用!
如果简单实用历史数据,增加一个百分比的变量进行编制,车辆费用的偏差会相当大,甚至会超出30%以上。比较精确的编制办法是,提取财务会计账簿上的车辆费用,包括油料费 、维修费、保险费、路桥费,从行政车辆管理台账中提取对应的每月实际发生的里程数,将前述的实际发生费用对应到具体的月份,分解到“公里”或“百公里”。再根据车辆本身的任务属性预计未来预算期间没有会发生的里程数来进行车辆费用预算的编制。这样的编制方法,只会在实际执行任务突变的情况下,出现实际费用超过预算的情况。
五、按照制度标准编制
每个公司都有一些制度性的标准,比如说资产配置标准,什么职级配置什么样的电脑;办公配置标准,什么职级享受办公面积多大等等。不管这个标准是简单粗糙的,还是严密详细的。行政成本费用预算中的资产计划,往往是依据标准编制的。所以,行政成本费用预算中,制度化的标准精确预算的基础之一。
综合应用以上五种方法编制行政成本费用预算,基本上能够得到相对精准的预算数据。但是如果只是在预算编制的时候才去做这些方法所涉及的数据分析,那是否可以恭喜你,有机会赚到加班费了呢?
行政成本费用预算的基准值必须是通过长时间的日常行政运行数据统计和分析来获得,并逐步将这些基准值变成制度性的标准。这就是另外一个话题——行政管理台账。
2018-11-13 13:50
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