年关将至，这个时候一般企业行政的工作都有哪些？01 安全管理很重要临近年底，政府的消防检查、安全检查是一轮紧过一轮，我们行政部门所做的绝对不是去应付检查，一定要看看自己在行政各个方面是否都做到真正的安全。公司所在的城市一旦发生了重大的安全生产事故，也要做好各个政府部门来公司检查的准备了。冬季的两大危险：防火和防冻，防冻主要针对北方城市，一个不小心，都有可能将室内的自来水管线或消防管线给冻爆了，自己就曾经历过一次，公司二层一扇通往室外平台的双扇平开门，正好向西，从门缝里吹进来的西北风，把距离门2米的一个喷淋头给冻爆了。由于中国幅员辽阔，南北的差异性还是很大的，在安全管理方面，还会因为地域特点有所不同，这一点就看大家结合本地情况去调整了。02 防疫工作要坚持疫情防控仍旧是重点，冬季的低温，更适合病毒的生存，而随着中国疫情的有效控制，大家的警惕性在放松，至少在公司内部办公室，已经很少见到有人一整天都戴着口罩了。写字楼，包括公司主要进口的体温检测还是要坚持不懈的做下去，体温枪是否数据准确，要经常进行一下检测，防止失灵的情况发生。公司规模体量大的，建议采取自动的体温检测设备，检测门或者是高灵敏度的检测仪。现在很多门禁设备已经可以兼容到人脸识别及体温检测功能，这样的优点是提高了工作效率，节约人力成本，同时降低人为检测造成的疏漏。03 节庆装饰提前采购圣诞节、元旦及春节的装饰工作要早下手，商业场所的节日装饰工程，通常会提前一个月安排，而随着大量小商品市场的消失，购买装饰物基本靠网购了，虽然方便了很多，但没有了直观性，缺乏想象力的同学还是建议到实体店去购买。因此在装饰品的准备上，大家还是要提前采购，打有准备之仗。装饰工作还是要结合公司现有的特点和风格去计划，公司的核心文化、所从事的业务，对装饰工作都会产生或深或浅的影响，这一点还是请大家考虑清楚再下手。至于装饰的时间，我们通常会选择周五员工下班后再布置，以便下周一员工上班时，给大家创造一个小小的惊喜。04 年会活动早安排举办大型聚集性活动的风险也依然存在，是否需要在活动举办地向公安及防疫部门报备线下的大规模聚集活动，各地的政策可能不一样。有此行动的，一定要先了解政策，再预订场地哈，同时也建议大家准备好B计划。一些场面比较大的年会，通常会有供应商提供支持，无论是线下的还是线上的年会，或者两者都有的，一定是要有彩排和演练的，尤其是之前没有进行过线上年会的。人员采取远程观看模式的，一定要进行直播的压力测试哈，不要到现场直播的时候，出现卡卡卡卡的囧况。05 年终礼品提前选给员工的年终福利或是要给客户的礼品都要提前选好。许多外协单位多的行政同学，也要给一些长期合作的单位和部门准备好礼物哦。需要定制礼品的企业，也要结合定制的产品类别，根据定制深度的不同，及早下手了。尤其是那些年底预算没花完，要强制清零的，在员工的福利上其实要进行全年度的规划，不要等到年底再突击花预算。这种情况既对公司员工感受不好，也会影响财务对于这个现金支付的调整，年底通常是钱紧。06 行政关怀少不了今年的春运不知道会是什么状况，要不要抢票呢？说说58人性化的一个方法，进入11月我们开始大小周，隔周的每周六上班，而积攒下来的工时，会在春节前，以提前放假的形式回馈给员工，毕竟大部分员工都是异地的，没有必要每年大家挤在一起赶春运。而且临近春节，人心已经散了，踏踏实实在岗位上干工作的，除了行政这个必须的岗位外，其他部门找不出几个人来了。当然，这里补充的是对于公司员工出行方面，能从企业方面关怀一下，是再好不过的。07 招聘工作年底了，大部分人会熬到领了年终奖后再离职，所以需要提前做好招聘的准备。另外作为行政，春节过后，由于人员的增长会造成一系列的需求爆发，这些也要提前准备好哈。另一方面，在于对一线城市服务供应商的担心，收入越低，逃离北上广深的想法就越多，自己都在担心明年的保洁会不会更不好找。08 第二年的工作规划其实从行业发展，公司发展，委派任务、员工需求、部门人员、内外资源、关键任务的时间节点等来看，第二年的各个方面工作都应该早早启动。这种工作更在于平时的积累，而不是截止到年底了才想起来做下一年的规划。2020世界被新冠疫情已经折腾的够呛了，希望这场瘟疫早早过去吧。愿所有的行政同学平平安安地度过2020，顺顺利利地进入2021。 收起

开办办公室，尤其是办公面积超过几千平米时，再加上对于安全的需求，通常公司会聘用专业的保洁人员和保安人员，来维护公司的卫生和安全，在聘请保洁和保安时，有六个常态化的关注点，在此分享一下，供同行们参考。 1、 本地优势高于外埠：除非外埠大公司在项目所在地有大的项目，否则外埠公司对于保安和保洁的人员，也要到当地现找资源，他们的口头禅多是“我们在当地有资源”，“我们在当地有合作伙伴”等等，但无利不起早，多数情况下，他们借用当地的人头，自然也会增加服务本身的成本，而由于间接的管理，复杂程度更大。 2、 工作时间要清晰：保安勤务需求通常是24小时的，但对于租赁办公楼内只占个别楼层的，可以依靠大楼自身的保安解决。而园区型或独栋大体量的，保安通常会有24小时岗位。包括消防中控值机人员，则保安的吃和住就是刚性需求，而保洁则不需要。因此，附近有大项目（保安或保洁人数大于50人以上的）对小项目的支持和带动性会比较好。 3、价格是否含吃住：保安在谈服务价格的时候，有两大要求，包吃和包住，这个对费用影响的情况非常大。而依据各个城市的特点，一线城市的吃住成本肯定最高，至于二三线城市，参考本地的房价租赁价格及日常生活消费情况就可以判断了。 4、四不两直去考察：由于区域经济发展及人文特点的不同，同一地区的保安和保洁往往有同质化的情况，在甄选前，需要考察一下其在本地的管理项目，看看服务品质和人员素质到底如何。而在对现场考察时，建议采取四不两直的考察方式，不发通知、不打招呼、不听汇报、不用陪同接待、直奔基层、直插现场。 5、严查空额吃人头：保安和保洁，这种人力密集型的服务工作，很多供应商的盈利方式是吃空额，因此，对于人员的编制及在岗，打卡的限定一定要事先约定明确。这一点对报价影响是最大的，我们以保安为例，北京地区对于四包一岗位的报价，普遍在6000上下，但他们在实际上岗过程中，基本会给你上成三包一。但如果你约定必须是四包一，价格也会上浮20%以上。 6、把关严格拒挂靠：保安行业还有一个特点，叫“挂靠”，一个人，拉几个人头就可以做保安业务了，发票找大保安公司开，此外再交5%~10%的管理费。由于管理水平参差，很多挂靠的保安其实和黑保安没什么太大的区别，就是发票是正规的而已。至于保洁，也会有类似的情况，大家在甄选的时候就需要特别关注了。 7、人工物料分开报价：保洁服务中还会区分是仅人工，人工含设备，人工含物料，人工含设备、物料及卫生间客用品几个层次的服务。基本上包含越多，费用也会越高。而所配置的物料，工具及卫生间耗材的合理性，需要结合自己的办公面积，体量，服务需求和人员数量去评估了。因此对于保洁的报价，就必须要把人工，福利，物料，设备的价格，数量，规格，型号等逐一报清楚，以方便横向比较。 以上简要说下公司在聘请保安和保洁时候的关注点，希望对行政同行们的工作有所帮助。 收起

原文件为：新型冠状病毒感染的肺炎防控知识手册 应急总医院2020年1月27日 本文件为老行政补充版本 特别声明：本版本为老行政基于个人工作方面的经验积累，结合行政在办公环境中所做的补充，分享给行政同行做工作参考使用 王勇2020年1月29日 目 录 一、工作区域防护知识1、上班途中如何做2、入楼工作如何做3、入室办公如何做4、参加会议如何做5、食堂进餐如何做6、下班路上如何做7、公务采购如何做8、工间运动如何做9、公共区域如何做10、公务出行如何做11、后勤人员如何做12、公务来访如何做13、传阅文件如何做14、电话消毒如何做15、空调消毒如何做16、废弃口罩处理如何做：二、个人防护知识（一）洗手篇1、如何保护自己远离新型冠状病毒传染？2、洗手在预防呼吸道传播疾病中的作用？3、正确洗手需掌握六步洗手法4、哪些时刻需要洗手？5、旅途在外没有清水，不方便洗手怎么办？（二）口罩篇1、口罩该怎么选？2、正确使用口罩3、特殊人群如何佩戴口罩？三、居家防护知识1、在家中怎样预防新型冠状病毒传染？2、新型冠状病毒肺炎流行时，我们怎么吃才好？3、前往公共场所怎样预防新型冠状病毒感染？4、到生鲜市场采购，怎样预防新型冠状病毒传染？5、轻症发热病例的居家隔离建议四、新型冠状病毒肺炎知识1、什么是新型冠状病毒？2、哪些人容易感染新型冠状病毒？3、新型冠状病毒的传播途径有哪些？4、新型冠状病毒会人传人吗？5、什么是飞沫传播？6、什么是接触传播？7、什么是密切接触者？8、对密切接触者注意9、密切接触者监控建议10、新型冠状病毒肺炎患者有什么临床表现？11、在临床上怎样识别观察新型冠状病毒肺炎病例12、新型冠状病毒肺炎的防控措施五、就医流程1、何时就医2、就医时注意事项 一、工作区域防护知识1、上班途中如何做 正确佩戴一次性医用口罩。尽量不乘坐公共交通工具，建议步行、骑行或乘坐私家车、班车上班。如必须乘坐公共交通工具时，务必全程佩戴口罩。途中尽量避免用手触摸车上物品。补充：帽子、眼镜、手套能戴的都戴上。帽子或者帽衫及大衣或羽绒服等外套的帽子要戴上，戴眼镜或护目镜，手套或一次性手套均可。2、入楼工作如何做 进入办公楼前自觉接受体温检测，体温正常可入楼工作，并到卫生间洗手。若体温超过37.2℃，请勿入楼工作，并回家观察休息，必要时到医院就诊。补充：1、办公楼有条件的可以在地面铺消毒毯，喷洒84或过氧乙酸类消毒剂，保持湿润，消毒毯后接续普通干地毯或地毡，防止行人摔倒。（鞋底是最容易受污染的地方之一，毕竟很多人是随地吐痰的）。 为防止地面被消毒剂腐蚀，可以采用地胶或塑料布隔离消毒毯。2、电梯是人员最密集的区域，有条件的加强电梯的通风措施，控制每次进入电梯人员的数量，防止过度密集人员进入电梯。楼层较低的客户，建议走消防楼梯通行，同样需要加强楼梯内人员数量的控制，以及扶手等位置的消毒。 3、入室办公如何做 保持办公区环境清洁，建议每日通风3次，每次20-30分钟，通风时注意保暖。人与人之间保持1米以上距离，多人办公时佩戴口罩。保持勤洗手、多饮水，坚持在进食前、如厕后按照六步法严格洗手。接待外来人员双方佩戴口罩。补充：1、如卫生间在公司内部，进入办公室先脱外套，再去卫生间洗手。对于在公共写字楼办公的公司，进出洗手间也建议佩戴口罩，这里也是污染最严重的区域。2、建议在办公期间，尽量避免接触自己和他人的外套。3、办公空间内人与人之间的距离越大越安全，建议及时在办公期间，也要佩戴口罩。4、对于不具备开窗条件的写字楼，要求物业方在上班期间开启全新风模式。 4、参加会议如何做 建议佩戴口罩，进入会议室前洗手消毒。开会人员间隔1米以上。减少集中开会，控制会议时间，会议时间过长时，开窗通风1次。会议结束后场地、家具须进行消毒。茶具用品建议开水浸泡消毒。补充：1、缩短会议时间，尽量不要在会议室内饮水，进食，取消一切茶歇类服务。2、会议室有窗户，开窗时间建议不低于5分钟，没有窗户的，可以使用排风扇等与大空间增加换气量，没有换气扇，夏季的电扇也可以。 5、食堂进餐如何做 采用分餐进食，避免人员密集。餐厅每日消毒1次，餐桌椅使用后进行消毒。餐具用品须高温消毒。操作间保持清洁干燥，严禁生食和熟食用品混用，避免肉类生食。建议营养配餐，清淡适口。补充：1、如果是食堂服务人员打饭的，所有服务人员佩戴防护口罩等防护设备，如属于员工自助式打餐的，要求打餐过程中要佩戴口罩，即使不佩戴口罩，也不要在打餐过程中说话交流。2、倡导员工在就餐过程中不要交流说话，因为用餐的过程中是不可能戴口罩的。3、暂时取消公共调料瓶、罐等人人可接触物品的摆放。6、下班路上如何做 洗手后佩戴一次性医用口罩外出，回到家中摘掉口罩后首先洗手消毒。手机和钥匙使用消毒湿巾或75%酒精擦拭。居室保持通风和卫生清洁，避免多人聚会。补充：1、进家门后更换家居服，外套等建议勤洗，不具备清洗条件的，可以选择几套更换，刚穿过的，建议在通风的阳光下晾晒，用紫外线消灭病菌。减少家庭成员与外套的接触机会，各取各的，不要交叉传递。2、建议每日洗热水澡，最好是在进家门后，不再外出前，头发是最容易沾染病毒和细菌的，尤其是即使戴了帽子也暴露在外面的那些。洗澡前最好不要与家人过分接触。3、居家生活中，个人之间也建议保持沟通距离，有条件的分房，分床睡，毕竟病毒潜伏期是没有任何症状的。 7、公务采购如何做 须佩戴口罩出行，避开密集人群。与人接触保持1米以上距离，避免在公共场所长时间停留。补充：1、能不外出就不外出，网络，电话、微信都可以联系采购，需要看样品的，远程视频都可以。2、必须外出的，帽子、眼镜、手套能戴的都戴上。 8、工间运动如何做 建议适当、适度活动，保证身体状况良好。避免过度、过量运动，造成身体免疫能力下降。补充：1、具备条件的，能在室外就在室外，空间一定要空旷，注意保暖。2、只能在室内的，保持足够间距，小运动量，不要让员工的呼吸频率过高就好。3、烟民朋友能不抽烟就不抽了，即使在室外吸烟，避免相互敬烟，自己抽自己带的就好，从烟盒里取烟时避免过滤嘴与手接触。 9、公共区域如何做 每日须对门厅、楼道、会议室、电梯、楼梯、卫生间等公共部位进行消毒，尽量使用喷雾消毒。每个区域使用的保洁用具要分开，避免混用。补充：1、喷雾消毒宜使用84及过氧乙酸等，对于员工经常接触的门把手，洗手盆龙头开关等，可采用浸泡有消毒剂的毛巾擦拭的方法循环消毒。尤其是卫生间的门、隔间的拉手、马桶垫圈等人员频繁接触的位置。2、注意使用酒精时的安全性，避免在有明火及静电易发生的区域使用酒精喷雾消毒，后果严重的会造成酒精蒸汽爆燃或爆炸。10、公务出行如何做 专车内部及门把手建议每日用75%酒精擦拭1次。乘坐班车须佩戴口罩，建议班车在使用后用75%酒精对车内及门把手擦拭消毒。补充：1、专车、班车空间在乘坐前后，可在空旷处进行通风处理，同时对班车空间可以使用84及过氧乙酸喷雾消毒。2、专车的各车门玻璃，建议每次乘坐完成后，用浸泡过84的消毒毛巾擦拭一遍；班车等有座套的，可以每周清洗消毒一次座套。11、后勤人员如何做 服务人员、安保人员、清洁人员工作时须佩戴口罩，并与人保持安全距离。食堂采购人员或供货人员须佩戴口罩和一次性橡胶手套，避免直接手触肉禽类生鲜材料，摘手套后及时洗手消毒。保洁人员工作时须佩戴一次性橡胶手套，工作结束后洗手消毒。安保人员须佩戴口罩工作，并认真询问和登记外来人员状况，发现异常情况及时报告。补充：1、疫情解除前，全部进入办公空间的员工及服务人员都应佩戴没有呼吸阀的口罩。2、使用接触式体温枪检测额温时，每人次要进行枪头的酒精消毒，因此建议使用非接触式体温枪检测。操作人员从口罩、面罩、防护镜、一次性手套等要防护全面。12、公务来访如何做 须佩戴口罩。进入办公楼前首先进行体温检测，并介绍有无湖北接触史和发热、咳嗽、呼吸不畅等症状。无上述情况，且体温在37.2°正常条件下，方可入楼公干。补充：1、 设立外访人员专有接待区域，尽量减少外部人员与内部人员的任何接触途径及空间。2、 访客带给公司的文件、物品等先收纳，在客人离开后，经过消毒再使用。结合文件、物品材质，采取紫外线，酒精擦拭等方式适当选择。 13、传阅文件如何做 传递纸质文件前后均需洗手，传阅文件时佩戴口罩。补充：加强公司的无纸办公推进，需要传递的纸质等文件，使用塑料文件夹，文件夹外表面可用酒精或消毒剂的湿布擦拭。 14、电话消毒如何做 建议座机电话每日75%酒精擦拭两次，如果使用频繁可增加至四次。补充：给手机消毒比座机更重要，使用75%酒精每日擦拭屏幕及手机机身 15、空调消毒如何做（1）中央空调系统风机盘管正常使用时，定期对送风口、回风口进行消毒。（2）中央空调新风系统正常使用时，若出现疫情，不要停止风机运行，应在人员撤离后，对排风支管封闭，运行一段时间后关断新风排风系统，同时进行消毒。（3）带回风的全空气系统，应把回风完全封闭，保证系统全新风运行。补充：1、风口消毒前，先清洁灰尘及污垢，尤其是各类回风口处的过滤网。2、新风机组具备加湿功能模块的，建议在疫情期间关闭，尤其是使用湿膜式加湿器的， 16、废弃口罩处理如何做 防疫期间，摘口罩前后做好手卫生，废弃口罩放入垃圾桶内，每天两次使用75%酒精或含氯消毒剂对垃圾桶进行消毒处理。补充：1、取下自己带的口罩时，从内向外翻折，不要用手接触口罩外部，用挂耳带缠绕后再丢进垃圾桶，之后要按要求洗手。2、垃圾桶要使用带盖的脚踏式，垃圾袋选厚且有韧性，不易破损的。喷洒消毒剂后，系紧密闭后再丢弃到垃圾集中地点，按有害垃圾处理，因为当前只有医院等场所是有专业的医疗垃圾处理渠道的。 二、个人防护知识（一）洗手篇1、如何保护自己远离新型冠状病毒的肺炎传染？（1）勤洗手。使用肥皂或洗手液并用流动水洗手，用一次性纸巾或干净毛巾 擦手。双手接触呼吸道分泌物后（如打喷嚏后）应立即洗手。（2）保持良好的呼吸道卫生习惯。咳嗽或打喷嚏时，用纸巾、毛巾等遮住口鼻，咳嗽或打喷嚏后洗手，避免用手触摸眼睛、鼻或口。（3）增强体质和免疫力。均衡饮食、适量运动、作息规律，避免产生过度疲劳。（4）保持环境清洁和通风。每天开窗通风数次不少于3次，每次20-30分钟。户外空气质量较差时，通风换气频次和时间应适当减少。（5）尽量减少到人群密集场所活动，避免接触呼吸道感染患者。（6）如出现呼吸道感染症状如咳嗽、流涕、发热等，应居家隔离休息，持续发热不退或症状加重时及早就医。2、洗手在预防呼吸道传播疾病中的作用？ 正确洗手是预防腹泻和呼吸道感染的最有效措施之一。国家疾病预防与控制中心、WHO及美国CDC 等权威机构均推荐用肥皂和清水（流水）充分洗手。3、正确洗手需掌握六步洗手法：第一步，双手手心相互搓洗（双手合十搓五下）第二步，双手交叉搓洗手指缝（手心对手背，双手交叉相叠，左右手交换各搓洗五下）第三步，手心对手心搓洗手指缝（手心相对十指交错，搓洗五下）第四步，指尖搓洗手心，左右手相同（指尖放于手心相互搓洗搓五下）第五步：一只手握住另一只手的拇指搓洗，左右手相同搓五下第六步：弯曲手指使关节在另一手掌心旋转揉搓，交换进行各搓五下。4、哪些时刻需要洗手？（1）传递文件前后（2）在咳嗽或打喷嚏后（3）在制备食品之前、期间和之后（4）吃饭前（5）上厕所后（6）手脏时（7）在接触他人后（8）接触过动物之后（9）外出回来后补充：拆完快递后，接触外来物品后，如外卖包装。 5、旅途在外没有清水，不方便洗手，怎么办？ 可以使用含酒精消毒产品清洁双手。人冠状病毒不耐酸不耐碱，并且对有机溶剂和消毒剂敏感。75% 酒精可灭活病毒，所以达到一定浓度的含酒精消毒产品可以作为肥皂和流水洗手的替代方案。（二）口罩篇1、口罩该怎么选？选择一：一次性医用口罩，连续佩戴4小时更换，污染或潮湿后立即更换；选择二：N95医用防护口罩，连续佩戴4小时更换，污染或潮湿后立即更换。棉布口罩、海绵口罩均不推荐。补充：1、N95口罩数量不足时，可在N95口罩外再带一层一次性口罩，在非高危区域戴口罩后，每次丢弃一次性口罩，N95采用挂晒通过紫外线消毒可重复使用，使用时避免手直接接触口罩内部。2、N95口罩经过高污染区域，如医院，口罩自身呼吸阻力增大，脏污、以及出现褶皱，破损及不密闭后则不可再继续使用。 2、正确使用口罩医用口罩的使用方法：（1）口罩颜色深的是正面，正面应该朝外，而且医用口罩上还有鼻夹金属条。（2）正对脸部的应该是医用口罩的反面，也就是颜色比较浅的一面，除此之外，要注意带有金属条的部分应该在口罩的上方，不要戴反了。（3）分清楚口罩的正面、反面、上端、下端后，先将手洗干净，确定口罩是否正确之后，将两端的绳子挂在耳朵上。（4）最后一步，也是前面提到过的金属条问题，将口罩佩戴完毕后，需要用双手压紧鼻梁两侧的金属条，使口罩上端紧贴鼻梁，然后向下拉伸口罩，使口罩不留有褶皱，最好覆盖住鼻子和嘴巴。3、特殊人群如何佩戴口罩？（1）孕妇佩戴防护口罩，应注意结合自身条件，选择舒适性比较好的产品。（2）老年人及有心肺疾病慢性病患者佩戴后会造成不适感，甚至会加重原有病情，应寻求医生的专业指导。（3）儿童处在生长发育阶段，其脸型小，选择儿童防护口罩。补充： 建议使用不带呼吸阀的口罩，带有呼吸阀的口罩，只保护使用者，如其是带病毒者，其呼出的气体会通过呼吸阀直接排出。 三、居家防护知识1、在家中怎样预防新型冠状病毒的肺炎传染？（1）增强卫生健康意识，适量运动、保障睡眠、不熬夜可提高自身免疫力；（2）保持良好的个人卫生习惯，咳嗽或打喷嚏时用纸巾掩住口鼻，经常彻底洗手，不用脏手触摸眼睛、鼻或口；（3）居室多通风换气并保持整洁卫生；（4）尽可能避免与有呼吸道疾病症状（如发热、咳嗽或打喷嚏等）的人密切接触；（5）尽量避免到人多拥挤和空间密闭的场所，如必须去佩戴口罩；（6）避免接触野生动物和家禽家畜；（7）坚持安全的饮食习惯，食用肉类和蛋类要煮熟、煮透；（8）密切关注发热、咳嗽等症状，出现此类症状一定要及时就近就医。2、新型冠状病毒感染的肺炎流行时，我们怎么吃才好？（1）不要食用已经患病的动物及其制品；要从正规渠道购买冰鲜禽肉，食用禽肉、蛋奶时要充分煮熟。（2）处理生食和熟食的切菜板及刀具要分开。处理生食和熟食之间要洗手。（3）即使在发生疫情的地区，如果肉食在食品制备过程中予以彻底烹饪和妥善处理，也可安全食用。3、前往公共场所怎样预防新型冠状病毒的肺炎感染？（1）避免在未加防护的情况下与农场牲畜或野生动物接触。（2）保持工作场所室内不断的通风换气；在人多的地方，商场、公交车、地铁和飞机等地方都是人流密集，可佩戴口罩减少接触病原风险。（3）咳嗽打喷嚏时，用纸巾或袖或屈肘将鼻完全遮住；将用过的纸巾立刻扔进封闭式垃圾箱内；咳嗽打喷嚏后，用肥皂和清水或含酒精洗手液清洗双手。（4）外出回家后及时洗手，如有发热和其他呼吸道感染症状，特别是持续发热不退，及时到医院就诊。（5）传染病流行季节应尽量避免各类聚会。4、到生鲜市场采购，怎样预防新型冠状病毒的肺炎传染？（1）接触动物和动物产品后，用肥皂和清水洗手；（2）避免触摸眼、鼻、口；（3）避免与生病的动物和病变的肉接触；（4）避免与市场里的流浪动物、垃圾废水接触。5、轻症发热病例的居家隔离建议：（1）将病人安置在通风良好的单人房间。（2）限制看护人数，尽量安排一位健康状况良好且没有慢性疾病的人进行护理。拒绝一切探访。（3）家庭成员应住在不同房间，如条件不允许，和病人至少保持1米距离。（4）限制病人活动，病人和家庭成员活动共享区域最小化。确保共享区域（厨房、浴室等）通风良好（开窗）。（5）看护人员与病人共处一室应带好口罩，口罩紧贴面部，佩戴过程禁止触碰和调整。口罩因分泌物变湿、变脏，必须立即更换。摘下及丢弃口罩之后，进行双手清洗。（6）与病人有任何直接接触或进入病人隔离空间后，进行双手清洁。 四、新型冠状病毒感染的肺炎知识1、什么是新型冠状病毒？从武汉市不明原因肺炎患者下呼吸道分离出的冠状病毒为一种新型冠状病毒，WHO命名2019-nCoV。2、哪些人容易感染新型冠状病毒？人群普遍易感。新型冠状病毒感染的肺炎在免疫功能低下和免疫功能正常人群均可发生，与接触病毒的量有一定关系。对于免疫功能较差的人群，例如老年人、孕产妇或存在肝肾功能异常，有慢性病人群，感染后病情更重。3、新型冠状病毒的传播途径有哪些？主要传播方式是经飞沫传播、接触传播（包括手污染导致的自我接种）以及不同大小的呼吸道气溶胶近距离传播。目前近距离飞沫传播应该是主要途径。4、新型冠状病毒会人传人吗？会。从一些聚集性病例的发病关联次序判断，人传人的特征十分明显，且存在一定范围的社区传播。5、什么是飞沫传播？飞沫：一般认为直径＞5um的含水颗粒，飞沫可以通过一定的距离（一般为1米）进入易感的粘膜表面。飞沫的产生：（1）咳嗽、打喷嚏或说话（2）实施呼吸道侵入性操作，如：吸痰或气管插管、翻身、拍背等刺激咳嗽的过程中和心肺复苏等。6、什么是接触传播？直接接触：病原体通过粘膜或皮肤的直接接触传播（1）血液或带血体液经粘膜或破损的皮肤进入人体（2）直接接触含某种病原体的分泌物引起传播7、什么是密切接触者？ 指14天内曾与病毒的确诊或高度疑似病例有过共同生活或工作的人。 包括办公室的同事，同一教室、宿舍的同事、同学，同机的乘客等。以及其它形式的直接接触者包括病毒感染病人的陪护、乘出租车、乘电梯等。8、对密切接触者注意事项 所有跟疑似感染病人可能有接触的人（包括医护人员）都应该有14天的健康观察期。观察期从和病人接触的最后一天算起。一旦出现任何症状，特别是发热、呼吸道症状如咳嗽、呼吸短促或腹泻，马上就医！9、密切接触者监控建议（1）如果接触者出现症状，要提前通知医院，将前往医院。（2）前往医院的路上，病人应该佩戴医用口罩。（3）避免搭乘公共交通，应该呼叫救护车或者使用私人车辆运送病人，如果可以，路上打开车窗。（4）生病的密切接触者应时刻保持呼吸道卫生和进行双手清洁。在路上和医院站着或坐着时，尽可能远离其他人（至少1米）。（5）任何被呼吸道分泌物或体液污染的物体表面都应该用含有稀释漂白剂的消毒剂清洁、消毒。10、新型冠状病毒感染的肺炎患者有什么临床表现？ 新型冠状病毒感染的肺炎起病以发热为主要表现，可合并轻度干咳、乏力、呼吸不畅、腹泻等症状，流涕、咳痰等症状少见。部分患者起病症状轻微，可无发热，仅表现为头痛、心慌、胸闷、结膜炎、轻度四肢或腰背部肌肉酸痛。部分患者在一周后出现呼吸困难，严重者病情进展迅速。多数患者预后良好，少数患者病情危重，甚至死亡。11、在临床上怎样识别观察新型冠状病毒感染的肺炎病例同时符合以下2个条件（1）流行病学史：在发病前两周内有武汉市旅行或居住史，或发病前14天接触过来自武汉的发热伴有呼吸道症状的患者，居住区传染病流行情况，是否为聚集性病例中的患者，是否造成他人感染等。武汉市相关市场，特别是农贸市场直接或间接接触史。（2）临床表现：发热；具有病毒性肺炎影像学特征；发病早期白细胞总数正常或降低，或淋巴细胞计数减少。在观察病例的基础上，采集痰液、咽拭子等呼吸道标本进行病毒核酸检测即可作出病原学诊断。12、新型冠状病毒感染的肺炎防控措施•标准预防措施；•空气传播预防措施；•接触和飞沫预防措施：勤洗手，出门戴口罩；•房间通风换气；•清洁、消毒：新型冠状病毒对热敏感，56℃热水浸泡30 分钟、75%酒精、含氯消毒剂，氯仿等脂溶剂均可有效灭活病毒。 五、就医流程1、何时就医 新型冠状病毒感染的肺炎患者主要临床表现为发热、乏力，呼吸道症状以干咳为主，并逐渐出现呼吸困难，严重者表现为急性呼吸窘迫综合征、脓毒症休克、难以纠正的代谢性酸中毒和出凝血功能障碍。部分患者起病症状轻微，可无发热。多数患者为中轻症，预后良好，少数患者病情危重，甚至死亡。如出现发热、乏力、干咳表现，并不意味着已经被感染了。 但如果出现（1）发热 (腋下体温≥37.3℃)、咳嗽、气促等急性呼吸道感染症状；（2）且有武汉旅行或居住史，或发病前14天内曾接触过来自武汉的发热伴呼吸道症状的患者，或出现小范围聚集性发病；应到当地指定医疗机构进行排查、诊治。2、就医时注意事项（1）如果接触者出现症状，要提前选择有发热门诊的定点医院。（2）前往医院的路上，及就医全程应该佩戴口罩。（3）避免搭乘公共交通，应该呼叫救护车或者使用私人车辆运送病人，如果可以，路上打开车窗。（4）生病的密切接触者应时刻保持呼吸道卫生和进行双手清洁。在路上和医院站着或坐着时，尽可能远离其他人（至少1米）。（5）任何被呼吸道分泌物或体液污染的物体表面都应该用含有稀释漂白剂的消毒剂清洁、消毒。（6）就医时，应如实详细讲述患病情况和就医过程，尤其是应告知医生近期的武汉旅行和居住史、肺炎患者或疑似患者的接触史、动物接触史等。 收起

企业的差旅管理通常的情况下，会放在行政的工作领域内。在很多微信群里的行政小伙伴也经常会提一些关于企业差旅工作的问题，那么老行政今天就从行政的工作角度来将其拆解分析一下，看看能否帮助对此还没有把握住工作关键点的行政小伙伴们，从中获得些启发。首先老行政会将企业的差旅管理划分为两个管理维度，第一个维度中包含了标准、流程、制度、供应商和服务五个任务，或称为五个关键点，把握了这五个关键点，就可以将企业的差旅管理体系搭建起来，满足企业对于差旅服务的需求了。第二个维度是提升维度，如何把企业的差率管理工作做好，就需要在计划、执行、回顾、数据分析及总结这五个关键点，在将第一个维度的五项工作做好的情况下，再将这五项工作做好，那么你对于企业差旅管理的任务分数就可以做到良好以上了。首先我们来看第一个维度中的五个关键点：标准、流程、制度、供应商和服务：一、 标准做好企业差旅管理的第一个要素，就是要制订企业差旅的标准。没有标准的企业的差旅管理工作一定是混乱不堪的。如何制订好一套适合于企业的差旅标准呢？这就要从内外两个维度来进行研究了。先说外，我们的企业属于什么行业，在这个行业中，大家的标准都是如何的？虽然我常说，没有两个完全相同的企业，因此也不会有两个完全相同的企业行政制度，但对于企业行业所在的数据调研，还是很具有意义的。那为什么仅限于行业呢？难道跨行业就不能进行参考了？只能说跨行业的数据参考没有太大的意义。这里举个简单的例子来说明我们仅去参考企业所在行业的差旅标准。传统的生产型企业，很多企业员工出差的目的是帮助客户进行设备的装配安装及调试，因此在差旅标准上，只要满足员工在外地工作的生活需求就可以了。而做金融投资的公司，其业务人员的出差目的，通常是进行商业谈判及会晤等。其所住的酒店在很大情况下，反映出公司的实力，因此他们的员工基本上都是非五星级酒店不住的。而即使在一个企业中，也会由于员工的层级不同，对于其差旅标准也要区别对待，这一点相信大家也能够理解。那么不同层级之间的标准差距究竟要有多大才合适，这就需要结合企业的自身情况来制订了。而从内部去调研标准，务必要做到全面，这就需要大家沉入到企业最基层的各个业务模块中，了解大家最基础和实际的需求，千万要避免的就是脱离现实去制订一套看似完美，却不实用的标准。差旅标准通常也涵盖了以下的项目：1、 交通工具：乘坐何种交通工具：飞机、高铁、火车、客车、轮船、出租车等等，除了品类，对于舱位也均要详细列明。2、 酒店住宿：区分不同的地区、城市进行划分，有国际业务的，也要把不同国际地区包含进去。3、 招待标准：很多人出差的目的之一是和当地的客户进行沟通，筹措是少不了的支出项目，因此，对于不同招待人员的标准也要在标准总说明，当然有的企业会将筹措标准单独立项，不列入到差旅标准之内。4、 市内交通：市内的交通，也要区分不同的区域，进行划分。5、 餐饮补助：通常酒店住宿是不含餐饮的，餐费补助的标准也要依员工的不同级别进行制订，当然也有很多企业在这里是一刀切的，这和公司发放的餐补是一样的道理，很少能够找到企业在餐补发放上采取层级不同待遇不同的。二、 流程标准一旦确立了，就可以进行下一步工作，制订流程。有差旅标准，流程的建立就很容易了，但首先要明确一点是，流程的建立一定从使用者的角度出发。同时流程的制订一定会使个反复提升的过程，大家总会在实际使用中发现流程中所没有覆盖的地方，因此这种情况一旦发生，我们就应该将其进行分析总结，把这些情况重新覆盖在我们所制订的流程之中。而很多企业现在已经广泛的使用OA系统来完成所有的差旅工作，其中也包括“钉钉”这种免费的管理软件。三、 制度流程完成后，下一步就是制度的完善。制度的核心之一其实是标准，之后是对流程的描述。而很多企业忽略的一点是罚则，是的，这才是制度的关键所在，要发挥一项制度的严谨及高执行率，罚则是最重要的。有了明确的罚则，才能将员工在差旅中所每花出去的一分钱，有了可以衡量其价值的标准。四、 供应商关于供应商的选择，这也要看企业的自身情况了，而随着互联网的发展，这些供应商也越来越多。这里需要明确的就是对于供应商的甄选工作了，毕竟供应航修改数据，杀熟的情况在最近几年也是经常见诸报端的。有些差旅量达到一定级别的企业，供应商是可以安排专属服务人员对接或派驻驻场人员服务的。但羊毛出在羊身上，是否需要这些服务，还需要企业结合自己需求来判断，这也就是我在所有课程中都强调的，用效费比的尺子来衡量你所有的工作。五、 服务这里说的服务也有两个层级，第一个层级是服务商的服务，第二个层级是企业内部行政人员对大家差旅需求的服务。提高大家对差旅的满意度，一定要从一个服务者的角度出发，以及要亲身体验大家在差旅过程中的痛点都有哪些，而通过不断的提高和改善来完善自己的差旅管理工作。而服务的关键点这里也要和大家强调一下：简单、明确、高效、人性化。简单：无论是流程还是制度，以及OA申请的页面，越简单越好，大家在上面只要做选择题，就可以直接到下一步了。明确：流程及制度一定要严谨，描述清晰明确，使得大家一目了然。高效：从申请到完成差旅的过程一定是高效化的，更包括了供应商的服务效率，以及对任何突发情况的及时处理。人性化：这是差旅制订工作的出发点，一切要从员工的角度出发，从客户的角度出发。 掌握了以上五个关键点，作为以行政部门角色出发的差旅管理工作就完成一多半了。但如何能够把企业的差旅工作管理好，就需要我们再上一个维度，这就需要在计划、执行、回顾、数据分析及总结这五个关键点中去提升我们的管理效能了。一、 计划这里的计划是要求所有人员的差旅一定要有计划，从目的到每天的日程都需要提前做出审核，简单理解就是从第一关要把握好差旅的合理性。随着互联网的发达，很多工作都可以通过电话、邮件、视频会议等方式进行远程的沟通和解决，这种情况下就没有必要去现场出差了。因此对于计划合理性的审核是控制整个差旅费用最关键的一步。二、 执行差旅计划一旦批准，所有环节的执行工作一定要配合计划的安排，这其中即包括了差旅过程中所有相关服务上商的配合，更包括了差旅本人按预先制订的差旅计划进行现场工作展开的考核。三、 回顾任何一项出差工作，我们建议出差人要填写差旅的日程总结，对比其之前的差旅计划安排，看看是否按计划执行了。这也是对出差成果的考核，通常情况下，这种考核是由其所在业务部门的上一级领导来进行审查核定的。四、 数据分析想管好差旅工作，对所有的差旅数据进行数据分析是提升管理效能最有效的方法。这里建议以个人为单位，结合其所在的部门业务指标完成情况，进行数据分析。简单的例子就是，很多销售是有业绩指标的，假设大家的指标都是一年一千万，所负责的区域又完全一样，如果A的差旅成本为30万，B的差旅成本为80万，那么对于他俩的数据分析，就可以看出未来部门会用谁担当更大的责任了。同时，我们也建议将这些数据公开及透明化，当然对于这些差旅信息敏感的企业除外。公开及透明的目的啊在于，使得企业部门之间及同一部门的个人之间对各自在差旅成本上的消耗有所了解，而对比其业绩完成情况可以产生一部分的驱动力。五、 总结有了良好的数据分析，就可以结合第一个维度中的五个关键点，以及本维度中其余四个关键点进行总结了。通过对大量差旅数据分析统计，可以不断提高我们对于整个企业差旅管理工作的现状了解及认知，而只有基于这些对真实数据的分析，才是提高我们管理效率最有效的手段。一切的差旅管理工作都要适合于自己的企业，不要盲目照搬其他企业的。适合自己的才是最好的。最后也将“实践是检验真理的唯一标准”这句话再次送给行政的小伙伴们，希望大家在行政的实际管理工作中多学、多用，多思考，多实践。 收起

企业的公共关系管理工作，就企业体量而言，无论其大小，都应该成为高层管理者重点关注的管理内容之一。而当企业达到一定规模后，特别是上市的公司，个别企业对公共关系引发的危机事件处理发生偏差，就会直接导致公司股价雪崩般地暴跌，其强大破坏的力，甚至在一夜之间让企业缩水千万以上是司空见惯的事情，而特别严重的，则可能是蒸发上百亿市值！而后面的货币单位还有可能是美元！因此对于企业的核心管理者、代言人等与企业形象有着高度关联的人员，他们的一举一动会24小时曝露在公众视野之中，任何的不检点的行为，都会造成排山倒海般的后继影响，尤其是在互联网如此发达的时代，其传播速度是在以秒为计时单位的速度下呈现出几何级数增长。小到个人，大到企业，其结果往往都是一样的，人设崩塌，名誉扫地，品牌受辱，股价下滑。此处不多举例，大家可以回顾下去年东哥的案例即可知其中利害，其事件的幕后即使是仙人跳，但给东哥本身和公司带来的巨大经济损失是无法挽回的。我们说几个在公共关系中的要点：首先是机构设置，一定要有固定的部门及人员承担这个责任，因此，对于具备一定规模的企业，其公共关系管理会有专门的部门和人员负责，更有巨型的企业会设置企业的新闻发言人等岗位，其对外的重大信息公布，都会通过正式的渠道，甚至是以召开新闻发布会的形式对社会进行公开发布。而对于没有专职部门负责的企业公共关系管理会放在哪个部门呢?总经办、董办、市场部、法务部、行政部等诸多部门都有可能成为其落地的负责部门。而行政部往往会因其在企业的运营当中，接触到诸多国家行政机构的监督管理，从而也就接受了企业的公共关系管理工作，这在一些中小企业中也是比较普遍的。而由于公共关系的责任重大，在应对危机期间，其汇报线要求直接到最高决策者，因此在汇报线的设计上，层级越少越好。有了部门有了人，接下来就是工作安排和任务。公共关系管理所有的工作都要从平日做起，并不是等到真的发生问题才临时应对。这是一个养兵千日，用兵千日的部门。而首要的依然是这些人员要建立好自己的工作流程和制度，既要涉及平日的公共关系管理及维护，更要有完善的应对公关危机的响应方案及流程。还需要重点关注的是，企业行政也好，公共关系部也好，对于原有社会公共关系的维护及管理仅涉及到政府机构等职能部门，其中也包括一部分的企事业单位。但对于公共关系管理其所涵盖的范围，则是整个社会，范围小点的可能就是企业所在的市、地、省，大一些的则就是全国，更大的影响区域就是全球了。如果这些责任都要划归到行政部的管辖范围之内，则还是之前的老话，术业有专攻，要么成立专门的部门，要么引进专门的人才。公共关系管理是门科学，不是谁都能操作的。部门、人员、工作及制度流程完善后，还需要的就是预算的支持。但我们可以欣慰的是公共关系管理不仅仅是花钱的部门，有的时候也会给企业带来可观的收入。很多企业中负责公共关系管理的部门，通过与政府各个机构的有效沟通，会及时收集到一些信息和扶持曾策。而很多政府对于企业的一些有利于社会、科技发展及提升就业等行为，是给与真金白银补助，以及返税，减税等优惠政策的，充分利用这些机会，所拿到的政府补贴往往比公共关系部门几年的运营成本还多出很多。当然对于人力及财力有限的中小企业，无法安排专职人员负责的话，多掌握些有关的公共关系处理知识，以及做好自己的处理预案，也是一套切实可行的方法，另外国家有些补贴政策也是针对些中小企业及高科技企业的。以下老行政在此将二十年来的心得分享给各位读者，希望对你们的工作有所启发。企业对于公共关系的管理，首先需要划出两个维度，内部与外部，内部即企业内在的全体人员，先把企业内部的公共关系做好，是做好外部公共关系的基础和前提。因此也就需要在企业的宣传与培训中，增加全员对于公共关系管理及维护管理的必要知识，使大家了解任何个人的异常行为及言论，一旦失当，不仅是引火烧身，而且还可能波及到企业身上，其破坏力是惊人的。对于内部再划出我们的关注重点，其中既有人，也有事。对于人，这里尤其要关注企业的领导者，形象代言人等。当然我们也会发现一些基层员工的违法或不道德的行为会引致的社会关注，尤其是现在大家争相炒热度的时代，个人行为往往会后期会被关联上企业背景，如某某公司的某某抛妻弃子，道德败坏等等。对于这种情况，企业也要站出来给与正确的表态，不能任由事情发酵。对于事，则大多集中在公司的产品或行为对消费者权益的侵害，对公众及社会产生负面的影响，如违规操作，污染超标，甚至是噪音扰民等等与公众发生关联的问题都可能会会引发社会围观，从而对企业形象、股市等产生一系列的影响。这里我们可以回顾一些案例：记者卧底某连锁快餐的某店面，发现员工用污染的抹布擦拭工作台，并将掉落地面的半成品未经清洁直接丢进油锅进行加工的行为。以另外一名卧底记者发现某几个企业使用的快餐企业使用过期食品原料等诸多问题。接下来我们再举个美国金拱门的案例来分享一下吧，图片来自网络。 1天蒸发1亿多美金，故事简述如下：2017年暑期，Nick到麦当劳当临时工，几天后被安排负责冰激凌制作，某日下班后，准备给自己打一个免费的冰激凌，却发现机器卡住了，他自己拆开后，发现奶油槽内长期积累的冰激凌液已经风干变质发霉了，提出清理的请求后，经理因为需要支付加班费而拒绝了他，在和经理大吵一架后，Nick次日便被辞退，之后他将在麦当劳当时拍下的照片发到了推特上。接下来就是照片被迅速转发，媒体迅速助力，引发全球关注，股市响应后迅速暴跌，美国食品安全管理局FDA介入调查，CEO急的团团转……以上无论是发生在国内的，还是发生在大洋彼岸的，既有员工的个人行为，更有企业的管理责任，而两者一致的是都导致了引起了社会的广泛关注，以及对企业及品牌造成的恶劣影响。因此我们也就更能深入的理解到，为什么要把公共关系管理作为企业管理工作的重点之一了。通过对以上案例的分析，我们更会发现，很多平时看起来的小事，最后引发的后果却是非常严重的。这也是蝴蝶效应在企业的公关事件中往往能得到最真实印证的有一典型案例。但如果在以上案例中，经理响应了Nick的要求，安排他清理了冰激凌机器，不仅支付了加班费，并给与了额外的奖励，同时将事件上报公司，CEO立刻引起重视，要求全球的企业加强类似设备的清洁卫生管理，则之后的一系列事件就可能不会发生了。由此我们还要重回上面需要关注的要点，就是一定要做好公共关系关键点的识别！企业内部是首要的管理重点，任何小人物最后最有都引发最严重的后果。企业的内部管理和标准要严格执行，疏忽大意以及操作不当，轻微的情况是导致残次品的产生或投诉，严重的则是发生生产事故，人生伤亡等，这些都是有可能发生的。而事件发生后的信息扩张，快速进入公众视野，引发媒体关注，政府机构介入等等。因此对于任何企业而言，首先管好自己的人和做好企业该做的事，是所有公共关系管理最坚定的基础。接下来我们谈谈如何在公共关系管理中变被动为主动。企业责任部门应对公关危机及突发事件只是其功能之一，而更重要的是平日对企业公共关系的良性宣传及引导，树立企业正面的公众形象，得到社会、媒体及政府的广泛认可，积累企业的社会公共关系的资本。而其中有一些关键的维护及管理对象，也是企业负责公共关系管理部门的工作重点。首先包括的就是企业相关的政府机构，通常会有工商、税务、公安、消防、安监、城管、宣传、企管、行业归口管理部门等等，与他们的关系维护，并保证日常沟通渠道的畅通是我们必须要做到的。第二个层面是行业的商会、新闻媒体等单位。这里特别要强调的是：不要临时抱佛脚，无论对哪一个层面的沟通，都是源于平日的积累。在关键的时候，第一时间能够找到要找到的人都是来源于平日的关系管理及维护。至于怎么去维护，由于不同的地区，不同的机构，以及不同的对象都会有不同的方法，这一点就需要企业相关人员平时的摸索和积累了。而由于现代社会竞争的激烈，在竞争对手之间往往一定要争出个你死我活。由此我们在企业公共关系关注维度中，对于竞品对手的关注也要格外注意，良性的竞争仅是表面现象，在公共关系事件上，趁机痛打落水狗的事件，暗箭伤人的事件也会出现在一些不良企业的恶性竞争中。伤人之心不可有，防人之心不可无，因此关注好竞争对手在企业公关维度的一举一动也就凸显出其重要性了。最后我们再来讲讲危机公关或危机应对，就是企业在危机事件发生后，对企业的公众形象和公共关系产生负面影响时所采取的一切行动，当然这也是企业最不愿意见到的事情了，但也是不得不做，并必须快速解决的事情。为了便于大家理解，我用一个简单的表格来介绍一下：再次强调！企业公共关系管理是门十分复杂及庞大的课题，区区几千字是不能详述的，更何况每个企业都有各自的特点，因此也就没有一套能完全覆盖所有企业的公关解决方案了。要做好企业公共关系管理还是要领导重视，全员参与，时刻关注，主动出击。今天的分享就先到这里，希望对行政同行们的工作有所帮助，感谢您的阅读。 收起

2019年9月10日，当天刷爆朋友圈的除了铺天盖地的教师节感恩与祝福，就当属阿里巴巴20年的年会，会上马爸爸在自己55岁生日之际卸任阿里巴巴董事局主席，以及阿里新六脉神剑的发布。如此一场6万人参加的企业年会可以堪比一场国际体育盛事的开幕式盛宴，或许这也是我们今年见到的规模最庞大和精彩的企业年会了。大多数企业每年的年会依据企业规模的大小，也展现出了极大的差异化。小企业的年会可能就是几十个人或者十几个人找家酒楼，领导总结发言，畅谈下企业愿景，之后员工表演小节目、全体用餐、中间穿插着抽奖、员工表彰，个别领导发言等几个简单的环节就可以覆盖了。但对于像阿里这样规模的企业，其如此规模的年会，他的策划及组织时间粗略估计往往会超过半年，甚至是一年。而需要将企业未来几年的年会计划进行长期规划的，则其规划周期可能会以五年的来计算。同样，举办如此规模的年会需要专门的组织或团队来负责，这就是术业有专攻，因为像普通企业提前个一两个月，凭几个兼职人员策划和组织编排如此大的盛会完全是不可能的。以上也并不是说小型企业所办的年会规模就小，有些规模小的企业如果年会主题之一恰是其产品的同期发布会，则由于客户和媒体的增加，也可以促成一场规模宏大的年会，只是增加些核心的主题而已。今天的课题叫“年会策划与经验总结”，并不是不关注年会现场的实施环节，因为现场环节是整个年会中最重要的，而1500字的限度也仅能写个现场的彩排及预演。所以本文还是先聚焦在题目上，仅仅谈策划与经验总结两个环节。年会的策划如果大家不知道该怎么办的话，就简单的先列个时间表出来吧，填进去我们上小学写作文时老师要求的人、事、地、物、时间五个关键要素，再加上开头和结尾，基本就能够完成你年会策划方案的框架了。而企业规模越大，则建议参与年会策划与组织的部门越多越好，这样更有利于收集大家的信息。因此我们会发现大规模企业中会有专门负责企业文化的部门，也会有专职的人员对年会进行组织安排及策划。而对于中小型企业，往往会以临时小组的形式组成年会的工作小组，至于为什么会是以小组的形式，因为一个人的精力和想法毕竟是有限的，这是一个需要集体智慧和相互协作的项目。既然是年会，其策划的核心通常会围绕以下三个主要环节：总结过去，表彰先进，展望未来。年会的核心目的也在于鼓舞士气，增进团结，指明方向、提升企业未来的凝聚力和战斗力。组织者通常也会将包含以上含义的一些核心的主题，安排在如上环节之中。就如这次阿里巴巴20年年会，马爸爸卸任、发布新六脉神剑都是其核心的主题内容。为了给大家一个比较清晰的思路，我们可以建一个简单的表格，将与年会有关的策划内容都填进去，再根据后期年会小组的沟通情况，领导和员工的意见反馈等，及时进行修订和更新。特别声明：以下表格内容并不全面，请企业结合自己特点进行调整，同时建议使用甘特图等专业表格进行更新管理。年会的策划一定要基于企业自身的特点来展开，别人家的年会策划你可以参考，但不建议照搬。大家可以把自己想到的与年会相关的工作都填写到上表内，宁可多填，也不要漏项。同时建立年会工作小组，大家将表格内的工作进行合理分工，其关键是要做到事事有人管，人人有监督，大家要定期召开工作的进度会，把各自所负责的工作进展情况分享出来，尤其是那些未能如期完成的任务，其难点在哪儿，会不会对其他任务造成影响，有无补救方案等等。很多总结中都会呈现出很多项目的时间不够，决议和成果的导出比较匆忙，这是很多人在年会策划中，没有给突发事件预留出足够的缓冲时间有很直接的关系。尤其是在多部门多人沟通等方面上，很难达成一致的结论，沟通效率过低往往是造成时间延误的主要因素。因此在很多项目上，还是大家给与充足的缓冲空间，而在沟通环节尽量多站在对方的立场上思考问题，或许对于达成一致能起到关键作用。年会的策划方案一定要经得起反复推敲，对其中的任何一个环节都要进行沙盘讨论或现场模拟。我在此用一个小例子来说明预想演练的重要性。我曾经服务的公司某年公关公司给了一个看似十分炫酷的舞台方案，圆形的旋转舞台位于场地中心，参会者分坐在四周。主持人、演讲者及表演者在旋转舞台上，表演中，舞台缓慢旋转，四周的观众都可以看到舞台上人员的正面。但就是这样一个炫酷的装置，在使用后备受指责，因为它不像旋转餐厅那样一小时转一圈，您在里面用餐几乎没有感觉。我们的舞台是三分钟转一圈，看似比较慢了，可演讲的领导及表演的同学下来后纷纷表示，时间长了真的会晕头转向。当然，随着社会分工的精细化，当前也有很多专门为企业策划年会的公关公司，由于其会参与组织各种企业的年会，在经验方面是相当丰富的，当您的年会小组如果确实难以拼凑出一个完整年会的策划方案的时候，在预算能够支持的情况下，找一家策划公司来帮助您，也是一条不错的捷径。当然不良的公关公司也会挖些坑给你，至于怎么避免掉坑，老行政下次再来破解吧。现在简单聊聊经验总结，年会的现场通常是杂乱而有序的。老行政建议在年会现场安排督查人员来监控整个年会进程是否按预定计划推进，对于规模庞大的年会现场，这种类似于观察员身份的工作人员会安排多人，他们分散在场地的各关键部位，紧跟每一分钟的现场变化，他们的其中一个主要任务，就是在现场出现问题时，指挥采取对应的应急措施，同时他们也会收集年会现场进行中的欠缺问题，用于后期的经验总结。年会结束后，我们要及时进行经验收集及总结，其中我们更要关注那些没有达到预期效果，以及发生失误的工作内容，因为只有那些善于总结经验教训的人才能更好的进步。首先要做的是信息和数据的收集，一方面我们可以通过私下采集信息等方式来了解员工的真实反馈，同时也可以通过对现场录像的回放来筛查出每一个环节所存在的瑕疵，当然还有很多的现场观察员提供的信息。同时更要通过项目总结会的方式，让大家把整个年会过程中，自己所观察到及感受到的问题开诚布公地讲出来。这里的人员既包括我们甲方自己年会工作小组的成员，也包括你所合作的场馆及搭建公司等供应商的现场负责人员。这种讨论建议以会议的形式进行，使得每一个人都有发言的机会。同时我们要求经验总结对事不对人，不要把一个经验总结会开成批判会。所有的经验及总结不要停留在大家的讨论阶段，这个宝贵的经验一定要写成专业的书面总结报告，分享给参与年会的相关人员，尤其是即将负责组织下一届年会的同学们，他们将会从中受益匪浅。以上是老行政关于年会策划与经验总结的分享，希望对大家的实际工作有所帮助，感谢您的阅读。 收起

关于印章，已经可以向上追溯几千年的历史，中国出土的印章时间最早可以查证到的是春秋及战国时期，其距今也有近三千年的历史，足见它在人类文明中的重要性。而由于文明开化的早晚，也形成了东西方人在印章理解及使用上的不同，东方国家包括中国、日本、韩国等国家在法律文件上更多地使用印章作为认可标识，而西方国家则认为权益人或其代表者的签字更具有契约精神。所以就出现了这么一种非常普遍的情况，即使是个人支票上，中国人会盖有印章，而西方人的支票上仅显示其独一无二的签字就可以了。接下来说企业的印章管理，通常在企业中，会将“证、照、章”作为一个大的归类，放在一起管理，而管辖的部门主要以行政部、财务部、法务部等用章部门为主，当然也有一部分业务部门会管理与其业务关系紧密的一些印章，如在建筑设计领域广泛使用在图纸上的出图章，行政人员收发快递时的签收和签发章等。我们通常管理印章主要有：公章、合同章、财务章、发票专用章、人名章，而由于用章场景的不同，通常也会依据印章的功能和用途进行分开管理，公章及合同章在行政或法务部门保存及管理，而财务章、发票专用章及人名章多保存在财务部门。由于印章其自身的极其重要性，其重要程度甚至是超过了现金，因为一个错盖的印章，可能给企业造成巨大的经济损失，这种损失少的几万，大的可能就要过亿了，这并不是损人听闻。通过上网搜索，我们不乏找到很多关于用章不当，或私自用章导致企业遭受损失的案例，这种情况累计到一年是损失会高达上千亿元，有兴趣的同学可以上网去复核一下。在我自己的工作经历中，就有一个关于用章的案例：某与我公司有合同关系的企业曾持着一份合同，向我公司追讨几百万元的产品供货，其所持合同原件的印章与我公司的印章原件几乎看不出任何瑕疵，但我公司内部却找不到当初签署该合同的任何留档记录，以及当初用章时在OA系统中留下的任何痕迹。由于公司用章体系包括了线上和线下两个主要渠道，线下渠道就是盖章申请单，由此我们又将数年来保留的原始盖章申请单逐一进行了筛检查询，仍未找到盖章记录。由此我们认定对方持有合同上的盖章肯定不是我公司的印章。据此我们公司果断报警，后经过警方的技术鉴定，发现对方合同上所盖的印章系伪造印章，由此避免了给公司可能造成的数百万元的损失。印章的管理，首先要在企业建立的就是关于印章使用的管理制度，没有规矩不成方圆，尤其对于用章这个关乎企业性命的事件上，一定要编制一套完整的用章管理制度对所有的用章环节进行规范才可以。而制度所覆盖的将是以下几个阶段：制章、保管、申请使用、留档查询、废弃销毁，包括新技术在印章管理上的应用等，以下就各自环节分别说明：01制章制作一枚新的印章，一定是要经过严格的审批，确定制作后，应当凭上级主管部门出具的刻制证明和单位成立的批准文本到所在地县级以上人民政府公安机关申请办理准刻手续。无上级主管部门的，应当凭登记管理部门核发的营业执照、登记证书或者所在地公安派出所出具的证明，到所在地县级以上公安机关申请办理准刻手续。办理准刻手续的经办人员，需持刻制单位的委托证明和本人身份证明；办理人名章准刻手续的，同时提供名章所刻人名的身份证明。出于安全等各方面的考虑，老行政建议在办理上述手续时，至少要两人同行，以做相互证明。02保管无论任何部门保管的印章，一律要求放到保险柜里进行保管，而开启保险柜能启用印章的，最安全的方式是，需要2人以上才能开启。当然对于很多企业来讲，难以达到这样的要求，因此能够开启保险柜使用印章的这个人，就要经过严格的审核，因为这个任务虽小，但责任确实是太重大了。而很多情况下，会有外出用印的情况，譬如到一些政府机关去办理手续，需要现场用章的，在这种情况下，必须要求双人以上同时出行，严格避免任何情况下单一人员使用印章的情况。03申请使用大多数企业已有自己的OA系统，其中用章的审批模块是其流程中的基础配置。通常情况下，使用OA流程，按审批权限逐一完成审批就好了。在盖章环节，我们建议是，一定要使用OA系统中流转的需要盖章的文本，由负责盖章的同事打印出来盖章，而不要使用脱离了OA系统之外申请人带来的文本，以杜绝两种文本中可能出现的任何不同，因为在这个环节一旦出现疏漏，就很难进行挽回了。对于没有OA系统的公司，大多还是通过盖章申请单走线下审批流程的，这就要求负责盖章的同事要严格执行盖章的规章制度，对缺少任何手续的盖章要求一律拒绝，即使是有审批人的电话通知都不行，一定要求其通过短信或微信等以文字形式进行批准，并在事后补签流程的纸质文档才可放行，而当时的微信截屏也要保留并打印出来，作为盖章文件中审批的副本，毕竟在后期查询时，不是所有人都能清楚记得几个月前发生的事情，更何况是几年前。04留档查询盖完章的任何文本请不要脱离盖章人的视线，在完成用章后，立即对文本进行复印或扫描留档，最好将扫描留档的文本再回传到OA系统中，这样无论是对于后期统计或查询，都将非常及时和方便。如果是线下的用章审批单，建议对审批单进行登记，录入电脑，这样方便后期的查询，再将原始单据和复印件编号后一起存入档案柜保管。05废弃销毁印章由于不同原因，也会有寿终正寝的时候，因此关于废弃及销毁的流程，也要编入当初的印章管理制度中。而在废弃销毁在实际执行中，通常是将印章图案进行无法修复的破坏，而在整个执行过程中，除了双人在场以外，要求进行实时录像。销毁的印章和录像之后进行分别保管，以在任何需要进行查询的时候进行查证。06新技术的应用以上关于用印的管理，已经可以完全覆盖到当前大多数企业的需求。只要有完备的用章管理制度，并在工作上尽到人尽其责，是完全可以保障用章安全的。但随着社会的发展，各种诱惑，人是难免犯错误的，因此像很多行政领域的工作一样，人防配合技防。既然企业的印章管理在很多管理者的工作中认为是非常重要的，因此随着科技的发展，今天我们已经有很多现代化的技术来支持企业的印章使用及管理，下表的所有功能已经能够完全覆盖了企业的用章场景。为了免去做广告的嫌疑，老行政在此不说哪家企业的印章系统具备如下功能，总之现在市场上有很多产品能够完全对下表的所有功能进行覆盖。这种印章系统有些品牌或厂家给其定义为企业的印章管理系统，有的定义为盖章机器人，都是在强调其智能化的一面。其大致的样子，像个或方或圆的套筒盒子，内嵌印章，盒子本体十分坚固，大多具有内置的JPS、电源、SIM卡、摄像头及显示屏等，具有远程控制功能。在获取盖章流程批准后，会在特定场景及操作下，由执行机构落下印章，完成盖章操作，同时其摄像头完成场景及文档的录像或扫描等任务，这种产品正在逐步走入企业，替代之前建立在人格信赖之上的用章管理工作，当然这种产品的价格也不是一般的便宜。关于企业印章管理，以及新科技在用章管理上有何问题，都可以找老行政交流。今天的分享就先到这里，希望对行政同行们的工作有所帮助就好，有什么不到之处欢迎拍砖，感谢您的阅读。 收起

行政预算管控可能是很多行政小伙伴们最头疼的任务之一了，编制预算时头痛，使用预算时头痛，使用完了报销的时候还头痛。我想这也是为什么需要在这个话题上邀请众多的行政大咖们来分享自己经验的原因。其实不让自己在行政预算管控上头痛的做法很简单，就是你把从预算的编制到最终使用完成的所有流程和制度全部梳理清楚，制订出严谨的规章制度，并去认真执行就能基本解决你的头痛问题了。那么怎么去管控好行政预算，老行政用看似最简单粗暴的方法去解决这个问题，毕竟很多事情，你把它想的越复杂，心理的压力也会越大，在这个时候，看似简单的方法或许是你解决问题的最佳方案。建议大家从三个阶段入手，就是预算的使用前，使用中和使用后，并在以上的环节中抓住其中的两三个重点。以下我就和大家分享一下自己如何去管控行政预算的：第一阶段：使用前01先界定再制订大家怎么去理解预算使用前的管控，是指预算制订或编制吗？我把预算的制订作为预算管控的第二道关卡，在第二道关卡之前的第一道关卡，我把它叫做预算的界定，这里要做的工作非常重要，就是究竟哪些预算可以划入行政预算之内，在这里我们一定要把归属自己部门管理的行政预算，和归属其他部门使用的行政类预算区分开。我们以交通费为例，这里有：A、这里有公司班车租赁费；B、公司自有公务用车的燃油费、路桥费、保险及保养费；C、公司员工公务外出或外地出差过程中的出租车费；由于各个公司财务口径及记账方式的不一致，在部分公司，这些费用都计为行政类费用-车辆使用费。但实际上，大部分公司的行政部门只负责A的编制及使用，公司公用车辆归属行政管辖的再负责B，而C往往属于公司业务范畴，不应该计入行政部门的预算，而应该在公司所有部门编制预算时，各个部门根据自己的实际情况编制C的预算。再以固定资产购置费用为例，行政部门的资产购置费用，仅限于公司公共使用性质的资产购置，比如打印机、空气净化器、冰箱、微波炉之类；各个部门因自身业务需求而购置的固定资产，如宣传部门购置数码相机等，这些固定资产的预算费用要放在各个部门，而不要放在行政。02先定规则再分摊很多公司的行政部门背负了大数额的预算，由于数额的巨大经常被公司在削减预算时把行政类预算当作重点目标。但实际上行政部门使用的预算基本都是公用性质的，比如房租、水电费、班车租赁费等等。但由于行政类预算很多是统一支出的，因此我们在支付完成后的费用分摊环节做好工作就可以了，做的好的行政通常会将这部分预算分摊给各个部门，甚至是分摊到人，理论上分摊到个人的方式，是最佳的行政预算统计分析方式。但以这种方式去分摊之前，一定要把你制订的规则和公司的领导、财务部门及需要参与分摊的所有部门沟通清楚，达成一致，并制订完整的预算使用规则供使用预算时执行，这就是先定规则再分摊。分摊的最重要意义在于，每个部门甚至每个人都清楚的知道自己所消耗的行政类预算的多少，公司在做成体的业务调整时，也会将各个部门甚至是个人消耗的行政类预算作为考量的主要依据之一。另外一方面就是行政不用再背负着一个高数额的预算，而成为公司削减预算的众矢之的。第二阶段：使用中01有系统的用系统预算使用是整个预算管控的重点阶段，怎么能够很好的管控行政预算，在制定好规则之后，一定要有一套好的系统来支持你的预算的使用。很多公司都使用OA系统，在预算使用或者是费用支付的环节中，要求各个审批流的信息一定要完整，审批的逻辑顺序清晰，让每一个参与预算使用审批的人员都担负起对应的责任。这里关于责任尤为重要，既然你参与了审批环节，就要对自己的审批意见负责。我们甚至要求企业对此建立倒查机制，在预算被乱用或者出现支付错误时，相关流程的审批人一定要对此承担责任，才能建立起所有人员对预算审批及使用的责任心。02严格把关，透明公开，控制需求，公平对待在行政预算的使用中一定要严格把关，把不合理的需求或者是不符合规范的需求控制在其申请的发起环节。控制行政费用的使用从需求的管控开始，对于不合理的需求在开始就要学会拒绝。烂好人在这里是绝对当不得的，原则性一定要强，但也要学会使用恰当的方式去决绝，当初预算制订时制订的规则不是说放弃就放弃的。一旦申请经过批准，进入到采购环节，在使用行政预算的此后所有环节中，该进行招投标的要招投标，需要进行多方比价的要多方比价，以上的所有行动都避讳行政部单独或个人操作，该需要使用部门提供意见的一定要拉上使用部门一同参与，在不需要保密的情况下，要把所有行政预算是使用情况做到透明公开。行政预算基本都是针对公共服务需求的预算，因此在预算的使用过程中一定要遵循公平原则，在公司内部不要搞厚此薄彼的行为。03抓住重点，集中精力行政类预算的管控一定要学会抓住重点，去关注行政费用中的大项。老行政经常讲的规模效益就在于此。越是庞大的企业，其预算的分类项目就越多，往往是20%的项目支付出80%的预算，因此这20%的项目就是我们管控的工作重点，同样的管控力度，如果都会产生5%的削减效率，则对于80%的部分，则会产生总体上4%的效益，而对于20%的部分只会有1%，4%对比1%就是规模效益最直接的体现。第三阶段：使用后01分析回顾、一月一总结预算的管控不是在使用完成后就结束了，对于预算使用的回顾和总结同样重要，老行政建议每月月初对上一个月的预算实际使用情况进行一次整体的同比及环比分析，分析的重点一部分是针对之前提到的20%项目占用80%预算的部分，另外一个重点就是对上一个月的新增项目的分析及总结。对于在使用预算过程中出现的失误或错误一定要及时分析出造成问题是症结所在，怎么能够避免同样的事情再次发生。天下没有不犯错误的人，对于行政也是一样，及时的总结经验教训不仅在行政预算的管控环节，它在任何一项行政工作上都是对我们有着巨大帮助。02书面报告建议大家每月出具一份行政类预算实际使用情况的分析报告，报告不仅对上一个月度的预案实际使用进行分析总结，也要给出下一个月的预算支付预期情况，由于我们身处在一个频繁变化的时代，去年制订的预算方案不一定会一成不变的执行，及时对当初的预算方案结合公司最新的状况进行调整才是对工作真正的负责。以上报告需要呈报给公司领导的则按时呈报，即使公司没有要求，老行政也建议每一个行政部门的管理者养成这个习惯，随时把握好行政部门的的预算使用情况，做到心中有底，头脑中有数字的管理者，才能真正控制好行政预算的使用。以上是老行政关于行政预算管控的一些心得，希望对大家的实际工作有所帮助，感谢您的阅读。 收起

费用控制对于行政人而言，遍布了所有行政模块中的每一个角落。很多小伙伴，尤其是初次接触到这个企业职场租赁有关各个环节的，特别是退租项目，由于对整个项目的不了解，极有可能出现缺项、漏项等偏差，甚至是由于经验的欠缺导致企业可能会遭受到很大的损失，因此特意提出这个需求；另一方面，由于现在大家所在公司的发展变化非常频繁，导致职场需求中的退租、新租、扩租、转租、续租等任务频繁出现，这些任务对于行政人员基本已处于常态化，而除了正常的租赁到期退租外，由于公司变动的突发性等因素，提前退租也是我们工作中经常出现的，对于这部分特殊情况造成的退租，其对费用的控制就更为重要了。因此基于以上因素，我希望通过我的在这方面的经验积累，给大家一些思路和方法，方便各位在遇到退租项目时，能够轻松应对对于退租项目的费用控制。针对于退租项目的费用控制，其起始的源头是大家在租赁当前这个职场之初就基本上确定了的。为什么会这样说？因为在租赁之初，在我们签订的租赁合同中，对于退租时的各种情况一定会有很多详尽的条款对双方责权利逐条进行解释的，而且这些写在租赁合同中的所有条款，是具有对双方共同的约束力，也是双方最具法律效力的文件。而很多企业的行政由于在当初签订租赁合同时，忽略了对于退租条款的详细审核，往往出现一些有利于出租方的条款，甚至是严重不平等的条款被写在合同内，其中也包括退租条款中的一些不平等项目。由此可见，当初签订的租赁合同，就成为了我们是否能够有效把握好退租项目费用控制的基础法律文件了。强调完租赁合同的重要性，我们现在转入正题，看看都从哪些地方入手能够有效的控制好我们退租项目的费用。以下我将给出控制费用核心的四个维度一把尺子，我们逐一进行拆解分析：一、 费用既然我们的目标是对费用的控制，就先要弄清楚都有哪些费用，这个就需要做一个详尽的调查，对这些费用的依据、多少、支付周期、付款情况、凭证明细等都要详细列明。因此建议大家以表格的形式来进行统计分析，关于费用的统计一定要全面清晰，严禁发生缺漏项情况。由于项目的缺少，有可能会导致这部分费用你就要不回来了。以下我们用一个简单表格来罗列一下在退租项目上有关的费用，以及控制要点：二、 合同合同是我们在整个退租项目上最重要的法律文件，尤其是对于提前退租的情况，一定要仔细研究一下提前退租的全部条款，要把整个合同研究透彻，自己法律知识不够丰富的，可以找公司的法务同事一起研究。这里的合同是一个范围，除了租赁合同，还要把其他和租赁相关的一切法律文本都要整理出来，进行深入地研究，这里也包括和物业公司签订的合同或协议等。很多情况下，双方会在合同以外签一些补充协议，其中也会涉及到一些费用，但在退租时，由于忽略了对这部分补充协议中信息的收集，导致一部分已经支付的费用无法收回或多支付的情况出现。把合同吃透，把所有的条款做到烂熟于心，在和业主等进行退租谈判的时候，你就能做到心中有数，从而占据主导地位，这对获得对己方最有利的谈判结果是非常重要的。三、 时间时间是整个退租项目中一条最需要严格把握的主线。我们在本文的开头已经强调了，关于退租的所有条款最好在租赁合同签订之初，双方就已经达成一致。其中包括提前退租时，所有条款的就已经约定好了，所以将合同中所有时间对应费用的条款一定要研究清楚，其前置条件是什么，因时间节点差别所引发的结果是什么。只有将合同中费用与时间的细节全部做到烂熟于心，你再去和业主方交涉时就能在气定神闲中取得胜利了。因此，我们先选出首先要控制的关键时间节点，这就是退租的时间，这个是整个项目中最关键的节点。一方面我们要考虑的是，准备搬入的新职场届时是否已经完全具备了迁入条件。另一方面，我们也希望将最后一个周期的租金发挥到物尽其用，认为在租期到的最后一天完成搬家是占尽最大便宜的。而在非到期退租时，也要考虑好，这个时间节点给罚则带来的影响是什么？但这里要给大家的建议是，一定要把握好这个时间节点，留有一些时间上的缓冲期，很多情况下是由于新办公地点未具备交付条件，这边的租期已经到期，而本来出于想节约一部分租金的想法，反而会弄巧成拙。另外就是有关退租中各类费用的支付及押金的退回时间。其中对于押金退还等时间，如果在原有的租赁合同或其他补充协议内没有约定条款时，建议大家就退租的各类事项单独签署一份补充协议，把有关退租的一系列的费用支付及退还等项目逐条明确下来，并一定要约定好时间。很多情况下是，租赁方退租了，当初交付的押金迟迟退不回来，业主方一拖再拖，就不了了之。这里还要特别提一点，各类待付费用的付款时间节点是要进行严格把控的，毕竟钱在谁的手里，谁的话语权就大一些。四、 沟通一切关于退租项目的沟通都非常重要，良好的沟通是解决问题的核心方法。这里的沟通既包括我们公司内部的沟通，比如和退租相关任务中，负责决策的领导、负责合同条款司法解释的法务及负责支付及原始票据保管的财务同学等。更要关注我们的外部沟通，和业主方、物业方及中介公司的。通过和这些外部相关方的沟通，尤其是提前沟通，将会使得我们能够及早发现退租项目的整体情况把握。关于和外部的资源的沟通老行政的建议是，从关注平时的沟通做起，熟人好办事，这个尤其在于中国是一件大家都心领神会事情。平时多去拜访一下业主、物业的主要负责人，节假日送个小礼物，给一个节日的问候，偶尔大家小聚一下，哪怕是平时见面打个招呼，都是加强双方了解和关系的主要方式。这样不仅是在退租需要沟通时，即使是平时有个需求，对方也很乐于去帮助你。而在退租项目上，在很多条款双方僵持难下的时候，你平时所做的功课，就可能让对方退让一步。这里还有一方的沟通也是很重要的，如果你是通过中介租赁的办公室，那么在退租时建议也多和他们进行一下沟通，毕竟从案例及经验的积累上，以及和业主的关系上，中介的话语权往往会比租客大一些。因此从中介处你不仅可以得到良好的建议，还有可能在退租的任务上少走弯路，赢取更多的利益。五、尺子老行政在行政工作中的很多模块及任务中都强调大家用好效费比这把尺子，这在我们的退租项目的费用控制中也不会例外，我们这里强调的是既要考虑到费用成本，沟通成本、也好关注到时间成本，还有我们的管理成本。尺子作用就是在于测量和比较，除了费用的衡量之外，时间也必须是我们的关注项目。在费用、时间、合同条款三个关键元素中，以效费比这把尺子进行多维度下的对比评估，通过与公司内部相关部门，外部业主及物业公司的良好沟通，达成双方甚至多方在退租项目上的共赢，是我们在退租项目费用控制上的终极目标。最后提醒，所有的工作计划建议以项目评估报告的形式记录下来，再汇报给公司领导，获得批准后，再予实施。以上关于退租项目上的费用控制，希望对大家的实际工作有所帮助，感谢您的阅读。 收起

区别于生产型企业，对于办公型的企业来说，办公室就是职场人的战场，而我们提供给大家的办公空间就是大家的阵地。今天老行政就聚焦在“人性化空间的规划”上来聊聊如何做好人性化空间的规划。我经常说没有两家完全相同的企业，同样对于空间规划也不会有两家完全一样的设计，那么如何在空间规划中体现出人性化，其关键在于首先是把人作为在整个办公空间规划中的聚焦点，这里的人既包括了企业的所有员工，也包括进入到办公场所的每一个人，无论是客户、供应商还是我们的服务人员，都是我们关注的焦点。怎么能够为所有人达到人性化，老行政将从三个核心维度展开来探索人性化的空间规划：一、 安全是的，安全再次成为第一个要受到关注维度，“没有安全就没有一切”是每一个行政人都要牢记的第一工作信条。办公空间规划同样也必须将安全放在第一位，因为人性化最根本的出发点就是对所有进入到办公空间内人员生命的尊重，或者说尊重生命是所有人性化的首要出发点。因此关于安全的展开我们会从以下四个分支逐一讲述：01防火安全，所有的规划必须遵循国家的消防法规及建筑消防的标准，毕竟这些法规和标准都是用生命换来的，是在设计规划中必须遵守的。除了所有的消防设施和设备的设计安装要遵循规范，包括在逃生通道上，有些公司在通道的设计和装修阶段的确是遵照了有关的标准，而在后期入住后，经常会以充分利用空间等理由，出现很多占用逃生通道的行为：如在通道内摆放文件柜，绿植盆景，甚至是堆放一些杂物等等。这在平时看似无关紧要的行为，在火灾或地震等灾害发生时，却有可能因通道狭窄，延误逃生的时间，严重的甚至会导致人员的伤亡。在消防安全中，任何一项细节都不要忽略，包括逃生指示标识，如果平日缺乏安全培训，即使这种标识随处可见，也容易被忽略，因此在员工的日常逃生培训中，务必要大家熟悉逃生通道的指示标识及方向。很多公司为了节约成本，将应使用应急电源照明的逃生指示标识更换为荧光贴纸，这种荧光贴纸在经过充足的光源照射后，会在一段时间内发光，但往往是在时间过长或周围环境过暗，以及烟雾较多情况下，其显示效果几乎为零，因此建议大家不要在这方面吝惜装修成本。02人身安全空间规划中对于人身安全的考虑也有很多方面，有无突兀的台阶，人员通行的走廊或过道内有无能够伤人的尖角类装饰，通透的玻璃隔断或玻璃门上是否粘贴了醒目的防撞条。现在的低头族太多，大家在行走中也不忘看手机，因此在走廊等大家通行的区域上的规划除了保证宽度外，在一些转角处要设置足够的缓冲空间，通过地面材质的变化，地面标识等提示低头族们该拐弯了。我们以防火门为例，由于防火分区的需求，一部分办公区域会被使用防火门进行分割，而对于防火门的要求是常闭状态，那如果在经常有员工同行的通道上究竟应该选用哪种防火门，一种是带防火玻璃窗口的，另外一种不带，价格上虽然后者更便宜一些，但对于经常有人同行的通道，如果看不见双方向的来人，向外推门的一方，如果动作太突然，有可能会撞伤对面正准备拉门的行人，这一点就是对人身安全的考虑，虽然是一个小小的观察窗口，却能够有效避免对往来人员的意外伤害。我们再举一个例子，钢化玻璃在现在的装修中经常被用于房间的隔断或区间的分割，乃至外玻璃幕墙及采光顶等位置。钢化玻璃虽然坚固性远远大于普通玻璃，但除了因意外冲击导致的破裂外，由于内部存有细小的气泡、或在安装后长期有局部应力，钢化玻璃有时候会在未受任何外力的作用下，突然碎裂，我们称之为自爆，虽然钢化玻璃爆裂后通常是细小碎渣，不会对人产生因质量冲击造成严重的伤害，但也会有碎渣划伤皮肤的情况。尽管在通常情况下，钢化玻璃的自爆率会低于千分之三，但没人会保证安装在你办公区域中不会自爆。因此在空间规划中，但对于一些对安全有特别要求的地方，必须使用钢化玻璃的，我们建议使用双层加胶，或单层贴防爆膜的钢化玻璃，来免去自爆所带来的意外伤害，因为对于一块钢化玻璃的自爆率虽然为0.3%，但两层玻璃同时自爆的概率几乎为零，因为只要其中一块自爆了，我们肯定会抓紧时间进行更换的，而贴有防爆膜的玻璃其自身刚性再次得到加强，即使玻璃发生炸裂，也不会垮塌解体。这种双层加胶的钢化玻璃通常会被安装在楼梯或采光井护栏、旁边紧邻员工工位的隔墙等，就是为了预防玻璃突然碎裂后，其掉落的碎渣对人员造成的意外伤害。而贴防爆膜则是对已经安装了单层钢化玻璃隔断最有效的补救措施。关于人身安全很多地方都要予以考虑，在空间规划中，很多企业计划给员工配备睡眠舱，这种新鲜事物引进时，我们也必须要关注其安全性。材质是否是易燃物，是否为环保材质，甲醛释放量如何，内部有无电气线路会造成火灾及触电的隐患，睡眠舱的通风是何种形式，自然通风还是机械通风，这些与安全相关的都是我们在规划及购置前，都是需要关注到的重点。03信息安全这条往往是很多企业所忽略的，信息安全怎么会和空间规划有关呢。的确有关，举一个很简单的例子，我们在规划最核心的会议室时，会把安排到哪个位置，临窗的话，企业的信息很可能被有意图的人通过远程监听设备获取的，这不是空穴来风，作为企业的核心机密，在会议室讨论时，一定要安排在一个四面是实体墙的空间中，且会议室的墙面隔音效果足够好。而即使是要安排在有窗户的会议室中，也要事先对玻璃进行粘贴一层特殊的防窃听膜才可以达到安全的目的。而作为公司核心层的办公室，在隔音方面尽量以实体砌块墙替代玻璃隔断或玻璃高隔间，后者虽然在感观上通透明亮，但在隔音保密方面却略有不足。当然，对于一些存储公司机密信息的地方，也要做出特别的规划，譬如公司的数据机房、档案资料室等。04隐私安全，我们不仅对公司的信息安全要在规划中考虑周全，对于员工的个人隐私也要予以充分的考虑。这里也举两个小例子：出于人性化，我们会给在哺乳期的女同事安排母婴室，是她们在公司给孩子准备口粮的地方，那么除了必备的冰箱、消毒柜、上下水等设备设施外，母婴室的位置一定要找一个远离员工通道，人流量、少，隐蔽安静的地方。另外一个重点是员工的卫生间，之前有个行政伙伴来找我咨询，由于公司楼层的卫生间面积有限，人员又多，问我可不可以使用无性别卫生间替代男女分开的卫生间，并说现在很多公共场所都有这种卫生间啊！我给他的回复是，这种卫生间的确在一些公共场所，尤其是餐厅是非常常见的，但这种卫生间的特点是，使用它的人几乎不认识，无所谓谁先谁后。但对于公司不是这样的，楼层里几乎都是熟人，这种男女共用的会使前后使用的人比较尴尬，认为自己没有隐私，心理不舒服。因此这种无性别卫生间在办公空间内是要严格避免使用的。二、 健康安全之外，第二个最重要的维度，也是最能体现人性化的空间规划就是对健康的考虑。这里有一条捷径是可以走的，就是选择经过WELL认证的办公楼作为自己的办公场所，或者规划中完全遵照WELL认证标准去执行就好了。如果我们选择的职场是没有经过WELL认证的，那就参照WELL的七大核心体系——空气、水、营养、光线、健身、舒适性、精神作为参考吧。我们这里简要的分享一下在规划中如何在这七个体系中展现人性化。01空气：大家基本能够考虑到的是温度、湿度，以及空气中甲醛、苯及TVOC等有害物质的含量；再下一个层级是新风量，新风的供应直接影响空间的含氧量，反馈出的结果就是大家是否全天都有一个良好的精神状态，因为含氧量的降低、二氧化碳的增加是容易导致人大脑迟钝，反应速度降低的。再往后的一个层级是对PM2.5的控制，尤其是针对北方多雾霾发生区域，在空间规划中必须要考虑PM2.5处理设备的设备选型及空间位置等问题 。02水：这里既包括生活用水的给水排水，也包括饮用水，我们主要聚焦一下员工的饮用水，饮水机的布置，是否有定期的清洗及消毒等。03营养：这主要看下我们对员工用餐便利性，尤其是规划有员工厨房及餐厅的场所，对于安全及健康的控制，其中也有员工就餐的便利性及效率等，试想一下，排队半小时，用餐十分钟一定是一种不人性化的体验了。04光线：这里既包括的自然照明，能否有效利用自然光源，以及室内的电光源对于员工24小时办公需求的满足，另外也包括遮阳系统等等，总之光线的规划设计必须让大家在自然光中办公的舒适体验。05健身：这里主要是包括员工在室内外的健身活动空间，很多企业为了员工健康，在企业内部布置有健身房，规模因企业大小差异很大，实际上在企业内部空间如果没有条件的情况下，也可以考虑公共的健身房资源为员工解决健身需求。06舒适性：这里主要是对于无障碍需求的残障人士的关怀，符合人体工程学的设计，以及办公区域内噪音的有效控制等，很多企业在规划中对噪音控制往往忽略，试想一下，如果身处在一个嘈杂的环境中，谁能够安心办公呢？07精神：这里关注的主要是员工的精神健康方面，一方面在设计规划中整体环境、装修及装饰等给人的精神感受，是否有愉悦感。另外一部分规模较大的公司会有心理咨询室的设计等等。三、 高效一切人性化的规划设计呈现的最佳结果就是，员工办公的高效化。提升员工的办公效率是可以通过优秀的空间规划实现的，首先我们通过对于上一个维度对员工所在空间内健康的关注，其最直接的结果就是个人工作效率的提高。我们就以空气为例，持续的新鲜空气的供应对比空间二氧化碳含量超标的环境，同一个人的精神状态和大脑活跃度是不一样的，其效率的提升自然可以体现出来。之前听过WELL的一个案例，某公司在上海的办公室经过WELL认证体系改善后，员工的休病假天数较之前降低了60%以上，就是说假设改善之前年人员累计病假天数是100天的话，改善后的休假天数降低到40天以下。除了个人工作效率的提升，我们更需要通过空间规划的合理性提升整个公司的工作效率。如会议室、洽谈室、开放式沟通区域的合理安排，使得团队之间的沟通顺畅，能够很方便的在就近区域完成开放式的沟通或在会议室完成高效会议。而随着科技进步，我们已步入到5G时代，更多的设备被物联网所覆盖，我们同样以会议室为例。通过各类智能设施，会议室会在会议开始前自动调整房间内的温湿度、照明，关闭窗帘，将投影仪、话筒及音响等设备开启，而在会议结束后，自动监控会议已完成，关闭相关的设备设施，同时将会议室的空置状态反馈到会议预订系统中。我们再列举一下员工在办公空间内进出及内部通行的情景，之前的企业采取刷卡门禁的方式来解决员工在不同办公空间内的通行，而现在的已经是刷脸通行和支付的时代了，员工已经摆脱了门禁卡，在办公空间内通过刷脸方式畅行无阻，这既是最根本的人性化体现，也同时提升了员工的通行效率，更是办公空间高效化最直接的体现。人性化的空间规划最终还是要结合企业自身的需求和特点，适合别人的不一定适合自己。更重要的一点是，行政人做任何事情都要养成事前算账的好习惯，这就再次需要用到效费比这把尺子了。任何一项基于人性化空间的规划想法，都要提前计算好投入和产出比，因为绝大多数基于人性化空间的规划都会增加成本，这时候就提前要算算这个想法能够换回来什么了。人性化的空间规划不仅可以用来对未来将要租赁或建造的办公场所的设计及思考，对于现有的职场，大家也可以通过实际应用，换位思考，问卷调查等方式，看看有哪些地方还不够人性化，通过何种方式能够加以改善。 收起