【行政专题】行政预算管控
2019-08-28 10:49
说点什么
最新评论
近期暂无评论哦,赶紧抢沙发吧!~
行政大咖推荐
行政预算管控可能是很多行政小伙伴们最头疼的任务之一了,编制预算时头痛,使用预算时头痛,使用完了报销的时候还头痛。我想这也是为什么需要在这个话题上邀请众多的行政大咖们来分享自己经验的原因。
其实不让自己在行政预算管控上头痛的做法很简单,就是你把从预算的编制到最终使用完成的所有流程和制度全部梳理清楚,制订出严谨的规章制度,并去认真执行就能基本解决你的头痛问题了。那么怎么去管控好行政预算,老行政用看似最简单粗暴的方法去解决这个问题,毕竟很多事情,你把它想的越复杂,心理的压力也会越大,在这个时候,看似简单的方法或许是你解决问题的最佳方案。
建议大家从三个阶段入手,就是预算的使用前,使用中和使用后,并在以上的环节中抓住其中的两三个重点。以下我就和大家分享一下自己如何去管控行政预算的:
第一阶段:使用前
01先界定再制订
大家怎么去理解预算使用前的管控,是指预算制订或编制吗?我把预算的制订作为预算管控的第二道关卡,在第二道关卡之前的第一道关卡,我把它叫做预算的界定,这里要做的工作非常重要,就是究竟哪些预算可以划入行政预算之内,在这里我们一定要把归属自己部门管理的行政预算,和归属其他部门使用的行政类预算区分开。
我们以交通费为例,这里有:A、这里有公司班车租赁费;B、公司自有公务用车的燃油费、路桥费、保险及保养费;C、公司员工公务外出或外地出差过程中的出租车费;由于各个公司财务口径及记账方式的不一致,在部分公司,这些费用都计为行政类费用-车辆使用费。但实际上,大部分公司的行政部门只负责A的编制及使用,公司公用车辆归属行政管辖的再负责B,而C往往属于公司业务范畴,不应该计入行政部门的预算,而应该在公司所有部门编制预算时,各个部门根据自己的实际情况编制C的预算。
再以固定资产购置费用为例,行政部门的资产购置费用,仅限于公司公共使用性质的资产购置,比如打印机、空气净化器、冰箱、微波炉之类;各个部门因自身业务需求而购置的固定资产,如宣传部门购置数码相机等,这些固定资产的预算费用要放在各个部门,而不要放在行政。
02先定规则再分摊
很多公司的行政部门背负了大数额的预算,由于数额的巨大经常被公司在削减预算时把行政类预算当作重点目标。但实际上行政部门使用的预算基本都是公用性质的,比如房租、水电费、班车租赁费等等。但由于行政类预算很多是统一支出的,因此我们在支付完成后的费用分摊环节做好工作就可以了,做的好的行政通常会将这部分预算分摊给各个部门,甚至是分摊到人,理论上分摊到个人的方式,是最佳的行政预算统计分析方式。但以这种方式去分摊之前,一定要把你制订的规则和公司的领导、财务部门及需要参与分摊的所有部门沟通清楚,达成一致,并制订完整的预算使用规则供使用预算时执行,这就是先定规则再分摊。
分摊的最重要意义在于,每个部门甚至每个人都清楚的知道自己所消耗的行政类预算的多少,公司在做成体的业务调整时,也会将各个部门甚至是个人消耗的行政类预算作为考量的主要依据之一。另外一方面就是行政不用再背负着一个高数额的预算,而成为公司削减预算的众矢之的。
第二阶段:使用中
01有系统的用系统
预算使用是整个预算管控的重点阶段,怎么能够很好的管控行政预算,在制定好规则之后,一定要有一套好的系统来支持你的预算的使用。很多公司都使用OA系统,在预算使用或者是费用支付的环节中,要求各个审批流的信息一定要完整,审批的逻辑顺序清晰,让每一个参与预算使用审批的人员都担负起对应的责任。这里关于责任尤为重要,既然你参与了审批环节,就要对自己的审批意见负责。我们甚至要求企业对此建立倒查机制,在预算被乱用或者出现支付错误时,相关流程的审批人一定要对此承担责任,才能建立起所有人员对预算审批及使用的责任心。
02严格把关,透明公开,控制需求,公平对待
在行政预算的使用中一定要严格把关,把不合理的需求或者是不符合规范的需求控制在其申请的发起环节。控制行政费用的使用从需求的管控开始,对于不合理的需求在开始就要学会拒绝。烂好人在这里是绝对当不得的,原则性一定要强,但也要学会使用恰当的方式去决绝,当初预算制订时制订的规则不是说放弃就放弃的。
一旦申请经过批准,进入到采购环节,在使用行政预算的此后所有环节中,该进行招投标的要招投标,需要进行多方比价的要多方比价,以上的所有行动都避讳行政部单独或个人操作,该需要使用部门提供意见的一定要拉上使用部门一同参与,在不需要保密的情况下,要把所有行政预算是使用情况做到透明公开。
行政预算基本都是针对公共服务需求的预算,因此在预算的使用过程中一定要遵循公平原则,在公司内部不要搞厚此薄彼的行为。
03抓住重点,集中精力
行政类预算的管控一定要学会抓住重点,去关注行政费用中的大项。老行政经常讲的规模效益就在于此。越是庞大的企业,其预算的分类项目就越多,往往是20%的项目支付出80%的预算,因此这20%的项目就是我们管控的工作重点,同样的管控力度,如果都会产生5%的削减效率,则对于80%的部分,则会产生总体上4%的效益,而对于20%的部分只会有1%,4%对比1%就是规模效益最直接的体现。
第三阶段:使用后
01分析回顾、一月一总结
预算的管控不是在使用完成后就结束了,对于预算使用的回顾和总结同样重要,老行政建议每月月初对上一个月的预算实际使用情况进行一次整体的同比及环比分析,分析的重点一部分是针对之前提到的20%项目占用80%预算的部分,另外一个重点就是对上一个月的新增项目的分析及总结。对于在使用预算过程中出现的失误或错误一定要及时分析出造成问题是症结所在,怎么能够避免同样的事情再次发生。天下没有不犯错误的人,对于行政也是一样,及时的总结经验教训不仅在行政预算的管控环节,它在任何一项行政工作上都是对我们有着巨大帮助。
02书面报告
建议大家每月出具一份行政类预算实际使用情况的分析报告,报告不仅对上一个月度的预案实际使用进行分析总结,也要给出下一个月的预算支付预期情况,由于我们身处在一个频繁变化的时代,去年制订的预算方案不一定会一成不变的执行,及时对当初的预算方案结合公司最新的状况进行调整才是对工作真正的负责。
以上报告需要呈报给公司领导的则按时呈报,即使公司没有要求,老行政也建议每一个行政部门的管理者养成这个习惯,随时把握好行政部门的的预算使用情况,做到心中有底,头脑中有数字的管理者,才能真正控制好行政预算的使用。
以上是老行政关于行政预算管控的一些心得,希望对大家的实际工作有所帮助,感谢您的阅读。