都2021了,还这样排领导行程就out了!
2021-07-02 11:00
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对于行政秘书来说,为领导安排一周行程是必有的工作内容之一;这项工作说难不难,说简单又有一点复杂。如何妥妥安排领导一周的行程,以便领导轻松处理各项工作,确实考验着行政秘书的协调力。然而,光有协调力还不够,时间一长,协调多了,容易陷入“被动安排行程”的困窘和麻木,也影响行程安排的准确度。所以,要想有主动作为,除了将领导行程安排妥妥,还要将领导行程看作一种提质增效的企业资源,在安排领导行程时要有资源整合推动工作的意识,明确目标,统筹规划这项企业资源,有效地推动各项工作正常运转。
妥妥安排领导行程,那说明我们有合格的协调力,能够协调各方,帮助领导很好地避免工作事项之间的冲突。但这仍不够,因为我们还不知道领导为什么参加这些行程,处理这些事项。也许会觉得,领导很多行程大多跟业务活动相关,作为行政秘书,做好秘书该做的事就好,没必要深究业务层面的东西。如果这样想,那就只能一直当一名非常优秀的行政秘书却升职无望。试想:一个被动接收领导行程信息然后进行协调的秘书和另一个常常能提醒领导需要关注什么事项、安排什么行程的秘书,谁更得领导的心?
话虽如此,但怎么才能想到领导前面去,提醒领导统筹安排?
妥妥安排领导行程,除了协调各方,真的还得妥妥统筹规划:把领导行程统筹更全面,规划更细致。真的还得从公司年度目标和重点工作出发深究领导一年下来怎么安排行程,每个月每个星期分别都需要协调哪些工作事项,参加哪些业务活动,才能达到目标、完成ROI指标,比如品牌推广目标,需要协调哪些品牌建设、新闻宣传,参加哪些品牌活动及论坛,对接哪些资源方,等等。真的还得细致规划,把领导行程分类统筹协调,哪些是根据年度ROI指标任务就能大概提前安排的“既定行程”,哪些是因为季节性或其他因素需要临时安排的“应急行程”,而一些不需领导出面的供应商推介活动可以适当协调优化到相关部门,避免一些不容易产生ROI效益的行程消耗了“领导行程”这项宝贵的企业资源。
结合ROI指标任务、年度重点工作,将领导行程前置安排,统筹“既定行程”和“应急行程”,以便领导更容易地辨识行程安排的价值度和重要性;在时间冲突的时候更快地做出行程决策,避免资源浪费,推动工作目标实现。
将领导行程看作企业资源来统筹规划,你们怎么看呢?