一说到差旅管理，相信每一位行政人的心里都会百感交集，真是“恨之切，爱之深。”小到每名员工出差期间的交通、饮食、住宿、安全……大到公司的差旅费用管控，机票、酒店、出租车等整体管理，企业的差旅管理真是一项千头万绪的大事，如果没有很强的策划、管理与执行能力，是很难做好的。婉俊老师根据自己将近20年的高管助理团队管理和企业管理顾问的工作经验，接触过上几百家企业与高校文秘专业，在这里与各位探讨一下对企业差旅管理的了解和想法。一、 差旅管理涉及的业务范围让我们先来看一下企业差旅管理涉及到的内容和范围。如果简单的想，”企业差旅管理“，不就是员工出差时候涉及到的机票、火车票、酒店嘛，最多还涉及到打车等。但是，如果我们是一家企业的行政总监，老板要求我们重新规划和管理企业差旅的话，就需要把这个问题进行多角度、详细的梳理和解剖，我们会发现，至少包括了下面这些内容。1、 企业差旅管理涉及到哪些内容我把企业差旅管理涉及到的内容总结为如下十个方面。其中“衣、食、住、行“等涉及五个方面，是传统意义上的差旅管理，很容易理解，表中用白色字表示，在此不赘述。黄色字的三项涉及到公司经营管理，与差旅管理密切相关，容易被忽略。”出差的必要性“是指这次差旅是否一定要发生。差旅涉及到各种费用和人力成本，是否应该发生当然应该是差旅预订前最应该考虑的问题。”出差目标达成“，是差旅发生以后，作为费用发生体和费用管理部门的主管，应该对此次差旅为企业带来的业务价值进行审视，与”出差必要性“形成回应。“出差补助”是一项复杂的管理动作，需要考虑员工的级别、前往区域的安全度、艰苦度、消费情况、资源可获得性等多个方面综合考虑，这是员工比较敏感和关注的问题，稍有疏忽就会导致公司成本上升或者员工抱怨。蓝色字的两项是差旅管理部门，尤其是海外差旅管理容易忽略的地方，”法律合规“比如前往这些地方的合理性、所携带物品、所涉及业务服务等在当地是否合法等。”安全保险“涉及到整体的安全管理，比如前往这些地方是否必须要注射相应的疫苗，甚至当地的治安问题如何应和保障等。2、 企业差旅管理规划要综合考虑的敏感、重要问题前面我们分享了企业差旅管理主要涉及哪些内容，下面来分享一下围绕这些内容，我们要注意的一些实际问题。比如，从公司整体管理的角度，管理层对差旅管理的要求是什么？从受益者员工的角度，他们希望差旅管理是什么样的呢？如果只关注管理成本的要求，可能会导致员工体验不好，从而影响组织气氛和员工工作热情；如果只关注差旅体验，而又可能导致费用和人力成本上升。那么我们需要综合注意哪些方面呢？二、 企业差旅管理面临的普遍问题1、 费用可控性：导致差旅费用不可控的因素很多，我们要综合管理，目前很多公司在费用这个方面管理比较松，要真正做到费用合理并且可控，有很多工作要做，比如出差前必要性的审核、出差后工作总结的输出，机票舱位和时间、航班等都涉及到不同费用，公共交通的费用优于的士和专车，但效率低。不同地区、时段和档次的酒店如果根据不同的出差目标和员工级别划分，以及是否陪同客户住宿超出标准的酒店等。出差补助如何确定更合理，等等。这些都需要综合实际情况进行细分、区别对待。2、 操作效率：我们在规划、设计或者选择差旅平台时，要从实际使用者的角度考虑，不仅要考虑预订资源时相关搜索、下单、信息查询、信息联动等方面，尤其还要关注改签、取消等特殊情况下，平台是否有顺畅、无缝的响应机制，服务质量如何，费用如何收取等。据作者所知，目前很多差旅平台在工作时长之外的响应，以及退改签方面很难做到真正优质服务。3、 出差目标的达成：随着企业经营管理的不断完善，一些发展得较快，同时对管理改进比较重视的企业，会从最原始的由员工自由选择渠道订票，对于费用管控很松散、报销机制也不太完善的情况，会逐步进化为选择统一的差旅管理平台，通过服务收费的方式统一预订和管理，同时采用事后月结收费的方式，省去了许多报销的工作，大大提高和差旅管理的规范性。但这些只是从差旅的操作层面来进行的改进，而实际对于本次出差的目标，是否已经达成；甚至出差前是否有明确的出差目标，很多企业对于这一点，管理还是比较随意。而这个，往往是差旅合理度和费用把握的最关键所在，我们可以想想，是斤斤计较同一时段哪个航班价格更优惠更合理呢，还是一开始就质疑是否该花这几天的时间以及费用出这一趟差更合理呢?所以作为企业的行政管理人员，出差必要性的把控和出差目标的达成是非常需要建立机制去管控的。4、 目前的问题：前面提到了，很多公司都已经与一些成熟、专业的差旅管理平台合作，负责解决机票、酒店、市内交通等事务，但这些平台因为各方面的原因，还是在以下这些方面服务不完善或目前还没有相应的服务，只能靠差旅者自行解决。比如安全保障（包括差旅途中的医疗等紧急救助等）、火车票预订、汽车租赁（尤其是涉及到大型或特殊货物运输的车辆租赁），以及海外的一些服务（如CEO客户的顶级专车租赁等）。5、 难点：在专业的平台解决了差旅资源预订以及费用结算等操作性的事务以后，公司内部还需要根据自己的实际情况，制定差异化的出差补助的管理规定，以及根据不同的出差目的和使用人级别制定差异化的资源预订等级标准。这些往往会面临“不患寡而患不均”的问题，需要政策制定者对公司情况、相应资源等都很熟悉了解，并且充分分析不同受益者的实际情况而巧妙的制定。三、 不同发展阶段的企业差旅管理所选择的不同方式1、第一阶段“自由王国”：这是很大部分刚刚创立的企业所经历的阶段。员工人数少，出差发生随机而频繁，涉及到的费用不多，员工根据自己的习惯选择资源进行预订，出差后报销，主管对票据的审核把关不严，这样的管理最宽松。2、第二阶段借助成熟的平台：随着企业的发展壮大，员工人数和组织层次都变得更复杂，差旅费用如果不进行合理的管理，不仅导致费用不可控，而且可能滋生腐败等更加严重的管理问题，这个时候，很多公司会选择专业、成熟的差旅管理来操作和运营员工的差旅，大大节省管理成本，减少腐败的可能。但是，从最初的“自由王国”到平台统一操作，员工们会面临意识不接受，习惯上抵触等问题，因此作为企业行政管理人员，要注意做好过渡的工作，帮助员工更顺畅的接受新的制度和流程。3、高级阶段定制化专属管理：前面提到了，统一的差旅服务平台存在一些局限，比如服务响应时间很难做到7*24小时，退改签服务比较繁琐，以及无法满足个性化的数据分析以及更优解决方案的建议等。因此，有极个别，对服务品质和管理品质要求超高的企业，会选择定制或自己建立差旅服务平台，以满足自己多样化、个性化的需求。比如华为，就自己建立了专门的针对出差公务和员工因私旅行的两套差旅平台，解决自己多样化、高品质的差旅服务以及费用管理的问题。四、 畅想AI时代的差旅管理前面介绍的是目前已经存在和运行的企业差旅管理平台已经提供的服务，这些基本都是解决的操作层面、资源共享和费用报销的问题，但就面向未来的，人工智能时代而言，这些差旅服务和管理还是显得非常的原始。笔者从事多年的行政管理和高管助理管理工作，也对AI时代的发展充满了浓厚的兴趣，所以，根据我的理解，我整理了如下这个未来时代，对企业差旅管理的设想，从基本的信息采集，到中间的增值服务，以及到最后的深度学习迭代，我们在差旅管理方面还有很长一段路要走。以此把这些想法与大家分享，希望共勉。 总的来说，以上图表主要是基于三个方面进行畅：1、 数据分析：基于历史数据的规律、爱好，分析出未来新场景的需求，最重要的是通过深度学习，进行受众的特点分析，这个分析应该是分层、有区别对待的。2、 数据关联：基于未来的资源推荐与解决方案根据新的资源和渠道，进行更优配置方案的推荐与建议。3、 挖掘潜在需求：比如除了资源和方案的推荐与解决以外，还在安全、多元化、查漏补缺、习惯优化、效率提升、费用降低等综合方面进行综合、潜在需求的挖掘和解决。企业的差旅管理是一项长期而综合的工作，一方面需要做好服务，比如涉及受众的服务体验；另一方面还要从公司管理的角度，做好成本管理和管理导向的把握。在此与大家分享上述的内容，希望进一步切磋、交流。 收起