行政应如何支持公司不同阶段的业务发展?
2019-03-06 15:52
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每个公司的发展都会经历初创期、成长期及成熟期,在不同时期中,咱行政的工作重心分别都是什么呢?是不是初创期的公司就不需要咱行政的“管理、服务及协调”了呢?当然不是,工作内容都是那些,有所侧重,一样需要咱行政有力的支持,只不过会有专兼职人员之分。
一、咱行政在初创期的公司
初创公司,以活下来为第一目标,没那么多闲钱安排行政专职,所以咱行政在初创公司可能需要同时兼顾一线业务执行,而我们要做的更多是备齐业务执行过程中所需的一切办公用品、原材料等,所谓兵马未动、粮草先行,说的就是这个理,尤其对于初创公司来说,业务人员在一线冲锋陷阵,“弹药”一定要及时补充,要知道有可能就是关键时刻打印机坏了,耽误了投标最佳日期,就会导致订单流失。
对于初创公司来说,订单流失分分钟意味着公司破产。
因此,咱行政如何进行科学的采购管理,既能控制成本,也能有效保障一线业务所需的物资,笔者认为这是咱行政在公司处于初创时期中应该重点解决的课题。
正好,咱行政也同时兼顾一线业务执行,更能了解业务拓展过程什么时候需要“弹药”补给,需要什么样的“弹药”,以及“弹药”合不合适。
二、咱行政在成长期的公司
到了成长期的公司,咱行政开始与业务分离,也就是逐渐形成专职行政人员。
公司活下来了,然后就是发展壮大,同时管理架构也越来越庞大,加上各种权限审批的设置,会形成各种不同的流程,流程的链条也可能因财务审批要求而变长。
可是,公司处于成长期时业务拓展同样是非常迅速的,如果审批流程过长了就会耽误业务工作,但又不能简单减掉审批节点,业务资金监管对于公司来说也一样重要。
既要加速业务拓展,也要保障业务安全拓展,比如说确保业务人员在开展工作时出的了业绩也不犯错误。
所以,咱行政要做的事就是优化审批流程,提高信息管理效率;对审批事项进一步细化、筛选,抓住核心事项,不必啥都要公司审批,很多时候老板其实只需要抓住核心事项,就可保证业务人员在核心事情上没做错;然后设置审批类别,哪些是日常的,哪些是重大的,哪些是紧急的,哪些是口头示意即可,哪些必须要上级书面同意才行,等等。
过去,咱行政都是手动设计这些表单、流程和操作规则;现在,信息技术越来越先进了,审批流程、信息管理等工作也可结合技术的实际应用,进一步优化,以支持公司又快又好地走过成长期。
比如,怎么把钉钉这款工作社交软件应用到公司的信息管理中,才能有效促进公司成长。
三、咱行政在成熟期的公司
走过成长期,公司就进入了成熟期,好像国内连BAT及大型央企都没有说自己已经是一个成熟的企业了,但国外有很多,如:微软。
实际上,经历了初创期和成长期,公司的行政体系基本成型了,采购管理、信息管理都能有效运作。
那么,咱行政在成熟期的公司还能做什么呢?笔者认为,要持续做好企业文化建设,因为公司发展有周期性,进入成熟期之后就是衰落期了,那么能否避免跌入衰落期,就看新业务新领域能否孵化出来了。
同时,新业务新领域孵化的原则就是要紧紧围绕企业文化,锁定核心价值观,结合时代趋势去谋划,最终实现再次创业。
那么,企业文化建设都包括哪些内容?比如,组织活动、头脑风暴、搭建职业发展平台,提升福利水平,提高员工满意度,将员工个人职业规划与企业未来发展结合在一起。
这个时候的企业不缺钱,只是可能缺再次创业的商业机会,通过企业文化建设去挖掘商机,既能找到新的商业机会,又不至于偏离了企业既定的轨道,做到“不忘初心、继续前进”。
笔者心想,结合公司业务来研究咱行政具体要做什么,这大概就是“行政BP”的雏形吧。