各位亲爱的读者,今天分享的话题是关于档案管理实务这块的内容。这里的档案覆盖了公司证照章,各类由档案管理部门(比如说行政)负责的归档文件。
本期的内容从公司实际业务出发,如果各位亲爱的读者希望了解更多相关档案管理的知识,也可以购买《档案管理操作指南》之类的专业书籍来深入了解。
档案管理对一家公司非常重要,但往往公司重视的是公司证照章的管理,对于各类归档文件往往处于各部门分开管理,做得好没人叫好,做的不好没人说话的窘境。
整合各路大咖的分享及各类专业书籍的精华,从实操来说,可以将档案管理这个工作总结为以下几点
1、 建立一套符合公司业务需求及符合自己工作习惯的管理制度或流程。
2、 针对证照章及归档文件,根据公司情况选择合适的保管场地(比如说证照章放保险箱,档案有条件放档案室,没条件就锁柜子)
3、 选择一个有耐心的人来做档案管理这件事情,并安排人定时抽查一下。
言归正传,从实操的角度来看,我们行政如何做好公司内的档案管理工作呢?
以下的步骤均可根据实际情况调整先后顺序。
第一点:建立一套符合公司业务需求及符合自己工作习惯的管理制度或流程。
建立规章制度的方式方法可以参考笔者的《行政实务分享之建立行政制度注意点》一文,主要途径可概括为:
途径1:根据现有流程、表单等整合成制度。
途径2:参考成熟企业或国家规范制定相关制度、表单及流程。
这2种途径各有优劣,具体根据实际业务需求调整即可。对于实操来说,我们首先要确认档案工作的管理责任界面,通俗的说就是确认干活的人,监管的人。比较传统的做法有JD,有KPI,有岗位职责描述等等。
档案管理有点特别好,是国企特别重视,各地档案馆还有具体的指导文件,甚至还有专业书籍可以参考的工作。
举个简单的例子,档案管理相关制度的颗粒度如果参考国家相关规范,可以细分如下:《归档制度》、《档案保管制度》、《档案资料查阅利用制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案统计制度》、《档案移交制度》、《档案保密制度》、《重大活动档案登记制度》、《档案工作“三纳人”制度》、《档案人员“四参加”制度》、《档案室安全管理制度》、《档案库房管理制度》、《档案安全应急处置方案》、《计算机档案信息网络应急处置方案》等。
但这些全部套用其实没有任何意义,我们需要可能是从档案的分类、归档、登记、保管、借阅及应急预案几个方面来考虑具体的规章制度、流程及表单了。
接着我们对具体的实务工作进行分享。
对于档案来说,首先要做分类整理,所谓的分类指的是对档案的类型区分进行分类、组卷、排列、编号及编制目录等具体工作。正常情况下,我们行政负责的档案工作往往是接收文书部门和业务部门提交的各类文件、材料、证书、证照及章等档案,我们行政按照归档要求组好的以“件”为单位的各类档案,根据档案存放和管理的需要,进行有序的排列。从而便于后续的保管及检索。
一般来说,我们需要半年或一年左右,根据对档案中已不具备保管价值或不便于保管利用的的档案(比如说超期的人事文件或财务文件等),我们应该按照公司相关规定对其进行处理,或者对某些因为保管问题影响保管品质的,我们就需要做再加工,比如说档案盒爆开了之类的。或者编码体系或归档体系根据业务需求进行了调整了,那我们就需要进行调整。
当然,偶尔我们也会碰到一些移交过来的资料,那就是花点功夫做全流程整理了。如果实在搞不清楚的,直接按项目名称编号,不要混到公司现有的档案体系内,也是一种折中的做法。当然只适合中小型企业,国企和大型企业对档案的颗粒度要求高,这样操作就涉及违规了。
在档案管理中,大家往往对分类比较头痛,那从实操来看,最实用的分类可以分为2种:
一种是保管年限-编制年度-机构-科目分类-流水号来做,这样的好处是可以对不同保管年限的档案进行分类,适合人事及财务档案之类时效性强的档案管理。
另外一种是科目分类-保管年限-编制年度-机构-流水号来做,这样的好处是我们做档案分类的时候,更加清晰,便于查找。
当然无论哪种分类方式,最重要的是自己用的舒服,笔者用过第一种,也用过第二种,甚至还用过编制年度-公司名-部门简写-科目分类-流水号来做,这样编法是因为是家平台公司,下面有很多家子公司,采用第一种或第二种都不是很容易区分各家公司,目的是为了适应不同的业务需求。
当我们行政人确认分类方式后,就要形成正规的分类方案,并对相关类目的定义,所指的范围和归类方法等进行说明及举例。
借着就是我们行政人做档案管理时的一个小技巧了,档案的合理排布。合理的档案排布有利于提高档案的查找效率。一般的做法是将档案按分类方式分门别类的进行存放,到需要查找的时候,按照档案管理文件内记录的柜号、列号等索引信息进行查找。
其实更加方便的是,按照分类从低到高的原则来排布(排除流水号),比如说你使用的是编制年度-公司名-部门简写-科目分类-流水号的分类方法,那我们未归入长期档案的档案,就可以按照科目分类来进行排布,这样方便我们日常的查找和归档工作。如果是已经要封存的长期档案,那自然是按照从高到低的原则来进行排布了。
第二点:针对证照章及归档文件,根据公司情况选择合适的保管场地
(比如说证照章放保险箱,档案有条件放档案室,没条件就锁柜子)
无论你想把档案管理做的多好,一定要记住,档案设备设施建设的基本原则是适用原则。简单来说,就是从企业实际场地和业务需求出发,以最大限度地维护档案的完整与安全为前提,设计合理的保管方式及区域来方便我们行政对档案的保管、利用及维护档案的完整性。
这里有2个要点需要注意:一是保证档案在我们行政保管的过程中不发生缺少、遗漏、分割、破损等情况。二是我们提供的场地在我们行政保管档案的过程中能防止档案内容外泄同时对我们行政管理档案能切实方便。
当然有条件的,就要配合上扫描件存档,水印加密,涉密文件操作间或阅览室之类的手段了。
如果你所在的公司强调档案管理的,那你入职后可以留心看看档案室是否三室分离,就是档案人员工作室,档案借阅室及档案存放室分离,实在没条件的,工作室和借阅室可以合并,但档案室一定要独立。还有一些可以show的细节是:
l 档案室的地面是否有做过垫高处理用来防潮和防止淹水。一般档案室不建议设置在地下室或顶层实在太容易漏水。
l 是否符合九防标准(防潮、防水、防火、防盗、防阳光照射、防紫外线照射、防高温、防尘、防污染和防有害生物)。
l 是否有利于档案的保密,独立门禁,内外监控,安装防盗窗及开启报警(如有窗户)等。
l 现在企业内部大型档案室普遍使用密集柜,那楼板的承重要提前算好(正常的档案库房建议静荷载在500kn/㎡以上,采用密集柜的花,建议承重至少不低于在1200kn/㎡),并且尽量在没有梁柱的房间内设置,用来提高使用效率。
l 档案室内最好不要有管道之类的穿过,水平线槽、通风管、空调管、消防水管之类的都是大忌,上下水立管不应安装在与档案库相邻的内墙上。
l 档案室内最好是二氧化碳的灭火器,就算着火也不容易损坏档案,当然喷口不能直接对着档案。
l 档案室内的灯光有条件的建议采用防爆灯,档案室的电源开关应设于库房外,空调设施应单独设置配电线路,地面有条件的要做一个漏水报警装置。
接着就进入最后一点了:选择一个有耐心的人来做档案管理这件事情,并安排人定时抽查一下。
说到底就是让合适的人做合适的事情。一般企业的档案管理无外乎2点。
1是细心及认真:档案管理是标准的过程决定结果的工作,你能沉下心按相关规定完成档案的全过程管理工作,你的档案管理就不容易出错。
2是能坚持原则:档案管理对密级要求很高,就要求不能私自开口子,严格按照流程办事。如果换成一个很灵活的人,可能满意度很高,但同样的档案管理的风险也会很高。
笔者摘抄一些档案管理员的通用JD给大家看一下,大家就清楚了。
l 切实做好档案的收集、分类、整理、编目工作,保证档案的齐全完整,提高案卷质量,力争达到标准化、规范化的要求。
l 保持库房的整洁卫生,档案案卷排列有序。认真做好档案“八防”工作,坚持做好温湿度记录及湿度调控工作。定期检查档案保管情况,经常核对档案资料,做好记录,及时处理档案保管、保护方面的事故,保证档案的完整与安全,最大限度地延长档案寿命。
l 不得利用工作之便私自摘录、擅自为他人查阅档案,不得向外传播和介绍档案、资料内容及存放位置等情况。
l 严格档案借阅制度,健全手续,做到万无一失。
看到上面列举的JD,大家对笔者说的,选择一个有耐心的人来做档案管理这件事情是否认同呢?当然,不要轻信人性,合理的监督机制能保护执行者的安全,让业务更好的运转下去。所以安排人定时抽查很关键。
好了,说了这么多,今天就先到这里吧。