之前我们曾就办公室租赁过程中所遇到的业主以及二房东的事项进行了简单的分享。现在我们来聊一聊关于大物业和小物业的一些事情。正规的写字楼都会有自己的物业管理公司对楼宇的设备设施、安全、卫生进行维护及管理工作。为整栋写字楼或一个产业园区提供物业管理服务的公司，我们称他为大物业。在写字楼租赁价格洽商过程中，业主方的租金报价中是否保安物业费、空调费都需要提前沟通清楚，并最终落实在合同内。大物业的物业公司有些业务也经常会外包给专业的公司来负责，比如保安公司、保洁公司、绿化租摆等。也有一部分是由一家物业公司独立雇佣员工完成这些服务的。而更专业一些的电梯、锅炉、制冷机维保等工作则需要有专业资质的公司来负责服务了。这里我们把采暖和中央空调简单说下：通常北方的写字楼的物业费中包含了冬季的供暖费及夏季的中央空调费用，供暖是24小时的；但空调的供应通常是限制在办公时间。如果非办公时间需要供应空调，那么您就需要单独支付加班空调费了。如果按单位面积去折算的话，您会发现加班空调的价格简直是个天价。那么为什么会有如此之高的价格，主要原因是一般的写字楼的中央空调主机设计时，是不考虑小范围的加班空调需求的，如果您要使用加班空调，那么至少要开启一台空调主机，以及后面一系列的辅助设备，诸如冷却水循环系统、冷冻水循环系统等。物业公司通常借此来收取高昂的加班空调费用，这就是所说的大马拉小车了。而南方的部分写字楼，由于气温因素，空调的供应时间很长，因此空调费呗单独列支在物业费以外，以面积或能量表方式单独收费。下面我们简单说下小物业。公司租赁的写字楼的几间办公室或几个楼层，甚至是一个园区内一栋或几栋单独的办公楼时。相对于为公共区域及公用设备服务大物业而言，对于自己租赁的办公区域，为自有空间提供设备设施管理、保安、保洁、绿化租摆等服务的我们就称为小物业。大物业与小物业的根本区别在于，大物业提供的是公共服务，针对于一个园区或整栋的写字楼。而小物业则是对应企业自身需求，对其租赁区域内提供服务的。企业在办公楼里能够正常的办公，需要大小物业的配合。关于大物业的服务内容和收费标准，在谈租约的时候就需要和业主谈清楚。对于小业主出租的办公室而言，就需要在租赁前提前了解大物业的收费服务内容和对应的收费标准了。一个好的物业公司能够对于提升员工在办公楼内的服务品质感受还是很有帮助的，建议在写字楼的租赁选址中，将物业的服务品质也作为一个打分项。所以如果确定了租赁目标的写字楼，也就认同了大物业的服务。至于小物业，大家还是有灵活的选择权利的。例如保洁，可以选择单独的保洁公司，而出于成本因素，也可以考虑选择大物业公司提供的入室保洁服务，具体的单独自聘保洁员，选用保洁公司服务，还是大物业的入室保洁服务，这一切就需要看预算、需求和性价比了。一部分公司也会雇佣保安人员对自己的办公区进行安保巡视等。由于保安通常是24小时值班的，均会有住宿和提供三餐的需求。是单独和保安公司签署还是与购买大物业公司的保安服务就又回归到性价比的问题了。如果公司承租的是独栋的办公楼，保安的使用人数超过一定数量（具体数量需要结合具体情况确定，建议至少需要20人），则可以考虑单独找保安公司，这样由于大物业的保安与小物业的保安分属两家保安公司，不容易出现内外勾结，以及偷减人头的情况。无论租赁面积大小，在办公室选址时，都必须对大物业进行深入了解。走访下已经在此办公的其他公司，是对能获取一手信息的最便捷方式。而在签署租赁合同时，必须先详细审阅下写字楼的《租赁公约》、《租户手册》之类的文件，并将有可能的收费项目问清，并最终落实在租赁合同内。即使在同一个写字楼，有的公司签署的租约中在含物业费、有的不含，就是当初有没有据此力争了。而租约是否包括免费的停车位、是否包含垃圾清运费。可能均会因为当初的条款不同而增加企业的负担。即使正规的物业公司，也会就增加收费想一些办法。比如收取管道费，这是大家经常能遇到的，其实管道这些都属于大厦的公共设施，而您交纳的物业费是包括物业公司对公共设施的维护费用的，但往往由于入住当如的租约没有考虑到这个项目，反而被物业钻了空子。这种费用收费是没有标准的，物业会尝试着要，遇到重要的或霸道的客户就少收些，而一些好欺负的客户就无奈了。但无论如何，和所在大厦的物业公司搞好关系，也是企业行政的主要任务之一。而对于自己的小物业而言，则要以合作伙伴的关系来对待他们，既要把工作干好，也要把派来的人员安抚好。 收起

笔者工龄22年，前12年从事物业管理工作，服务过的企业包括第一太平戴维斯、仲量联行等；最近10年从事行政管理工作，服务的企业包括李宁公司、京东、途家网等。而关于办公室的租赁及管理工作往往是一家公司在创业和发展中都要经历的。那么我们就由浅入深的聊聊办公室租赁的那些事情。公司要办公开展业务，首先要有自己的办公室。获得办公室的途径无外乎两种，一种是租赁，一种是自持。租赁很好理解，办公室的产权属于业主，我们租赁的是使用权；而关于自持就是办公室的产权属于自己所在的公司，而自持的方式又可以分为购置现有的物业，包括购置即将完工的物业。当然随着经济的发展及企业需求的多样性，市场上也有定制开发的物业提供给未来的业主，即公司在开发商在建设前期就与其约谈好未来办公室的各项要求，由开发商代建，待到楼宇竣工，甚至是完成内部精装修后，再移交给业主方。而这种定制化完成的办公室，在实用性、功能性等方面更切合企业需求，是当前很多大企业获得办公场地的主流方式。而对于大多数公司以租赁方式获得办公室，我们今天聊聊和租赁办公室有关的业主和二房东，以及和他们签订租赁合同的一些注意事项。关于业主，也就是物业的产权方。我们租赁办公室很多情况下是和业主直接签订租赁合同。而业主也有大业主和小业主之分，在写字楼领域，独立持有整栋写字楼的往往我们成为大业主，大业主通常是以公司形式出现的；而部分写字楼建成后，也有拆分出售的情况，而这种购置写字楼的业主，我们会称为小业主。而签订租赁合同在同等条件下，和大业主签更保险一些。大业主往往会长期持有物业，以租赁形式获取经营利润。而小业主往往是以投资的形式购置物业，目的基本上是以租赁方式获取利润，回收成本，或等待物业升值后出售，获取销售差价。考虑到小业主往往因自身资金实力有限，尽管在签订租赁合同时，和法律保护上，是可以带租约出售房产的，但我们不鼓励和小业主签订租赁合同。而关于二房东，主要是由于一些业主对于打理自己的房产缺乏专业团队或由于其他一些因素，将自己持有的物业交给运营方去租赁，而运营方就是我们通常所说的二房东。二房东通常以低于市场租金水准较低的价格整体获得物业的租赁权，通常会在十年以上或更长时间。之后对物业进行分隔、装修，而随着分享办公的兴起，一部分二房东也做起与分享办公相同的生意，直接布置好现成的办公场所，企业可以随时拎包入住。对于从二房东手里租赁办公室，大家还是要详细考察二房东的市场口碑如何。在法律方面，必须要看到业主授权二房东从事租赁行为的合同或授权委托书。而在签订合同时，最好是签订三方合同。在北京地区对办公区进行装修，在政府的建委部门进行备案登记等手续时，是需要提供业主的证明，如房产证的原件扫描件等资质，包括业主的装修许可等盖章文件等，这些都需要和二房东在签订合同中做明确的约定。很多情况下，是由于二房东与业主间配合不默契，往往造成一些资质文件拿不到手，进而影响整个租赁甚至是装修的进度。在签订合同前，有些事情是必须要了解清楚的，并约定在租赁合同里。首先是产权证明，即产权证，在上面我们可以明确看到产权人和物业的建筑面积等必须的信息。其二是要了解物业是否被抵押了，检查下产权证的原件，因为抵押往往会将产权证的原件交给抵押方，如果看到了产权证原件，你就可以放一半的心了。而在签署的租赁合同中，也必须将物业抵押后，对现有租赁方的影响写进条款中。三是要了解下建筑面积，房产证上载明的通常为“建筑面积”=“套内建筑面积”+“分摊的共有面积”。如果公司有一定的规模，我们建议通过房产中介机构来获取租赁办公室的资源。业主在出租办公室时的酬金是由业主方付给中介机构的，而不会是企业增加成本。对于一些大业主，即使你不经过中介直接从业主手中租赁物业，业主也不会将剩下的佣金费用补贴到你的租赁成本里。而通过好的中介去完成租赁，首先他们更了解整个市场、商圈及目标楼宇的租赁价格，知道业主的报价是否合理；其次由于其能够掌握更多的客户而带给业主的利益，也能够拿到更具优势的价格，从而促成交易；最后还是由于其专业性，在双方最终的合同签署过程中，对双方的争议条款能够给出公平及专业的意见。当然，最终的合同还要经过公司财务、法务等部门从各自的专业角度给出最终意见。 收起

办公空间的规划对于行政是个大课题，尤其是对于中大型企业的重要性很高，是可以提升到公司的战略高度去做长远规划的，今天的分享只是一些皮毛。实际的空间规划还是要结合企业自身特点和需求去做的。小规模企业，百人以下的通常主要有三个要素，即工位、办公室、会议室、前台（有或没有看情况），卫生间、茶水间、文印区域等辅助功能结合办公室的实际情况灵活布置。中等规模企业，百人以上至1000人以下，除了以上三要素外，可以增加更多的辅助设施及空间：包括洽谈室、母婴室、健身区等、自助货架、睡眠舱。千人以上的企业可以考虑更多的辅助设施，可以包括员工餐厅、厨房、小卖部、咖啡厅、健身房等，而更大规模的企业甚至会设置美容美发室、洗衣房、甚至是幼儿园等方便员工生活的设施。在确认需求后，科学合理的安排每个要素在办公楼层或园区内的位置、大小等，在这种情况下就要从EHS这三个方面去出发了。另一方面还要有些背景因素要考虑，比如老板喜好和要求等。而工位、办公室、会议室这主要三要素，还要结合企业特点和环境去具体安排。而对于办公室这种简单的空间规划，也是有很多需要考虑的。首先第一条就是安全，逃生通道的位置，每个工位及办公室到逃生口的距离，中间是否有障碍物、走道的宽度是否符合标准，逃生指示标识是否清晰有效，消火栓、灭火器的数量和状态是否良好等。之后再考虑实用性和空间布置的效率是否能达到最高的性价比，毕竟房租是固定的，合理舒适的安排最多的工位就是我们行政需要考虑的，而工位的规格、样式则根据各自企业的不同特点去规划了。我们常见的工位有直条桌、L形工位、120度工位三种，每种工位又有不同的规格，以直条桌为例，最常用的有1200*600，1400*700的，向下有1100*600、甚至1000*500的，还要结合企业自身去确定了。 收起

体系的建设，根据公司业务，规模，需求而各不相同，即使行政部门每个模块下所管理和服务也各不相同。行政的岗位职责，由于服务的公司比较多，这里把自己做过的都简单介绍一下：行政是公司是公司职能体系中一个重要的部门，充当着服务和管理的角色：管理团队：行政部因分工不同，各个专业及业务均有不同的人员负责，而结合公司的规模大小不同，又会有行政下面的分包服务商。因此作为团队的领导者，不仅要管理好自己的员工，对每一位员工的工作及结果负责，也相应要对每名员工所负责领域的供应商进行管理，行政工作内容有：1、办公室的租赁及装修等：涉及办公室的选址、签订租赁合同、设计装修积及整个过程的监管及费用控制、工程验收、设备、家具采购、后期涉及到搬家、工位分配、空气治理。2、办公室空间管理：工位、办公室的分配及管理，需求控制，日常的空间维护：保安、保洁、绿植租摆、节假日装饰，日常维修、设备设施的维护；3、员工办公支持：门禁及考勤的管理、办公用品的发放、员工零食或自动售货机、咖啡机及饮料机的安排、饮用水、会议室预订、电视电话会议、打印复印扫描等办公室设备的管理及耗材的补充等；4、固定资产管理：固定资产的需求控制，采购、收货、验收、入库、出库、调配、日常巡检、年度盘点、处置报废等；5、安全管理：这里主要基于环境、员工健康等，包括设置人防、技防的安排，监控管理、门禁管理、空气质量的管理、保密管理等；6、员工活动：主导或支持公司的年会、运动会、亲子会、发布会、公司开放日、公司品牌宣传活动、各类节日的主题活动等的策划及组织活动，场地租赁及舞台搭建等；7、员工生活类：员工餐厅、咖啡厅、小卖部的运营管理、健身房、泳池、各类活动场馆的维护及服务，上下班班车、日常穿梭班车的租赁及安排等；8、员工福利类：行政也往往负责公司的福利及劳保用品的采购及发放，诸如各类的节日礼品、员工体检、劳保用品发放等；9、差旅筹措：公司的差旅机票、定点酒店等供应商的选择，员工日常订票的服务等；10、公司接待：公司重要访客的接待及整体环节及服务的安排，包括酒店、用餐、日常行程等；11、访客接待：设置公司前台、门岗等岗位，对来访公司的各类人员依各自情况分别接待；12、车辆管理：公司的所属车辆的管理、出车安排、车辆的日常保养及维修、司机的招聘及安全培训等；13、分支机构的管理：很多情况下，除了公司总部的行政管理外，对于外埠或分公司等其他区域的行政进行统一管理；14、采购类：很多行政性的采购，需要有行政部门完成，包括资产类、服务类等，其间涉及到市场考察、多家比价、性价比评估等，大宗过高额的采购，往往会组建招投标小组，以招投标的形式完成标的物的采购行为；15、供应商管理：行政部门会对自己的外围服务或需求进行分包，也就会对各个业务的供应商进行管理及年度的考察和评估：包含日常用到的物业公司、保安、保洁、绿化、租摆、饮用水、设备供应、班车、餐饮服务、差旅服务、年会或运动会等活动供应商、办公设备及办公用品类的供应商等等。16、证照章的管理：公司注册、年检、注销等，营业执照、印章的管理及使用；17、外联及公共关系：为保障公司的正常运营，会和政府部门及相关单位保持良好的沟通及关系的维护，比如派出所、消防部门、安监部门、属地街道办事处、建委等，如果是租赁的办公室还要和业主方和物业管理公司保持良好的沟通。18、员工宿舍管理，主要集中在生产型和人力密集型企业。纯办公型的企业建议以住宿补贴的形式解决员工住宿需求，以降低风险。体系的搭建依公司而异，具体情况，具体分析。 收起