一、中国秘书为何要走出去? 走出去,这是中国人一致的愿望。不仅是秘书这个行业,任何人都不希望自己是井底之蛙。在中国,目前保守估计约有3,000万人在办公室里担任秘书或相关的行政管理业务, 成为单位领导的左右手、决策者的守门人。他们默默奉献自己的心力,鞠躬尽瘁,不居功,但完成一项又一项瞬息万变、不可能的任务。让台前美好的风光交给领导,自己在幕后扮演辛勤的劳动者。 而今,无论政府或民间, 事业的发展日新月异, 科技取代了传统,群体取代了个人,为了更宽广的视野和日新月异的学习基础,秘书当然不能局促的守在家门口, 而更该勇敢的走出去。二、中国秘书如何走向世界?(一)学习世界语言: 走向世界的第一步, 是要学会「世界的」语言。这里的世界语言, 并不是指哪个国家的语言, 而是知道其他地方的文化与对方沟通的方法。不可讳言的是, 秘书在许多事物的处理上, 不可能只有局促在自己的单位里, 更可能会在每天日常的工作中接触到其他企业、其他省分、或者其他国家的人、事、物,在这种交流与沟通, 甚至谈判的过程中,秘书是否能够先能做点功课,知己知彼百战百胜。扩大一步讲,若是有了涉外事务,是否也能纵横千里,用一种开阔的视野和对方能够理解的流利语言与之沟通,而不只是关乎本位,不考虑对方的思维模式与沟通语言。 当然, 能有多种语言能力与技巧自然更能熟能生巧、挥洒自如。在欧洲,几乎所有的秘书工作者都能操3-4种不同的语言,这是因为地理因素的影响。每个国家距离短, 接触面广, 所以学习语言视为常态。在中国, 高校毕业前对于学生都有一定的语言能力要求, 但是这些能力往往都是纸上谈兵的居多, 真正用来练兵打仗的外语能力并不强制. 因此, 秘书若是要走向世界, 就得磨练自己涉外工作的能力。长三角地区的秘书对于这一点有很大的优势, 港深澳也不用说, 其他地方的内勤工作者, 若不是有机会出国或公司经常接待外宾, 就往往对学习外语这件事情, 裹足不前。(二)了解世界的文化。 文化的涵义很广泛, 包括礼仪和礼俗。举个简单的例子, 傅莹女士是蒙古族的外交部副部长。由于经常驻外, 她参加活动都会穿上蒙古服并且致赠外宾蒙古歌曲的CD。这就展现了中国女性不同的特质与气质, 更能够将自己的文化介绍给对方。秘书工作经常要与外宾或者少数民族往来, 必须彻底了解对方的礼俗和禁忌, 绝对不能失礼而又失态。有些秘书自认为中国文化悠久、博大精深, 因而藐视了其他地区的民族风俗与礼仪,这就会让自己成为从开始无法走向世界的一个盲点和误区。 想要多了解世界的文化, 除了多读书报杂志以外, 更要紧的是利用少有的时间, 多多行万里路, 增长见识。旅行除了疏散身心, 更重要的是能看看别人、想想自己。比方说, 日本的秘书至今还有至少百分之四十都是男性。爱尔兰的女性在结婚以后不能出来工作。瑞典的秘书很多每周只需要工作三天半。澳大里亚的老板在二十年前就用两个机器人在家里工作。美国的秘书虽然五六十岁还受到很高的尊重;退休时老板还会抱着她哭泣说:如果能修改法律,我还希望留你再身边至少五年…(三)从亚洲开始启动。 2012年, 北京资深秘书讲师芦颖参加了在孟加拉达国卡举办的第二十一届亚太秘书大会, 与来自十几个国家地区的秘书交流, 感触良多。她是有史以来第一位在中国担任过秘书又在目前担任秘书教育工作的老师,参加这个国际盛会。看到来自亚洲不同地区的秘书所展现的活力,虽然语言交流不够顺畅, 但也大赞收获丰富。亚洲地区的港、澳、台、新加坡、马来西亚、文莱等地方的秘书几乎都精通华语,语言沟通无障碍。并且,各国的文化要素很接近, 比方吃的、穿的,甚至送礼和表演都能够彼此激赏。 近年来, 亚太秘书组织中最活跃的一群都来自南亚地区。印度拥有级强的组织能力与众多的会员。2010年亚太大会在台北召开的时候, 印度代表团就来了99位。她们经常囊括了会期中的所有大奖:文化表演、跳蚤市场义卖活动,还有亚太秘书评选比赛。由于人多势众, 风头很健。将传统的几个秘书组织大咖像是菲律宾、泰国和马来西亚都比了下去。另外崛起的还有斯里兰卡和巴基斯坦,这些国家的秘书参与者多半都在世界五百大或者该国的大企业工作, 所以旅费注册等等都是由单位出资外派让她们学习。这些人勇于表现自我, 外语能力强, 并且学历都很高, 形象良好。三、中国秘书该从哪里开始起步走(一)组织联盟或学会。 中国目前并没有真正属于国家级的秘书协会;也就是从事秘书工作级办公室管理工作者, 并没有自己的官方或民间正式秘书组织。这就成为走出去的第一个障碍。根据各国的组织管理规定, 要加入国际组织, 必须是该国的国家级唯一被认可的秘书组织才可以加入。中国目前有的秘书组织, 其会员并非秘书或办公室管理的成员,只是各级学校的秘书专业教育工作者, 这在定义上只能称为学会而非协会。各地方和大城市也有若干自行成立的秘书组织, 但是只能算零星单位, 不属于政府直接管辖。台湾的秘书组织已经成立将近四十四年, 中国的有志之士, 也该为这一区块的工作者和专业人士认真酬备一个属于自己的园地。 有了组织之后, 才能推动秘书行政的重要活动, 例如全国性技能竞赛与优秀秘书选拔,以便参加国际级的竞赛或大会。以亚洲秘书(Project Contest)的项目选拔为例。每年每个国家的秘书协会都会先在自己国家的各区域举办竞赛, 像是印度有八个分会, 各自有几千名会员, 区域选拔就很激烈。泰国前秘书会长Sukanya曾经告诉笔者, 她们已经有将近400-500位学校教师接受过该协会培训。而且每年都举办各种竞赛, 单是打字比赛,有一年就来了四千名角逐者, 借用一间学校当做场地, 打字声如同子弹一般壮观。台湾的秘书选拔也是要先经过笔试和口试,并且曾在亚洲大会中摘下过后冠。亚太秘书比赛,各国候选人都被该国协会赞助参加两年一次的亚太大会,接受三轮的口试和最后全体来宾的舞台上现场机智问答, 才能成为亚洲秘书(Secretary of Asia)。(二)建立一个全国性的秘书公共平台,做为秘书交流和学习的园地。 这里面最关键的是能够获取更多的秘书工作信息,例如最新的应用科技,科学工作方法以及办公室应用的设备与工具。如果能进一步对接或链接国际主要的秘书组织比方以下的几个重要网站则更好:1. (美国) 国际行政专业协会(IAAP) http://www.iaap-hq.org2. 欧洲经理人协会(EUMA) http://www.euma.org3. 澳洲秘书协会(IAOP)http://www.aiop.com.au4. 英国行政管理协会(IAM)http://www.instam.org5. 日本秘书协会 (JSA)http://www.hishokyokai.or.jp6. 巴西秘书协会 (FENASSEC)收起
一、中国秘书为何要走出去? 走出去,这是中国人一致的愿望。不仅是秘书这个行业,任何人都不希望自己是井底之蛙。在中国,目前保守估计约有3,000万人在办公室里担任秘书或相关的行政管理业务, 成为单位领导的左右手、决策者的守门人。他们默默奉献自己的心力,鞠躬尽瘁,不居功,但完成一项又一项瞬息万变、不可能 ... 详情
一、中国秘书为何要走出去? 走出去,这是中国人一致的愿望。不仅是秘书这个行业,任何人都不希望自己是井底之蛙。在中国,目前保守估计约有3,000万人在办公室里担任秘书或相关的行政管理业务, 成为单位领导的左右手、决策者的守门人。他们默默奉献自己的心力,鞠躬尽瘁,不居功,但完成一项又一项瞬息万变、不可能 ... 详情