【行政专题】行政工作中的风险管控
2019-07-04 16:15
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老行政在很多课程中都讲过,没有两家完全相同的公司,因此也就不会有两家完全相同的行政。但无论行政工作有多么的千差万别,老行政总会把“安全第一”放在一切工作的首位。而要做到“安全第一”的一项重要工作就是“风险管控”,对于不同的企业其风险管控的范围及重点是不一样的,那么作为一名行政人员,怎么去做好风险管控,我建议大家从下面的几点入手。
一、风险识别
做好风险管控,对于所有企业行政要做的第一项工作就是风险识别。这也很容易理解,我们究竟要对哪些工作产生的风险进行管控,那么首先就需要看看我们都负责哪些工作。我们行政的工作既有日常性的、偶发性的、也有项目性的,而在风险管控方面,针对各自特点区别对待就好。
以上就需要大家动动笔,把自己所负责的全部工作都罗列出来,再将其分别以日常性、偶发性及项目性进行区分。
之后我们再用一个工具对风险进行四个维度的划分,坐标分别为风险带来的损失大小及风险频率。那么首先受到重视的是高频高损失的风险,那么第二项要控制的是高损失但低频的风险,第三个是高频低损失和第四位的低频低损失。在精力有限的情况下,我们对风险的监管至少要做到前两个维度,之后第三,有能力的话再包含第四维度。
针对风险控制等级的维度划分
以下我们以员工餐厅及厨房所面临的风险实际举例进行划分
我们简单的分析其中的几个风险:厨房经常高发的是厨师的操作不当导致的机械事故,如和面机将人的肢体卷入机械,利器切割伤,相比其他事故频率属于高发,但损失从小及大都有可能,所以对厨房人员的安全教育、设备使用等在风险控制中属于重点;而火灾同样是厨房中的较大风险,频率虽然低,但风险及损失会非常大,无论是企业还是政府机构都关注的风险管控重点,也是我们每日安全检查的工作重点。而对于停水停电等情况,对于员工餐厅基本都是偶发事件,频率非常低,但基本上每年会遇到一两次,而对于全体员工则有吃不上饭的风险,也属于我们的管控重点,在风险预案中我们也会有针对的措施来应对停水停电而导致的无法供餐的风险。
一、领导重视
针对风险导致的后果有大有小,大的可能导致人员伤亡,财产损失,股价下跌,公司停工,法人被问责甚至拘留坐牢等等。因此对于风险点控制,公司的领导要无比引起足够的重视,指定专门人员进行风险管控。而作为行政部本身,部门最高领导对于“安全第一”及“风险控制”要放到一切工作的首位。
二、核心组织
重视“风险控制”首先要成立一个风险控制小组,这个组织由行政部的核心管理人员组成,依据在行政工作中的不同分工,对不同领域的风险控制负责,并进行交叉监督。而定期的岗位轮换,更可以促进全体行政管理人员对不同岗位风险控制工作的了解及把握。
三、全员参与
这也是风险控制的一个重点,全员参与,风险的发生人是其中的一个重要环节,因此所有人对本岗位的风险控制的熟悉及在发生风险时的如何应对,就必须要熟悉和把握,这也是为什么要求全员参与的根本原因。
四、流程制度
企业内全套的《安全管理制度》是对风险控制的前置保障,任何工作如果做到了安全第一,对风险就是最有效的规避和控制。而很多情况下,风险或事故是不可能避免的,而针对万一发生的风险和事故,我们也要有针对性的《风险控制预案》或《风险控制手册》等流程能够使我们在发生风险后,进行有效的控制或补救。
五、以人为本
我们之前讲到的“领导重视”、“全员参与”都是在风险控制中人的因素。而此处将的以人为本,是绝大多数的风险都是由于人的因素造成的,比如因疏忽大意、安全意识不强、疲劳操作,或本身有疾病,带病上岗导致人为操作失误等等,因此进行风险控制,务必要从人、从岗位再关联到其所进行的工作或操作入手去分析、筛选及控制;同时也要将在风险控制中,对人员安全及生命保护放在首位。
六、识别重点
进行风险控制,一定要把握每一项、每一段工作的重点。这里既有对风险识别的重点、也有对工作任务指派的重点。简单说就是对风险控制的每一个环节、每一项工作、每一个团队都要找到其在风险控制工作中的重点,集中精力安排工作。
七、常备不患
流程和制度的建设完毕后,要进行教育及宣导,使得每一个人知道风险发生时,自己该采取的措施。只有做到“风险意识”常在,才能在风险发生后,熟练的进行应对。
八、实战演练
对于风险控制,一定要进行实战演练,这里大家经常做的就是消防演习及应急逃生的演练。因为这些虽然发生的概率低,但一旦发生后,如控制不好就会造成人员伤亡及巨大的经济损失。如缺乏了实战演练,就会使得一些制度如纸上谈兵,大家在风险发生后因惊慌失措,而错失逃生以及扑灭风险的时机。
九、补救及时
任何企业在风险控制上都达不到100%的全覆盖,即谁也保证不了绝对的没有发生风险事件。而对风险发生后的如何进行控制及管理也会写进我们的《风险控制手册》。这里面将指示相关人员,在其所控制的领域发生风险后,该如何处理,任何及时的补救措施,都会减少风险发生对企业所造成的影响,补救越及时,损失及影响将越小。
十、媒体网络
由于网络信息的快速传播,很多风险发生后,不仅会有直接的人员伤亡及经济损失。由于媒体网络的信息传播,对于企业的利益及声誉还会造成二次的冲击及伤害。对于很多上市公司,网络舆论的错误引导及回应,其造成的经济损失往往超过风险发生所造成的直接经济损失。因此要求所有企业,对于风险控制中,无比要把对媒体网络的信息及舆论导向的应对操作编入控制流程。
十一、保险无忧
针对于很多风险,买保险是补救措施中最有效的方式之一。因为作为风险控制的两个方向“天灾人祸”,在人的方面,我们可以通过流程制度、监督管控等手段进行控制,但对于很多自然灾害所造成的风险,是我们无法控制,或是其控制成本过高,在这种情况下则建议通过购买保险的方式进行规避,比如财产险、第三者责任险等等,这也是我们进行风险控制的最后一道补救措施。我自己服务过的公司在2011年7月24日及2012年7月21日两次北京的大暴雨中,因暴雨导致的经济损失总计近300万元,但由于行政投保了财产险,都进行了顺利的理赔,挽回了公司的经济损失。
对于目前还没有任何风险管控制度的企业,就要求我们的行政人员先认真细致的去分析企业行政工作所面临的风险,再结合企业需求,制定出一套适合于自己企业的风险管控措施和制度。之后就需要在实际的工作中,不断的去复核及磨炼自己的措施及制度能否在风险发生时,发挥应有的作用了。任何制度都不可能一次做到完美,不断的去改进和完善我们所有的制度及流程,也是我们行政人每日的例行工作。