对公司来说，搬进新装修、宽敞漂亮的新办公室原本是一件值得高兴的事情，但因为办公室在装修后总是会出现室内空气污染的现象，员工因担心甲醛超标而惶惶不安，不能安心工作。众所周知，甲醛不仅是所有装修污染中危害最大的物质，而且非常顽固，挥发时间长达3-15年，短时间不可能完全消除，那么还有必须要进行空气治理吗？在我看来，只要用对方法，就可以有效的、持续的保证办公室空气质量达标。 关于室内空气治理的方法有许许多多，但真正有效的却少之又少，2018年12月底我的公司在搬入新装修的办公室前和入住后一年之内，我采取了哪些有效的方法来保证空气质量一直是达标的。首先，装修完后至少保持室内空气流通6个月以上。清除室内甲醛最行之有效且零成本的方法就是换气通风，有开窗条件的办公场所必须24小时开窗通风，如果无法开窗可选用有效的空气换气装置，有利于室内家具材料里甲醛的散发和排出。 其次，家具配齐进场后委托专业除甲醛公司上门进行治理。最靠谱也是让员工最安心的方法，但成本比较高，请专业的、有资质的、实力强的除甲醛公司做甲醛治理，根据公司的具体情况，确定污染源并且制定综合的治理方案，光触媒技术目前最成熟最有效的除甲醛方法，可以让办公室空气长期保持安全，同时也是对员工的身体健康负责，让员工更安心工作。 再次，入住前两周左右委托有CMA资质的第三方检测机构进行第一次检测。除完甲醛后，需要委托有CMA资质的第三方检测机构检测，不能找治理公司进行检测，没有可信度，也没有法律效力。推荐用《室内空气质量标准》GB/T18883-2002进行检测，国家的推荐性标准，非强制的法律法规，检测标准更高。 从次，入住后放置活性炭、空气净化器、绿色植物、茶叶梗，并定期进行更换，可持续优化室内空气质量。活性炭一般对苯类有一定吸附作用，对甲醛的吸附效果不明显，一般一个月之后活性炭的吸附能力就会变弱，一个月左右需要在太阳光下面进行暴晒再次利用；空气净化器内置的滤网可以对空气进行净化、除尘、除味、灭菌，对长期优化空气有一定的辅助作用；绿色植物（绿萝、吊兰、虎尾兰、芦荟等）能够通过光合作用吸入部分有害物质，但这类方法的作用极为有限，因为植物在白天才能有光合作用吸入部分有害物质，夜晚不具备这个功能；茶叶梗要平铺摆放，每周需更换一次，除去甲醛的效果会更好，空气中也会有一种清新的茶香，消除员工的疑心。 最后，入住后定期委托第三方检测机构进行多次检测。为了确保员工的办公环境健康、安全，建议有实力的公司，每隔三个月进行一次室内空气质量检测，并向员工公示检测结果，如果空气质量不达标，也可有理有据的要求除甲醛公司免费重新治理。 希望今天的分享对大家有帮助！ 收起

原文件为：新型冠状病毒感染的肺炎防控知识手册 应急总医院2020年1月27日 本文件为老行政补充版本 特别声明：本版本为老行政基于个人工作方面的经验积累，结合行政在办公环境中所做的补充，分享给行政同行做工作参考使用 王勇2020年1月29日 目 录 一、工作区域防护知识1、上班途中如何做2、入楼工作如何做3、入室办公如何做4、参加会议如何做5、食堂进餐如何做6、下班路上如何做7、公务采购如何做8、工间运动如何做9、公共区域如何做10、公务出行如何做11、后勤人员如何做12、公务来访如何做13、传阅文件如何做14、电话消毒如何做15、空调消毒如何做16、废弃口罩处理如何做：二、个人防护知识（一）洗手篇1、如何保护自己远离新型冠状病毒传染？2、洗手在预防呼吸道传播疾病中的作用？3、正确洗手需掌握六步洗手法4、哪些时刻需要洗手？5、旅途在外没有清水，不方便洗手怎么办？（二）口罩篇1、口罩该怎么选？2、正确使用口罩3、特殊人群如何佩戴口罩？三、居家防护知识1、在家中怎样预防新型冠状病毒传染？2、新型冠状病毒肺炎流行时，我们怎么吃才好？3、前往公共场所怎样预防新型冠状病毒感染？4、到生鲜市场采购，怎样预防新型冠状病毒传染？5、轻症发热病例的居家隔离建议四、新型冠状病毒肺炎知识1、什么是新型冠状病毒？2、哪些人容易感染新型冠状病毒？3、新型冠状病毒的传播途径有哪些？4、新型冠状病毒会人传人吗？5、什么是飞沫传播？6、什么是接触传播？7、什么是密切接触者？8、对密切接触者注意9、密切接触者监控建议10、新型冠状病毒肺炎患者有什么临床表现？11、在临床上怎样识别观察新型冠状病毒肺炎病例12、新型冠状病毒肺炎的防控措施五、就医流程1、何时就医2、就医时注意事项 一、工作区域防护知识1、上班途中如何做 正确佩戴一次性医用口罩。尽量不乘坐公共交通工具，建议步行、骑行或乘坐私家车、班车上班。如必须乘坐公共交通工具时，务必全程佩戴口罩。途中尽量避免用手触摸车上物品。补充：帽子、眼镜、手套能戴的都戴上。帽子或者帽衫及大衣或羽绒服等外套的帽子要戴上，戴眼镜或护目镜，手套或一次性手套均可。2、入楼工作如何做 进入办公楼前自觉接受体温检测，体温正常可入楼工作，并到卫生间洗手。若体温超过37.2℃，请勿入楼工作，并回家观察休息，必要时到医院就诊。补充：1、办公楼有条件的可以在地面铺消毒毯，喷洒84或过氧乙酸类消毒剂，保持湿润，消毒毯后接续普通干地毯或地毡，防止行人摔倒。（鞋底是最容易受污染的地方之一，毕竟很多人是随地吐痰的）。 为防止地面被消毒剂腐蚀，可以采用地胶或塑料布隔离消毒毯。2、电梯是人员最密集的区域，有条件的加强电梯的通风措施，控制每次进入电梯人员的数量，防止过度密集人员进入电梯。楼层较低的客户，建议走消防楼梯通行，同样需要加强楼梯内人员数量的控制，以及扶手等位置的消毒。 3、入室办公如何做 保持办公区环境清洁，建议每日通风3次，每次20-30分钟，通风时注意保暖。人与人之间保持1米以上距离，多人办公时佩戴口罩。保持勤洗手、多饮水，坚持在进食前、如厕后按照六步法严格洗手。接待外来人员双方佩戴口罩。补充：1、如卫生间在公司内部，进入办公室先脱外套，再去卫生间洗手。对于在公共写字楼办公的公司，进出洗手间也建议佩戴口罩，这里也是污染最严重的区域。2、建议在办公期间，尽量避免接触自己和他人的外套。3、办公空间内人与人之间的距离越大越安全，建议及时在办公期间，也要佩戴口罩。4、对于不具备开窗条件的写字楼，要求物业方在上班期间开启全新风模式。 4、参加会议如何做 建议佩戴口罩，进入会议室前洗手消毒。开会人员间隔1米以上。减少集中开会，控制会议时间，会议时间过长时，开窗通风1次。会议结束后场地、家具须进行消毒。茶具用品建议开水浸泡消毒。补充：1、缩短会议时间，尽量不要在会议室内饮水，进食，取消一切茶歇类服务。2、会议室有窗户，开窗时间建议不低于5分钟，没有窗户的，可以使用排风扇等与大空间增加换气量，没有换气扇，夏季的电扇也可以。 5、食堂进餐如何做 采用分餐进食，避免人员密集。餐厅每日消毒1次，餐桌椅使用后进行消毒。餐具用品须高温消毒。操作间保持清洁干燥，严禁生食和熟食用品混用，避免肉类生食。建议营养配餐，清淡适口。补充：1、如果是食堂服务人员打饭的，所有服务人员佩戴防护口罩等防护设备，如属于员工自助式打餐的，要求打餐过程中要佩戴口罩，即使不佩戴口罩，也不要在打餐过程中说话交流。2、倡导员工在就餐过程中不要交流说话，因为用餐的过程中是不可能戴口罩的。3、暂时取消公共调料瓶、罐等人人可接触物品的摆放。6、下班路上如何做 洗手后佩戴一次性医用口罩外出，回到家中摘掉口罩后首先洗手消毒。手机和钥匙使用消毒湿巾或75%酒精擦拭。居室保持通风和卫生清洁，避免多人聚会。补充：1、进家门后更换家居服，外套等建议勤洗，不具备清洗条件的，可以选择几套更换，刚穿过的，建议在通风的阳光下晾晒，用紫外线消灭病菌。减少家庭成员与外套的接触机会，各取各的，不要交叉传递。2、建议每日洗热水澡，最好是在进家门后，不再外出前，头发是最容易沾染病毒和细菌的，尤其是即使戴了帽子也暴露在外面的那些。洗澡前最好不要与家人过分接触。3、居家生活中，个人之间也建议保持沟通距离，有条件的分房，分床睡，毕竟病毒潜伏期是没有任何症状的。 7、公务采购如何做 须佩戴口罩出行，避开密集人群。与人接触保持1米以上距离，避免在公共场所长时间停留。补充：1、能不外出就不外出，网络，电话、微信都可以联系采购，需要看样品的，远程视频都可以。2、必须外出的，帽子、眼镜、手套能戴的都戴上。 8、工间运动如何做 建议适当、适度活动，保证身体状况良好。避免过度、过量运动，造成身体免疫能力下降。补充：1、具备条件的，能在室外就在室外，空间一定要空旷，注意保暖。2、只能在室内的，保持足够间距，小运动量，不要让员工的呼吸频率过高就好。3、烟民朋友能不抽烟就不抽了，即使在室外吸烟，避免相互敬烟，自己抽自己带的就好，从烟盒里取烟时避免过滤嘴与手接触。 9、公共区域如何做 每日须对门厅、楼道、会议室、电梯、楼梯、卫生间等公共部位进行消毒，尽量使用喷雾消毒。每个区域使用的保洁用具要分开，避免混用。补充：1、喷雾消毒宜使用84及过氧乙酸等，对于员工经常接触的门把手，洗手盆龙头开关等，可采用浸泡有消毒剂的毛巾擦拭的方法循环消毒。尤其是卫生间的门、隔间的拉手、马桶垫圈等人员频繁接触的位置。2、注意使用酒精时的安全性，避免在有明火及静电易发生的区域使用酒精喷雾消毒，后果严重的会造成酒精蒸汽爆燃或爆炸。10、公务出行如何做 专车内部及门把手建议每日用75%酒精擦拭1次。乘坐班车须佩戴口罩，建议班车在使用后用75%酒精对车内及门把手擦拭消毒。补充：1、专车、班车空间在乘坐前后，可在空旷处进行通风处理，同时对班车空间可以使用84及过氧乙酸喷雾消毒。2、专车的各车门玻璃，建议每次乘坐完成后，用浸泡过84的消毒毛巾擦拭一遍；班车等有座套的，可以每周清洗消毒一次座套。11、后勤人员如何做 服务人员、安保人员、清洁人员工作时须佩戴口罩，并与人保持安全距离。食堂采购人员或供货人员须佩戴口罩和一次性橡胶手套，避免直接手触肉禽类生鲜材料，摘手套后及时洗手消毒。保洁人员工作时须佩戴一次性橡胶手套，工作结束后洗手消毒。安保人员须佩戴口罩工作，并认真询问和登记外来人员状况，发现异常情况及时报告。补充：1、疫情解除前，全部进入办公空间的员工及服务人员都应佩戴没有呼吸阀的口罩。2、使用接触式体温枪检测额温时，每人次要进行枪头的酒精消毒，因此建议使用非接触式体温枪检测。操作人员从口罩、面罩、防护镜、一次性手套等要防护全面。12、公务来访如何做 须佩戴口罩。进入办公楼前首先进行体温检测，并介绍有无湖北接触史和发热、咳嗽、呼吸不畅等症状。无上述情况，且体温在37.2°正常条件下，方可入楼公干。补充：1、 设立外访人员专有接待区域，尽量减少外部人员与内部人员的任何接触途径及空间。2、 访客带给公司的文件、物品等先收纳，在客人离开后，经过消毒再使用。结合文件、物品材质，采取紫外线，酒精擦拭等方式适当选择。 13、传阅文件如何做 传递纸质文件前后均需洗手，传阅文件时佩戴口罩。补充：加强公司的无纸办公推进，需要传递的纸质等文件，使用塑料文件夹，文件夹外表面可用酒精或消毒剂的湿布擦拭。 14、电话消毒如何做 建议座机电话每日75%酒精擦拭两次，如果使用频繁可增加至四次。补充：给手机消毒比座机更重要，使用75%酒精每日擦拭屏幕及手机机身 15、空调消毒如何做（1）中央空调系统风机盘管正常使用时，定期对送风口、回风口进行消毒。（2）中央空调新风系统正常使用时，若出现疫情，不要停止风机运行，应在人员撤离后，对排风支管封闭，运行一段时间后关断新风排风系统，同时进行消毒。（3）带回风的全空气系统，应把回风完全封闭，保证系统全新风运行。补充：1、风口消毒前，先清洁灰尘及污垢，尤其是各类回风口处的过滤网。2、新风机组具备加湿功能模块的，建议在疫情期间关闭，尤其是使用湿膜式加湿器的， 16、废弃口罩处理如何做 防疫期间，摘口罩前后做好手卫生，废弃口罩放入垃圾桶内，每天两次使用75%酒精或含氯消毒剂对垃圾桶进行消毒处理。补充：1、取下自己带的口罩时，从内向外翻折，不要用手接触口罩外部，用挂耳带缠绕后再丢进垃圾桶，之后要按要求洗手。2、垃圾桶要使用带盖的脚踏式，垃圾袋选厚且有韧性，不易破损的。喷洒消毒剂后，系紧密闭后再丢弃到垃圾集中地点，按有害垃圾处理，因为当前只有医院等场所是有专业的医疗垃圾处理渠道的。 二、个人防护知识（一）洗手篇1、如何保护自己远离新型冠状病毒的肺炎传染？（1）勤洗手。使用肥皂或洗手液并用流动水洗手，用一次性纸巾或干净毛巾 擦手。双手接触呼吸道分泌物后（如打喷嚏后）应立即洗手。（2）保持良好的呼吸道卫生习惯。咳嗽或打喷嚏时，用纸巾、毛巾等遮住口鼻，咳嗽或打喷嚏后洗手，避免用手触摸眼睛、鼻或口。（3）增强体质和免疫力。均衡饮食、适量运动、作息规律，避免产生过度疲劳。（4）保持环境清洁和通风。每天开窗通风数次不少于3次，每次20-30分钟。户外空气质量较差时，通风换气频次和时间应适当减少。（5）尽量减少到人群密集场所活动，避免接触呼吸道感染患者。（6）如出现呼吸道感染症状如咳嗽、流涕、发热等，应居家隔离休息，持续发热不退或症状加重时及早就医。2、洗手在预防呼吸道传播疾病中的作用？ 正确洗手是预防腹泻和呼吸道感染的最有效措施之一。国家疾病预防与控制中心、WHO及美国CDC 等权威机构均推荐用肥皂和清水（流水）充分洗手。3、正确洗手需掌握六步洗手法：第一步，双手手心相互搓洗（双手合十搓五下）第二步，双手交叉搓洗手指缝（手心对手背，双手交叉相叠，左右手交换各搓洗五下）第三步，手心对手心搓洗手指缝（手心相对十指交错，搓洗五下）第四步，指尖搓洗手心，左右手相同（指尖放于手心相互搓洗搓五下）第五步：一只手握住另一只手的拇指搓洗，左右手相同搓五下第六步：弯曲手指使关节在另一手掌心旋转揉搓，交换进行各搓五下。4、哪些时刻需要洗手？（1）传递文件前后（2）在咳嗽或打喷嚏后（3）在制备食品之前、期间和之后（4）吃饭前（5）上厕所后（6）手脏时（7）在接触他人后（8）接触过动物之后（9）外出回来后补充：拆完快递后，接触外来物品后，如外卖包装。 5、旅途在外没有清水，不方便洗手，怎么办？ 可以使用含酒精消毒产品清洁双手。人冠状病毒不耐酸不耐碱，并且对有机溶剂和消毒剂敏感。75% 酒精可灭活病毒，所以达到一定浓度的含酒精消毒产品可以作为肥皂和流水洗手的替代方案。（二）口罩篇1、口罩该怎么选？选择一：一次性医用口罩，连续佩戴4小时更换，污染或潮湿后立即更换；选择二：N95医用防护口罩，连续佩戴4小时更换，污染或潮湿后立即更换。棉布口罩、海绵口罩均不推荐。补充：1、N95口罩数量不足时，可在N95口罩外再带一层一次性口罩，在非高危区域戴口罩后，每次丢弃一次性口罩，N95采用挂晒通过紫外线消毒可重复使用，使用时避免手直接接触口罩内部。2、N95口罩经过高污染区域，如医院，口罩自身呼吸阻力增大，脏污、以及出现褶皱，破损及不密闭后则不可再继续使用。 2、正确使用口罩医用口罩的使用方法：（1）口罩颜色深的是正面，正面应该朝外，而且医用口罩上还有鼻夹金属条。（2）正对脸部的应该是医用口罩的反面，也就是颜色比较浅的一面，除此之外，要注意带有金属条的部分应该在口罩的上方，不要戴反了。（3）分清楚口罩的正面、反面、上端、下端后，先将手洗干净，确定口罩是否正确之后，将两端的绳子挂在耳朵上。（4）最后一步，也是前面提到过的金属条问题，将口罩佩戴完毕后，需要用双手压紧鼻梁两侧的金属条，使口罩上端紧贴鼻梁，然后向下拉伸口罩，使口罩不留有褶皱，最好覆盖住鼻子和嘴巴。3、特殊人群如何佩戴口罩？（1）孕妇佩戴防护口罩，应注意结合自身条件，选择舒适性比较好的产品。（2）老年人及有心肺疾病慢性病患者佩戴后会造成不适感，甚至会加重原有病情，应寻求医生的专业指导。（3）儿童处在生长发育阶段，其脸型小，选择儿童防护口罩。补充： 建议使用不带呼吸阀的口罩，带有呼吸阀的口罩，只保护使用者，如其是带病毒者，其呼出的气体会通过呼吸阀直接排出。 三、居家防护知识1、在家中怎样预防新型冠状病毒的肺炎传染？（1）增强卫生健康意识，适量运动、保障睡眠、不熬夜可提高自身免疫力；（2）保持良好的个人卫生习惯，咳嗽或打喷嚏时用纸巾掩住口鼻，经常彻底洗手，不用脏手触摸眼睛、鼻或口；（3）居室多通风换气并保持整洁卫生；（4）尽可能避免与有呼吸道疾病症状（如发热、咳嗽或打喷嚏等）的人密切接触；（5）尽量避免到人多拥挤和空间密闭的场所，如必须去佩戴口罩；（6）避免接触野生动物和家禽家畜；（7）坚持安全的饮食习惯，食用肉类和蛋类要煮熟、煮透；（8）密切关注发热、咳嗽等症状，出现此类症状一定要及时就近就医。2、新型冠状病毒感染的肺炎流行时，我们怎么吃才好？（1）不要食用已经患病的动物及其制品；要从正规渠道购买冰鲜禽肉，食用禽肉、蛋奶时要充分煮熟。（2）处理生食和熟食的切菜板及刀具要分开。处理生食和熟食之间要洗手。（3）即使在发生疫情的地区，如果肉食在食品制备过程中予以彻底烹饪和妥善处理，也可安全食用。3、前往公共场所怎样预防新型冠状病毒的肺炎感染？（1）避免在未加防护的情况下与农场牲畜或野生动物接触。（2）保持工作场所室内不断的通风换气；在人多的地方，商场、公交车、地铁和飞机等地方都是人流密集，可佩戴口罩减少接触病原风险。（3）咳嗽打喷嚏时，用纸巾或袖或屈肘将鼻完全遮住；将用过的纸巾立刻扔进封闭式垃圾箱内；咳嗽打喷嚏后，用肥皂和清水或含酒精洗手液清洗双手。（4）外出回家后及时洗手，如有发热和其他呼吸道感染症状，特别是持续发热不退，及时到医院就诊。（5）传染病流行季节应尽量避免各类聚会。4、到生鲜市场采购，怎样预防新型冠状病毒的肺炎传染？（1）接触动物和动物产品后，用肥皂和清水洗手；（2）避免触摸眼、鼻、口；（3）避免与生病的动物和病变的肉接触；（4）避免与市场里的流浪动物、垃圾废水接触。5、轻症发热病例的居家隔离建议：（1）将病人安置在通风良好的单人房间。（2）限制看护人数，尽量安排一位健康状况良好且没有慢性疾病的人进行护理。拒绝一切探访。（3）家庭成员应住在不同房间，如条件不允许，和病人至少保持1米距离。（4）限制病人活动，病人和家庭成员活动共享区域最小化。确保共享区域（厨房、浴室等）通风良好（开窗）。（5）看护人员与病人共处一室应带好口罩，口罩紧贴面部，佩戴过程禁止触碰和调整。口罩因分泌物变湿、变脏，必须立即更换。摘下及丢弃口罩之后，进行双手清洗。（6）与病人有任何直接接触或进入病人隔离空间后，进行双手清洁。 四、新型冠状病毒感染的肺炎知识1、什么是新型冠状病毒？从武汉市不明原因肺炎患者下呼吸道分离出的冠状病毒为一种新型冠状病毒，WHO命名2019-nCoV。2、哪些人容易感染新型冠状病毒？人群普遍易感。新型冠状病毒感染的肺炎在免疫功能低下和免疫功能正常人群均可发生，与接触病毒的量有一定关系。对于免疫功能较差的人群，例如老年人、孕产妇或存在肝肾功能异常，有慢性病人群，感染后病情更重。3、新型冠状病毒的传播途径有哪些？主要传播方式是经飞沫传播、接触传播（包括手污染导致的自我接种）以及不同大小的呼吸道气溶胶近距离传播。目前近距离飞沫传播应该是主要途径。4、新型冠状病毒会人传人吗？会。从一些聚集性病例的发病关联次序判断，人传人的特征十分明显，且存在一定范围的社区传播。5、什么是飞沫传播？飞沫：一般认为直径＞5um的含水颗粒，飞沫可以通过一定的距离（一般为1米）进入易感的粘膜表面。飞沫的产生：（1）咳嗽、打喷嚏或说话（2）实施呼吸道侵入性操作，如：吸痰或气管插管、翻身、拍背等刺激咳嗽的过程中和心肺复苏等。6、什么是接触传播？直接接触：病原体通过粘膜或皮肤的直接接触传播（1）血液或带血体液经粘膜或破损的皮肤进入人体（2）直接接触含某种病原体的分泌物引起传播7、什么是密切接触者？ 指14天内曾与病毒的确诊或高度疑似病例有过共同生活或工作的人。 包括办公室的同事，同一教室、宿舍的同事、同学，同机的乘客等。以及其它形式的直接接触者包括病毒感染病人的陪护、乘出租车、乘电梯等。8、对密切接触者注意事项 所有跟疑似感染病人可能有接触的人（包括医护人员）都应该有14天的健康观察期。观察期从和病人接触的最后一天算起。一旦出现任何症状，特别是发热、呼吸道症状如咳嗽、呼吸短促或腹泻，马上就医！9、密切接触者监控建议（1）如果接触者出现症状，要提前通知医院，将前往医院。（2）前往医院的路上，病人应该佩戴医用口罩。（3）避免搭乘公共交通，应该呼叫救护车或者使用私人车辆运送病人，如果可以，路上打开车窗。（4）生病的密切接触者应时刻保持呼吸道卫生和进行双手清洁。在路上和医院站着或坐着时，尽可能远离其他人（至少1米）。（5）任何被呼吸道分泌物或体液污染的物体表面都应该用含有稀释漂白剂的消毒剂清洁、消毒。10、新型冠状病毒感染的肺炎患者有什么临床表现？ 新型冠状病毒感染的肺炎起病以发热为主要表现，可合并轻度干咳、乏力、呼吸不畅、腹泻等症状，流涕、咳痰等症状少见。部分患者起病症状轻微，可无发热，仅表现为头痛、心慌、胸闷、结膜炎、轻度四肢或腰背部肌肉酸痛。部分患者在一周后出现呼吸困难，严重者病情进展迅速。多数患者预后良好，少数患者病情危重，甚至死亡。11、在临床上怎样识别观察新型冠状病毒感染的肺炎病例同时符合以下2个条件（1）流行病学史：在发病前两周内有武汉市旅行或居住史，或发病前14天接触过来自武汉的发热伴有呼吸道症状的患者，居住区传染病流行情况，是否为聚集性病例中的患者，是否造成他人感染等。武汉市相关市场，特别是农贸市场直接或间接接触史。（2）临床表现：发热；具有病毒性肺炎影像学特征；发病早期白细胞总数正常或降低，或淋巴细胞计数减少。在观察病例的基础上，采集痰液、咽拭子等呼吸道标本进行病毒核酸检测即可作出病原学诊断。12、新型冠状病毒感染的肺炎防控措施•标准预防措施；•空气传播预防措施；•接触和飞沫预防措施：勤洗手，出门戴口罩；•房间通风换气；•清洁、消毒：新型冠状病毒对热敏感，56℃热水浸泡30 分钟、75%酒精、含氯消毒剂，氯仿等脂溶剂均可有效灭活病毒。 五、就医流程1、何时就医 新型冠状病毒感染的肺炎患者主要临床表现为发热、乏力，呼吸道症状以干咳为主，并逐渐出现呼吸困难，严重者表现为急性呼吸窘迫综合征、脓毒症休克、难以纠正的代谢性酸中毒和出凝血功能障碍。部分患者起病症状轻微，可无发热。多数患者为中轻症，预后良好，少数患者病情危重，甚至死亡。如出现发热、乏力、干咳表现，并不意味着已经被感染了。 但如果出现（1）发热 (腋下体温≥37.3℃)、咳嗽、气促等急性呼吸道感染症状；（2）且有武汉旅行或居住史，或发病前14天内曾接触过来自武汉的发热伴呼吸道症状的患者，或出现小范围聚集性发病；应到当地指定医疗机构进行排查、诊治。2、就医时注意事项（1）如果接触者出现症状，要提前选择有发热门诊的定点医院。（2）前往医院的路上，及就医全程应该佩戴口罩。（3）避免搭乘公共交通，应该呼叫救护车或者使用私人车辆运送病人，如果可以，路上打开车窗。（4）生病的密切接触者应时刻保持呼吸道卫生和进行双手清洁。在路上和医院站着或坐着时，尽可能远离其他人（至少1米）。（5）任何被呼吸道分泌物或体液污染的物体表面都应该用含有稀释漂白剂的消毒剂清洁、消毒。（6）就医时，应如实详细讲述患病情况和就医过程，尤其是应告知医生近期的武汉旅行和居住史、肺炎患者或疑似患者的接触史、动物接触史等。 收起

各位亲爱的读者，今天要讨论的话题是“行政如何协助解决员工的后顾之忧”。在具体深入前，我们先对后顾之忧下一个定义。就是通过公司资源可以解决的，影响员工在岗位上为企业创造效能的事务。对很多企业内的行政而言，有一个非常重要的使命就是为员工解决所有的后顾之忧，广义来说就是为员工提供在 很多琐事上的支持与服务（线上或线下），毕竟行政的一个责任就是提升业务的效率，为业务提供服务，减少这些琐碎事情对业务的干扰。 从企业的角度看，如果想解决员工面临的所有问题，可以从以下几个方面着手：薪酬体系——解决员工的收入需求晋升体系——解决员工的未来出路奖励体系——解决员工的心态问题培训体系——解决员工的能力问题后勤支援——解决员工的生活问题福利待遇——解决员工的个性需求 对于行政而言，我们可以从食住行这3个方面来着手，就是从后勤支援及福利待遇的角度来解决。那我们具体可以如何做呢？ 免责声明：以下内容不适合所有公司或所有情境，请根据实际情况，酌情参考。 1.员工住宿： 租房中介：对于很多新到一个地方的员工而言，找房子是件麻烦的事情。我们可以累积一些周边比较靠谱 的中介，并提供一份定时更新的租房指南给到员工，方便他们找房子，要知道很多时候帮忙找中介和帮忙一起看房，也是拉近你和一些KOL关系的好机会。 中介费补贴：这个模式比较适合公司搬家，吸引员工到公司周边落地的时期，可以设定一个上限，根据统计的租房人数及员工地址的热点图来做预算。 公租房：公租房就是一个噱头！但是有机会，作为行政的你一定要去争取，拿到之后，就算抽签的模式，也要大张旗鼓的宣传。 内部合租平台：如果你有公众号或BBS的，记得一定开个这样的版块，一方面可以加强员工交流，另外你可以通过BBS内的互动内容建立起行政的人设。 青年公寓：可以与周边的一些青年公寓签订一些优惠协议，不要管是否为大众化的优惠政策，但是一定要注意，青年公寓的甲醛问题很容易让你好事变坏事，如果宣传，一定要强调已经装修了1年左右哦。 酒店式公寓/长租酒店：这类是为长期出差的员工准备的，往往是公司支付一部分，员工自付一部分，或者干脆是公司全部承担的。主要是适合住不满一年，项目制的员工，这类公寓或长租酒店，住宿条件一定要稍微好些，特别便宜的连锁酒店之类的，容易发生因酒店环境问题导致的员工生病问题，还不如不推荐。 购房优惠：这个也是很好的噱头！如果你是一家大公司的行政，不妨去聊一些类似的项目，在公司政策允许的情况下，适当的邀请开发商过来开一些内部的推广会（主要是他们提供下午茶及小点心）。既能充实日常的活动，还能给员工关心他们的感觉。 搬家费补贴：这个类似中介费补贴，也是为了吸引员工搬到公司附近而设立的，关键是单次上限封顶，合理的总预算控制及设置时限。 2.员工子女： 入学问题：在上海这样的城市，往往外地户口的员工办理居住证就是为了子女教育考虑。但往往作为行政无法去协调教育资源，那我们可以提供信息给到员工，及时提醒涉及到的员工去办理手续或注意一些信息，从而将这些员工培养行政的死忠粉，有事情能帮你说句话。 托班问题：如果员工的基数大了，每逢暑假寒假，大概率有员工会咨询你托班的事情，那你有几种做法。比如说在公司内设立个专门的孩子区域，让家长志愿者去看着孩子。要么联系周边的托班给到信息（信息一定要反复给）。 KOL子女：某些高级别管理人员入职后，有时候HR会联系你，让你看看能否解决孩子的入学问题，首先不要明确拒绝，接着立刻通过政府等其他渠道去打听是否能入学。如果过了入学期的话，也一定要积极协调（不成功没关系），但有些特别好的学校或公立学校，一定是要政府高级别人员打招呼才行，这个情况一定要第一时间反馈。 3.员工就餐： 茶水区配置：如果没有食堂或专门的就餐区，那至少茶水区的微波炉和冰箱要准备起来哦。 下午茶/小点心：在茶水区准备小点心、为加班的员工提供食品领取渠道、提供免费的咖啡、提供免费的牛奶之类的，或结合企业文化活动安排比较丰富的下午茶都是一种很好的措施。 周边商户特惠：前提你要是一家大公司或在某家店有足够的消费量或频率，你可以去谈个专属优惠或联合类似饿了么之类的提供专属补贴。大家可以参考平安的行政中心，他们的周边商户专属特惠做的很好，而且宣传的也不错，在专属商户这里会有明显的平安员工专享优惠的介绍说明。 员工餐厅（收费或不收费，自选或不自选）：一般建议员工餐厅以收费自选为主，这样满意度会比较高。但凡不花钱的餐厅，除非你真的做到了行业标杆，要不然吐槽会非常厉害。 零食柜：零食柜或自动贩卖机对员工的影响是非常正面的，而且根据统计，在价格适中的情况下，零食柜或自动贩卖机能有效减少员工外出的时间，提高工作时长哦。 代金券：代金券指的是企业福利采购的一些现金券，用于在企业周边指定的商户进行消费，往往用来替代下午茶或宵夜之类的，同样的成本情况下，可以有效的降低行政的工作量及提供增加员工的自主权而提高相对满意度。 4.员工购物： 购物补贴：可以结合企业文化或优秀员工评比之类的来做，提供现金或报销额度用于奖励员工，减少他们在采购某些产品时候的自付部分。 家人医疗保险或体检优惠：很多企业为员工提供补充医疗保险或年度体检，如果能谈下来家人医疗保险或体检优惠，对员工来说绝对是件好事情，而且玩的花样还可以很多，比如员工为家人购买了补充医疗保险，就可以以公司的名义写信提醒他们家人如何使用之类的。本质就是show关怀。 员工特卖：在公司政策允许的情况下，根据时节组织一些内部的员工特卖，如果你公司人数＞300，有一间足够大的会议室，基本就能做员工特卖了。但是需要做好供应商的挑选及价格的控制，千万不要组织非公司产品的贵重物品内购，容易踩坑。 提供特卖信息：提供外部公司的特卖信息，但是一定要小范围传播，千万不能大范围的做，要不然给你来个影响公司工作氛围的帽子就不划算了。 定时的旅游福利：类似dell，定时会向员工提供企业专属的旅游特价产品，虽然是特价但是服务都是大平台提供，比较有保证。员工体验也不错。 5.其他类型的服务 免费的公车私用额度：比如说设定积分或每年有多少次公车私用的免费额度之类的，比如说送家人游玩上海，比如说结婚的婚车，比如说家人生病紧急用车之类的。用完了，还可以用行政活动或公司活动的积分兑换使用次数。 自建健身房/锻炼或周边优惠健身/锻炼：运动、娱乐或锻炼能有效提高员工的健康水平，降低压力水平从而为更好的工作提供必要的基础。有条件的放锻炼设备，没条件的可以买点周边健身机构的课程，作为奖励或社团福利发放。 各类社团：社团是个缓解员工矛盾，打破部门壁垒的有效方式，只要给与合理控制的预算，社团能给你搞出一百种花样，而且还能为建立员工自治组织打下基础。通过影响社团骨干也能有效扩大行政的影响力。 提供低价的上门清洁、上门收衣服、上门维修等服务：核心还是在解决生活琐事，让员工将精力集中在工作上。 定期的交友、相亲等活动：这类活动可以通过物业、团委、工会、协会、甚至是行政圈子来组织，如果行政没预算的话，拉上企业文化也是可以做的。成家立业，先成家再立业。 低息贷款或借款：前提是公司政策允许，为员工提供低息购房或购车的贷款或紧急备用金借款等服务。 互助基金：这个玩法就特别多，比如说每个月工资内捐助5元钱，然后员工需要的时候，可以申请。或者为员工做水滴筹之类的。 生日活动或礼品：集中做，做好后再做宣传，生日活动或礼品是花小钱办大事的典型。非常值得做或拉上企业文化一起做。 本文总结： 解决员工的后顾之忧，一定要学会“穷人思维”，这里的“穷人思维”不是贬义词，而是源自于餐饮行业管理的一种说法。 什么是穷人的思维？强调小处的公平，强调自己能获得多少，强调自己有付出就一定有收获，强调应该干啥才能获得回馈，强调能吃到和用到的东西。 面对这样的“穷人思维”，我们需要如何做呢？设身处地为员工着想、打造互助文化或家人文化、主动解决员工面临的困惑、让员工通过一定代价再获得一定福利、寻求制度化与人性化的平衡 　　从实操来说，员工的后顾之忧主要来自对自身的不确定感及家庭，而一个有后顾之忧的员工，就不可能全身心地投入工作。作为行政，我们如果能随时掌握员工“后顾”情况的变化，如孩子入托、家属生病等，对经济特困的员工，除常规的精神安慰外，还可以设法给予一定的经济援助。有个小技巧，要学会宣传，一个有效解决员工后顾之忧的个案可以为行政赢得一片人心。 解决后顾之忧是一个体系性的工作，为了建立这个体系，我们行政一定要学会充分利用社会分工体系，利用内部的呼声推动项目落地，利用外部的资源补充行政自身资源的补充。 收起

各位亲爱的读者，今天讨论的话题是“提升差旅及费用管理效率”，这个话题包含了2部分的内容，1是提升差旅效率，2是提高费用管理效率。这2方面的内容，已经有超多的大咖进行了分享，同时在12月12日的CTCS上面也会由更多大咖的分享。笔者自然无法与那么多大咖相比，仅仅在此抛砖引玉，希望大家有所收获。 那我们将通过几个问题来尝试回答。 问题1：为什么我们行政要做差旅管理？ 1.因为差旅费用占到行政类支出的比例非常可观！在小公司，有时候差旅费用能占到行政类支出的20%甚至更多，如果我们能通过适合的差旅管理手段，合理的降低费用，那对行政费用的影响是非常可观的。这个就是行政的KPI啊。 2.因为差旅费用报价的混乱，需要通过管理来增加透明度。大家有没有发现同一张机票，我们通过携程商旅或携程官网订，很可能是会存在差价。更别说你找第三方供应商，特别容易被人截个图问，为什么我们供应商的价格比携程贵呢？ 3.因为专业度要求。差旅管理是个集合了供应商管理，需求管理，费用管理等的综合项目，在中小型企业可能更加偏向费用管理，在中大型公司可能更偏向于需求管理及费用管理上。我们主要能抓住企业的需求，自然能有的放矢，做得更加专业了。 问题2：为什么差旅管理要控制费用？ 在差旅费用的处理上，一般分为3个阶段： 1.粗放型差旅模式阶段：主要发生在中小型企业，其主要特征是员工自助预订机票、酒店等。一方面这个时期企业主要的目标是拿到业务然后活下去，因此对差旅之类的问题往往是本着简单化，便捷化操作来执行。另外一方面就算建立了差旅制度，在实际操作中，因为不是原则性的问题，往往也不太会特别严格的去执行。第三个方面是这样的操作模式特别适合小企业，哪里有业务，人直接杀过去就好了，对业务而言更加灵活，差旅流程在某些方面还是会影响反馈效率。这样的模式会带来2个问题，1是员工垫款支付的问题，有些单位是员工先借款然后再报销还款或冲抵，有些就是员工自己掏钱探后拿票来报销，万一费用有瑕疵，报或不报都是问题。2是企业没有办法严格监控政策的执行。公司负责人也无法区分哪些差旅开支是合理，哪些是虚高的：员工买了8折票未必是买贵了，买了5折票也未必是买便宜了。即使企业制定了完善的差旅政策，没有规范的流程支持，员工也可以利用漏洞绕道而行，通过虚开发票，购买假发票等行为破坏规则，不仅损害企业经济利益，也使公司的内控形同虚设。而对于不合理的差旅费报销，由于已经发生，报还是不报让公司财务骑虎难下。 2.初期的差旅模式阶段：这个阶段，企业可能已经建立了差旅制度，并且开始通过中小票代进行订票、订酒店之类的了。这样的模式下，对企业管理人员而言，最大的风险有2个。1是中小票代的价格不透明，不透明的票价容易带来道德风险及公司额外的费用支出。2是财务管控困难，这里管控指的是数据分析及追溯，从而让行政人无法清楚，直观的得知公司整体差旅花费，差旅费用有无波动等有效信息。随着现在类似钉钉这样的SAAS的发展，这类的阶段往往很快就跳转到第三个阶段去。 3.平台化的差旅管理模式：以往这类服务往往属于大企业，就是类似携程这样的专业公司为企业提供专业的差旅管理服务，帮助企业找到找到差旅流程、成本控制以及员工满意度的平衡。以往这类服务需要专人对接的服务，对于中小企业来说，费用不少，维护成本也高，对于IT系统也有一定的要求，所以基本很少选择。但是现在如果你用的钉钉之类的SAAS的云平台OA，就可以很方便的接入阿里商旅这类第三方平台，从而几乎零成本的享受包含差旅申请、审批、预订、授权、支付以及后端报销在内的全流程的闭环式服务。 让费用管理更加的有序，可控 1. 一般来说，企业的差旅成本由直接成本和间接成本两部分组成。 2.直接成本包括交通、住宿、餐饮以及其他相关活动费用。间接费用则包括企业需要预支的现金、报销以及审计单据的费用。 3. 如果采用的是粗放型的差旅管理模式，一方面报销人自己麻烦，另外财务和leader自己也麻烦。因此，才需要我们行政联合人事、财务来制订清晰明了的差旅制度，从而最大化的杜绝员工在未被授权的领域内支出费用。比如说因为项目需要，有10名男员工需要在北京出差10天。如果公司没有关于必须两两住一间的明确政策的话，那么这10名员工单住大床房要比两两分组住一间住宿成本要高出接近一倍。 4.有了明文规范，接下来做的就是要去执行了，那就是通过建立一套监督机制来具体落地了，传统的落地措施往往是人治，从而更加容易发生矛盾。因此很多大公司才会采用差旅平台，最大化的将人治的部分转移给平台做。最终的目的就是让费用管理更加的有序，可控。 问题3：如何判断一个差旅平台是否适合自己？ 部署是否方便？ 1.如果要上差旅平台，这个问题一定要想清楚。是否便于部署，是否涉及信息安全，如何对接内部的OA系统，这些往往和价格优势和附加服务要一起考虑。 2.另外一个问题就是，这个平台是否能随意设置差标、强弱管控等参数。方便的差旅平台可以很方便的调整差标，设置审批流及费用的强弱管控措施等。 3.借着就是数据分析，你是否能很方便的看到实时的费用数据，能提供低成本或免费的数据分析（交叉分析或至少4个维度的交叉分析）及报表导出功能。 4.最后就是如果你公司要放弃这个差旅平台了，切割和清算是否方便？很多差旅平台通过开放端口等方式和公司的OA直连，如果切割后没有及时关闭的话，往往容易导致信息安全风险。 服务是否有优势？ 这里可以分为几个维度： 1.协议价格和酒店协议价格是否便宜？比你自己去签是否便宜？是否能经受得起员工的线上线下的比价？是否有隐藏的费用？是否会引导消费？ 2.是否提供实时的数据？大部分的差旅控制都是所谓的事后控制，费用发生了，我们发现问题再去分析问题点和解决方案。如果平台提供实时的数据，那你就可以将很多问题消灭在摇篮阶段了。比如说，某个部门的人一直超标订酒店，如果没有实时数据，你只有月底拿到账单才能知道，但是损失已经发生了。如果是实时的数据，我们在月中的时候发现后，如果没有合理的理由，后续的费用也就控制住了，这个也是行政的绩效体现啊。 3.默认提供的差旅分析，是否对你有价值。很多行政负责人其实对数据分析一知半解，如果平台供应商能提供有价值的差旅分析，通过数据记录来推动差旅管理和流程审批的优化，从而协助行政来控制差旅成本。 4.是否能提供个性化的差旅服务方案。比如说退改签是否直接在线上完成？是否能提供有竞争力的签证服务（合适的费用，高出签率等），是否可以按人或按组织或按公司设置不同的差旅控制方案等。 5.人工服务还是聊天服务？就算百般不好，在紧要关头，人工服务往往能更快的帮出行人解决很多差旅中碰到的问题。如果是纯APP或聊天客服，一方面体验感会差很多，另外解决问题的效率往往也更慢。 6.附加服务及收费标准。除了差旅服务外，是否能提供其他的服务？签证、游轮，员工出游优惠、公司旅游、团建等等。重点要有还要价格有优势。 7.是月结、现付或预付款？这个也是一个考虑维度，毕竟月结行政不用关心还有多少预存款，现付的选项其实是针对员工自费部分的。预付款是很多平台针对中小企业的，这样的模式下行政就要稍微关心一下余额了。 问题4, 我们在日常差旅管理中的可以优化或关注的点有哪些？ 制度层面 一、在有OA的前提下： 1.出差申请时直接根据填写的预测费用锁定部门预算 2.预订时，关联的差旅平台根据公司差旅标准自动推荐机票、酒店等信息，如果要超标准预算，需leader或授权人（比如差旅协管员）确认才能预订成功。 3.员工报销时需关联出差申请，在leader审批时，提醒预算使用情况及与申请的偏差度。 4.员工出差变更的，可以在OA上填写，并在报销时自动要求进行变更说明。 二、 没有OA的情况下 1.员工机票需在携程等大型网站预订，并提供行程单、机票等作为报销依据。 2.酒店必须提供酒店盖章的费用清单，清单与发票一致，并作为报销附件。 3.如发生出差变更的，需有邮件确认或在报销单内说明原因，经leader签字确认后才能报销。 系统设置层面 1.预算冻结：预算冻结是个很有用的功能，在出差申请的时候就预冻结预算，有利于预防超总体预算，这里的预算可以按项目、按公司或按月度、季度、半年度甚至是全年或其他周期设置。 2.流程召回：如果发生流程没有走完，但是行程发生变化的情况，可以召回流程直接重新提交，减少重复劳动。如果流程已经走完了，可以选择直接召回再走也可以在出差完成后，确认实际出差时间时更新时间及预算。 3.可选择强控制或弱控制。比如说机票，一般情况下，应乘坐最便宜的经济舱，如果要不是最便宜的，要再审批。但如发生陪同重要客人的情况下，强控制就是还是只能坐经济舱或员工自己买了机票后再报销。弱控制则是有一定的审批规则，经一定审批后，可以超越级别预定。 4.整个差旅预定流程的时效性。根据一些报告，大部分的商务人士在预定机票时要花费30分钟到1个小时，主要原因是不知道选择哪个时间或寻找自己有会员的合适航班，如果我们在系统设置的时候，就能考虑到这点，其实可以有效的减少选择的时间，有些数据显示可以将平均预定时间降低到15分钟内，那对差旅预定这件事情来说，提高的效率就非常可观了。 费用管理中需要关注的点 1.关注出差日期为非工作日的情况。正常来说，大部分的商务人士都会选择在工作日出差，如果有员工一直出现在非工作日出差的，那我们就需要关心一下了，是真的太辛苦，还是别的情况。当然如果有系统来协助是最好的，如果没有，我们行政就要养成定时回顾的习惯了。 2.关注出差回程最终目的地调整的情况。这个很容易理解，就是上海去北京出差，结果回程是北京回了四川，再从四川回了上海这样的情况，那有2种可能，1是正常的行程调整，另外就是有其他原因了，如果有事先确认（邮件、OA或报备）的就没有问题，如果没有，那我们就需要提高警惕了。 3.关注差旅费报销金额为100的倍数情况；正常来说，机票、酒店、吃饭等费用出现100的倍数的概率非常小，如果有，我们在做费用分析的时候，一定要非常关注了。这个需要我们行政定时的问财务拉数据，从而来进行分析。 4.关注一定周期内多人差旅费相等或非常相近的情况。这个和上面的理由其实是一样的，具体还是要我们行政问财务拉数据才能分析出来了。关注住宿发票尾数为奇数或者单间房费为小数的情况。正常的情况下，酒店不会出现这样为奇数或带小数（一般都四舍五入了），所以在拉取数据后做分析的时候，一定要留心一下哦。 收起

各位亲爱的读者，今天要讨论的话题是关于行政类数据分析的。最近行政联盟上海站也举办了一次关于行政数据分析的线下分享会。想着之前也有些读者在问关于行政数据要如何收集和分析的问题，想着可以写一点。因此有了这篇文章。 关于数据分析，能讲的实在太多，笔者试着从下面几个维度来进行分析。1、如果我们要做数据分析，有什么可参考的书或方法论么？2、入门之后，我们可以做点啥有意思的事情？3、我们行政需要收集哪些数据呢？我有数据，我要如何利用呢？ 下面让我们进入第一部分，有什么书或方法论可以让我们进阶或入门么？ 答案一定有的。笔者学习数据分析主要靠了几本书：《赤裸裸的统计学》：轻松了解学习统计学的意义，以及在日常生活中如何应用统计学，重点是你也可以把这本书当作科普读物，看起来完全没负担。《麦肯锡教我的思考武器》：这本书规避了很多“入门到精通”类似数据惯有的模板很多，但对实操没有帮助的缺点，从案例出发，对分析方法做了解读。《深入浅出统计学》：掌握基本的统计学基础知识，结合应用场景快速入门《数据产品经理修炼手册：从零基础到大数据产品实践》：学会制定业务指标是进行数据分析的第一步《如何用数据解决实际问题》：从案例出发，如何用分析方法来解决实际问题。 笔者常用的数据分析方法有下面几种，不展开，感兴趣的读者请自行百度。 逻辑树分析法：通过逻辑树，将复杂或难以量化的问题，拆解成小问题及可量化的问题，从而简化决策多维度拆解分析法：多个角度思考，跳出因果律对比分析法：数据对比假设检验分析法：通过假设过程或结果，来检验业务问题的解决办法是否合理 RPM分析法：适合做用户价值分析 接着，学会的数据分析，我们可以做哪些有意思的事情呢？ 用Google来举例子最直观。大家去Google参观，听了介绍后，就会感觉这家公司好人性化，其实哪有什么一开始就人性化的设计，大家看到的人性化设计，开始可以靠模仿，后续只能靠数据分析，来根据业务需求做优化。 Google公司的POPS（人力运营部）就是行为实验室的翻版。根据一些专业文章的分析，其核心是一套复杂的员工数据追踪系统，它通过获得关于员工生活和工作的各种经验数据，不仅仅是餐厅桌椅的理想尺寸和形状，甚至还有排队队伍的长度等信息。比如说，为了帮助员工在餐厅排队时最大限度地利用排队时间与周围人交流，Google专门分析了员工排队候餐的数据，推导出最理想的排队时间，并据此重新设计了员工餐厅布局。那我们行政数据分析到底要做什么？简单来说就是：通过一定的工具或算法从日常的数据中总结出对行政运营有用的结论。 日常工作中，我们行政接触到的数据非常多：从前台到报障，从接待到活动，从餐厅到厕所，从福利到相亲。只要用心发掘，行政涉及的任何的活动、服务及产品产生的互动都会留下数据。只要我们利用合适的工具追踪数据，再去挖掘，就一定能够得到有价值的信息。 欧美有套成熟的数据分析层次划分，套用到行政的数据分析有以下四个层次： 第一个层次 描述性分析：是指对状态的一种描述，告诉我们“是什么”。比如餐厅就餐人数是多少、维修工每天修多少东西，餐厅大厨每天烧多少菜之类的问题。可以通过固定报表和不定期分析的方式，就能拿出相应的效率报告或人效报告。 第二个层次 诊断性分析：就是当你已经知道了事实后，我们通过诊断性分析来追问“为什么会发生”。大部分的老板不仅关心现状是什么，更关心为什么会发生。所以你不仅要告诉老板，我最近满意度降低了，还要告诉他为什么会出现这样情况的原因。即：追问原因，寻找对策。这也是我们行政重要的工作内容，但在实操中，因为缺少对有效工具的了解，大部分情况下是凭自己的感性认知或者通过小样本的访谈进行追问原因的工作，那自然出来的也往往是不准确的。 第三个层次 预测性分析：就是不仅仅看现状，还要看“接下来会发生什么”。这里就涉及到一个概念：“利用历史数据对未来节点下的各种状态进行预测”。比如说每年双11前台的快递都会爆，那我们自然可以预测今年双11不出意外的前台快递也会爆掉，那至于会有多少快递，那就要通过对历史数据的分析，结合其他信息（比如说天猫的销售预测，邮政局对今年包裹量的预算、男女比例等信息）来进行综合分析，留一定余量后得出的数据，来作为今年应对措施的基础了。 第四个层次 指导性分析：如果说前面几个层次是告诉通过分析数据，方便你自己做决策的话，指导性分析就是直接告诉你，在这样的情况下，你应该怎么做！在行政联盟的大咖说上，其实有很多这类的指导性分析的文章，感兴趣的读者可以去看看。 当然除了以上四个层次外，随着AI技术的发展，现在又有了一种叫认知分析的层次，就是利用算法来分析数据，并根据分析出来的数据来推测行为。比如说，你在淘宝上看了一个商品后，过段时间淘宝、爱奇艺之类的都开始给你推类似的产品是一个道理。当然这个不在本文的讨论范围内。 那可能要问了，既然以后是AI的时代，我们行政人要如何保卫自己不被替代呢？笔者之前写过一篇关于大数据时代如何不被取代的文章，大家可以参考一下。 在本文的角度来说，笔者觉得一本叫《The Power of People》的书内的观念非常应景。这本书里把企业的员工分为三类：Analytically Savvy，接受过严格的数据分析技术培训，熟练地分析数据，并且能够将数据转化为事实。Analytically Willing ，对于数据分析持开放思维，虽然缺乏系统的训练，但是愿意去学习。Analytically Resistant，对于数据分析的观念持怀疑和敌视的态度 ，更加相信直觉。 我们当然不希望做最后一种人，那我们要如何适应及改变呢？ 一、我们要起码的有关于数据分析的认知。Linkedin的一份报告里强调，越来越多的企业管理者认识到数据分析对员工行为管理的重要性，所以不变革不行。这种思维还包括对于所有新技术的接纳。在所有的企业职能中，我们行政部门要改变过去只看职能的观念，把眼光放在更加长远的价值选择上。 二、实践中，很少有行政能去达到指导分析或预测分析的层次，但我们至少可以试着去做描述分析、诊断分析。不要被外面流行的算法啦、人工智能啦，这些高大上的词语迷惑，其实，我们日常能接触到的数据分析并没有那么复杂，只是在于你肯不肯去挑战你的舒适区去学习而已。 说实在的，通过数据分析，很多行政人正在从“执行命令”角色改变为利用分析技术，为公司重大事项提供决策依据，甚至是参与决策的人。这里有个捷径，就是模仿我们行政，我们行政部门对业务数据的使用，就是我们行政模仿的榜样，包括业务指标。 最后，在实操中，我们要如何选择业务指标和利用数据分析呢？ 举2个行政具体的案例，相关数据是虚拟的，仅仅是举例而已。 场景1：午餐排队时间较长，是否要推错峰就餐？ 背景介绍：某公司在上海的办公区分在了2个楼内，大约1200人，餐厅在1栋楼（简称副楼）的B1层，可以同时容纳300人就餐，另外一个楼走到餐厅大概需要5分钟，食堂通过刷卡就餐人次同公司结算账款。近期有同事向行政反馈就餐排队时间超过10分钟，要求更改进餐时间。 业务指标：1、每日整体就餐人数2、各档口人员分流情况3、就餐时间4、翻台率 使用工具：FineBI 结论：1、数据异常：发现就餐人里有几位离职的员工立刻注销已发现的离职人员的权限核实一年内离职人员权限是否已失效审核离职流程中权限注销节点是否存在问题离职人员消费产生的损失，由行政处理2、就餐数据：主副楼实际已出现了分流情况主楼员工就餐时间明显后延或提前排队数据显示主楼约有30%的员工延后半小时就餐，约有10%在就餐开始前排队。3、集中就餐时间分析：我们可以做个热力图来做就餐时间的直观展示。食堂就餐密集时间为12:08-12:38，主楼员工就餐高峰为12：29-12：49 分析：重叠度不大，可以通过其他措施来减少排队时的烦躁感，但错峰就餐意义不大。 场景2：一线员工加班长，是否要招人？ 外包物业的驻场经理在例行的沟通会上反馈说，最近2个季度，一线的保洁和保安一直在加班，需要再增加人员，需要我们行政进行申请。招不招？招多少？可不是听几句抱怨就能确定下了的。在调配预算来增加人员前，还是要用数据说话，底气足好办事： 业务指标：1、人效：保洁：（清洁次数*单次时长）/总工作时间*清洁考评基数 保安：（保安工作时间+活动支持工作时间）/总工作时间*工作完成度2、按人计算的、以周为区间的加班趋势：确认加班是普遍现象还是个别情况分析工具：Excel 结论：54%的保洁，近2个季度的加班小时在30h以内，平均到每月约5h，较为正常；75%的保洁，人效在0.7以内，较为正常74%的保安，近2个季度的加班时间在200h，平均到每月约33h，日均加班1.5h，在可接受范围；65%的保安，人效在0.6以内，偏低了。总加班超300h的保安或保洁仅3%； 从个人加班排行看，只有保洁主管数量最多，个人申请的加班小时占了个人加班总时长的70%。 综上，针对外包物业要求加人的请求，建议暂时先进行人员储备，并针对保洁主管加班的问题进行具体分析，如持续高水平加班，则适当进行人员补充或采用借调方式补充“人力”。 收起

自毕业以来，负责内部管理流程信息化及“双微一官网一论坛”企业文化宣传工作也有5年了，偶尔兼职一些后勤任务，笔者对于企业行政管理的框架逐渐也有一些认识；其实，行政各个岗位人员的门槛都是较低的，但要在某个行政领域成长起来，独当一面地面对和解决对应的行政领域问题，还需要一定的自我修养。 关于怎么解决一个行政领域的问题，笔者不作展开；而展开讨论下咱行政关于问题解决方法的方法。这个方法跟行政的自我修养有关，那么，什么是行政的自我修养呢？ 笔者认为，是持续学习的坚持，大咖之所以是大咖，是因为他们面对问题第一反应是攻坚克难，大量搜索和学习相关资料，善于与大家沟通交流，整合可以解决问题的思路，渐渐地，就积累了丰富的经验。 学无止境，说白了就是，持续学习的坚持，人活一日，就不可避免地遇到问题，不可避免地学习和研究新思维、新方法。 大家可以观察一下，当大咖们、总监们遇到问题的时候，会怎么样呢？“遇到问题就去学习” 刚接手某些任务的行政，由于不熟悉而在实操中让人觉得很生疏，其实，自己也会觉得事情做起来很吃力，总做不好，挫败感很明显，对吗？ 比如说，刚入职的文印人员，没什么经验，总没办法盖好章，总是盖糊了，使得文件需打印多次才能盖好；那么，文印人员就需要主动向有经验的人学习盖章的细节操作，怎样才能把握好盖章的时机，印章怎么越盖越模糊了，怎么保管和使用印章，怎么管理印章的使用，等等，都是问题。 其实，有经验的人不一定在企业内，可能在企业外，可能是自己的朋友，也可以是提供文印解决方案的供应商，总之，不会盖章就要不耻下问，就要各种问，遇到问题就要主动学习。 网络时代，学习的方式有很多，而启动学习引擎的动力就是“遇到的问题”，一遇到问题就学习，各种学，搜索资料，学微课，跟身边的人讨论交流，即使外行人也没关系，有时思路的灵感来源于外行人。 “带着问题去学习” 现在，越来越多的企业开设了微信公众号，而将微信公众号的运营放在行政部中的企业也不在少数，对于企业来说，这就是企业文化宣传的窗口，放在行政部是自然而然的事情。 微信公众号属新媒体传播的领域，对于习惯于企业文化宣传栏和企业内刊的老行政来说，这是一个新鲜事物，也可以说是企业文化宣传的新问题——怎么解决运用新媒体传播企业文化的问题；既然遇到问题了，就学习吧，上网搜索，就有很多新媒体相关的视频课，也可以跟专业做新媒体运营的朋友聊聊，取取经，有没有可能通过微信公众号在做企业文化宣传工作中也给企业创造点广告价值，让行政也创收。 那么，结合企业文化宣传工作的实际情况，找到“新媒体+”的新思路，这虽然是一个新鲜尝试，但无疑也是行政突破职业天花板的机会。 然而，机会不是新媒体给的，不是天上掉下来的，是带着新媒体新问题学习而来的，所以，是学习，突破了职业发展天花板。 “因问题而产生的问题” 其实，也许你已经发现，即使解决了这个问题，随着时间推移，也在“孕育”着新的问题，然后引起新一轮的学习，产生新的问题解决思路。 是的，问题总是一个接一个，而学习就是一轮接一轮，所以，除了学习怎么解决问题，还需要学习分析问题解决思路的优缺点，缺点，也就是不足之处就可能隐藏着下一个问题，即使当下的思路是完美的，挑不出毛病来，但随着时间推移、技术迭代及时代发展，也许原思路在未来某个节点就不管用了，就出问题了。 也许，文印人员发现盖章操作的重复性劳动非常繁重，且不易管理印章的安全使用，容易引起一些合同纠纷等，然后，研究或引入部署“电子印章系统”，运用先进的区块链技术，保障印章既能高效使用，又做到可追溯相应的印章使用审批流程。 因此，这就需要咱行政的在学习过程中学习“如何触类旁通”、“如何举一反三”，学习因问题而产生的问题；但不要惧怕问题，因为问题就是咱行政持续学习的机会，是职业持续发展的机会，也是让咱行政持续跟进新鲜事物发展潮流的机会，其实也对其他岗位的职场人适用。 咱行政遇到的问题瞬息万变，咱学习就紧抓核心，而核心就是“问题”，遇到问题学，抓住问题学，思考问题学，只要愿意学，成长为行政大咖都不叫事儿。 当然，这需要咱行政对世间万物永葆好奇之心，还有问题解决之后感到有成就感。 以上，就是咱行政该有的自我修养，也是成长为大咖的必备技能——持续学习。 收起

又到了一年一度写年终总结和年度规划的时间了。最新挺多读者咨询，应该如何写年终总结的。笔者也协助几位读者完成了年终总结，想来这个可以分享一下，于是有了这篇文章。 很多读者在写年终总结的时候，会有以下几种情况影响发挥：一年做了很多工作，但写出来总感觉是流水账 想用数据说话，但找不到合适的数据来辅助自己 想用项目说话，但不知道如何量化在项目中的贡献 新入职一家公司，感觉没什么可以用来写年终总结的 实务太多，找不到可以用来总结的具体模板或板块 做年终总结究竟是报喜还是报忧呢？具体要如何报呢？ 这几个问题，各位读者是否也有碰到过呢？为了解决这几个问题，我们首先要明确年终总结的2个主要目的： 让领导知道你今年的成长和贡献让自己梳理一年的工作经历并做复盘 本文将围绕这6个情况及2个主要目的，试着分享如何来做年终总结。 首先，我们试着分析一下，领导在看你的年终总结的时候，想看到什么？ 通过对一些行政总监、HRD及VP的访谈，总结下来大致可以分为以下3个维度：昨天：业绩是不是达标了，完成了多少项目，工作进展到了什么程度。你具体的工作成果有哪些？而不是看做了哪些工作的流水账以结果为导向描述一项工作，如果没有完成，让领导知道具体的进展或阶段成果。你是优化了流程，还是提高了效率，或者通过具体措施节省了成本。今天：在工作总结中，是否有了下一步的工作思路或做了可以用于后续改善的分析？面对的具体业务上变化及挑战，没有想到应对的策略或者建议？如果你没达成业务，原因是什么？如果你达成了业绩，你有什么做的更好的计划么？明天：下一年度的工作，你做了什么规划？提了哪些目标或指标？为什么提出的目标或指标是合适的？你要采取哪些方案或措施来达成这个目标或指标？风险评估过了么？是否有具体的风险应对措施？你需要哪些资料才能完成目标并减少风险？ 知道了领导们想看什么，那我们要如何顺势而为的做总结呢？ 首先要说的是：争取资源不要通过年终总结，日常通过汇报的机会争取各种资源更有效。先流水账，再整理，能帮你理清楚提纲。写年终总结，不要想着吹牛或夸大其词，看报告的都是你的直接领导，你的成绩如何，你领导最清楚了。在写工作成果的时候，不要用类似大概，预计之类的模糊性词语，也不要将一个团队的成绩全部归在自己身上。年度总结里面只提别人对自己的帮助，千万别去打小报告，也别作死在总结内提加薪的事情。接着进入正题，我们先列了流水账，然后开始写提纲，提纲就是针对领导想看的3个维度来写。提纲：通俗来说，就是昨天、今天和明天。昨天：阐述你在过去的一年中做了哪些工作，经历了怎样的过程，最终的结果如何。今天：你对自己过往的工作经历有什么看法，哪些地方你觉得做的不错，哪些地方存在不足，哪些地方需要改进。明天：针对你的分析，你觉得在这些重要的环节和发现的问题中，有没有什么办法能把事情做的更好，或是解决存在的问题。 整理好了提纲，我们需要在提纲的基础上将内容丰满起来，用专业的说法，就是输出反馈给领导，目的很明确，就是让看到你总结的热，能对你所完成的工作成果、个人成长等各个方面，有一个清晰的、评价一致的共识。避免你的业绩被埋没在领导案头的各类总结内。 我们行政要专业化，项目化的思维少不了，那如果按照项目化的思维，年终总结要如何做呢？可以分为五步走： Step1 汇报范围：根据流水账及大纲确定好汇报哪些内容 比如说，对已经完成的工作，或者可以参考以下范围汇报：你全程主导的和负责的工作：比如说你职责范围内的工作及其带来的工作成果你部分主导或支持的工作：比如说差旅优化项目，你作为行政部的代表会同财务、采购、法务及风控等部门进行了哪些工作，产生了具体哪些成果。你全程参与协助的工作：比如说园区装修项目，行政部作为关键部门，你全程参与了这个项目，带来了什么成果，做出了什么可以具体量化的贡献等。 Step2 工作分解 既然已经订好了范围，那就要在汇报范围内，再根据你的流水账来分解模块，填充进内容了，就是你在每个模块具体做什么，花了多少资源（时间及预算），产出了什么成果。 这一步，大家可以在行政联盟上找一些模板，自己往里面填。或者参考笔者之前写的关于行政工作模块的内容来进行分解。 Step3 找到价值点 在模块的基础上，我们要设法挖掘价值了，往往这个时候是大家最头痛的时候，笔者有个简单的办法，那就是从两个大的方面，数量状态和影响状态来描述。隐性、显性、增加和减少这四个维度进行排列组合。举个例子： Step4 使用正确的语言 年终总结在ppt内必须要选择简明扼要的书面语及数据，尽量避免含糊不清的描述性语言，如果无法量化数据的话，也不要写描述性的语言。 Step5 合适的PPT模板 一个好的年终总结需要一个合适的PPT模板来呈现，如果你能力强，可以自己做。但出于时间成本考虑，我们可以在行政联盟内下载几个合适的模板，根据自己的大纲调整后使用。同时，模板内的表格和图表也可以作为参考，来梳理我们的总结逻辑哦。 Step6 经验总结 经验总结在整个年终汇报内可能要占到1/3的篇幅，为什么呢？我们需要根据之前的内容来做总结经验：在19年踩过什么坑？背过什么锅？知道了这些才方便做问题分析啊。 开始就提过，我们在年终总结里面是报喜还是报忧呢？ 不管报喜还是报忧，一定要通过总结，发现问题，然后提出相应的解决方案及解决问题所需要的支持或资源。这样才会领导刮目相看啊。 比如说你可以从三个方面来做总结和分析。面临的挑战：19年你碰到了什么挑战，是如何解决的，得到的成长是什么管理的提升：你在沟通协调、客户关系、领导力及自我提升方面做了哪些具体的事情，解决了哪些具体的问题，得到了什么成长？组织的优化：你在内部协同、流程优化、资源配置、人员配置方面做了哪些举措？ Step7 后续工作计划 可以参考以下注意点：个人工作计划一定要符合组织和部门的方向，配合部门的发展进度。配合SMART原则和5W2H法让你的计划具备实操性和可落地性。 收起

各位人事行政小伙伴大家好！随着管理层新生代的加入、业务发展的国际化布局、信息化时代大数据应用、产业结构的变化，对于全国乃至全球布局的企业而言，管理方式与经营理念在潜移默化的发生着改变，对于企业文化推广者，您是否也曾同小编一样遇到了各种新时代的挑战？今天，小编结合个人工作经验与您分享跨地域分布的销售型分公司如何践行企业文化... 企业文化的概念及作用企业文化是企业在经营活动中形成的经营理念、经营目的、经营方针、价值观念、经营行为、社会责任、经营形象等的总和，是企业个性化的根本体现，它是企业生存、竞争和发展的灵魂。 企业文化的作用（文化的作用大家较为熟悉，小编在此不做赘述），大致归为以下五类：文化践行遇到的困难文化践行做的好，首要任务是清楚面对的群体特点及业务推进难点，文化推广要像中医诊断，通过“望闻问切”举措，摸清底切好脉才能对症下药...小编毕业后一直服务于一家快消品企业，目前业务范畴覆盖31个省会及副省会销售型分公司，企业文化践行面临的困难概述如下： 文化践行成果分享文化践行举措分享前面讲到了企业文化的概念及作用，因此小编认为文化建设要坚持以人为本、突出特色、务求实效、化繁为简、实用易记、上口过心的企业文化设计，避免将企业文化表面化、娱乐化和庸俗化，按照系统化、科学化、实效化的要求创建特色鲜明的企业文化体系，使企业文化建设真正内化于心、固化于制、外化于行，成为企业可持续发展的源头活水。基于以上观点，小编将文化体系建设、文化升级落地、迎接国际化转型的工作通过听得见、看的着、感受到的举措进行落地。文化践行听得见——让企业文化声声入耳针对常驻办公平台职能类员工，2019年启动平台广播系统、楼宇电视，创建音频节目、编制文化歌谣、团队口号等进行文化的传播践行。针对一线业务人员，邀请专业新媒体专家指导搭建公众号，定期推送领导之声、公司要闻、社会荣誉、业务发展新趋势、业绩成果等信息，将领导者的期盼、管理要求、问候、祝福及集团战略有效传递每位奋斗在一线的员工。文化践行看的着——让企业文化映入眼帘将缥缈的感受转化为员工看的着载体，可以从以下几方面着手：（1）文化VI升级、更新，扩展应用场景：如看板、荣誉墙、文化长廊、桌面背景等（2）外部网站资料更新：如官网、百度百科、宣传片等（3）文化衍生品开发：如本、笔、台历等（4）定制开发文化表情包：如PC端手机端输入法、微信表情包等（5）录制视频节目并上线线下传播：深入一线，挖掘典型事迹与人物，通过专业团队剪辑成文化宣传片，通过H5、楼宇电视等进广泛传播，无线扩大正能量。企业文化感受到——让企业文化融入人心文化内化于心，需要一套完成的文化体系材料，更需要将材料转变为员工能够接受、愿意践行的想法及行为，可以通过以下举措推进：（1）文化下基层：挖掘一线员工榜样人物，培养为讲师，在日常会议、大型表彰活动进行文化植入式宣贯（2）文化仪式活动植入：如新员工面对面、菁英汇、故事分享会、300精兵等）+打造文化品牌活动（3）一线员工关怀：如通过工会解决员工看病就医问题、困难员工慰问、集团领导节日走访发放慰问礼品等（4）价值观评估：文化践行与员工个人晋升福利挂钩，提升员工文化关注度文化践行表彰：文化植入OKR中，通过绩效承诺让员工自发领取任务，自觉践行文化价值观。文化践行几点注意事项文化践行，不是按领导者和组织的意图改变员工的观念、习惯和行为方式，是在影响员工发展的同时塑造企业自身，实现相互作用、相互促进的过程。文化践行，不是领导意志与意愿的产物，而是在领袖引导下全员共建、全员行为的产物。文化践行，不是喊口号、不是粘贴看板与装修，而是一种行为方式、一种信念的共鸣。篇幅有限，今天的分享就到这里，欢迎各位人事行政朋友批评。 收起

各位亲爱的读者，昨天和人聊天的时候，听到一个新概念：行政运营的8大关键字。感觉特别有意思，赶快回来整理扩展一下和大家分享。先来说说背景。虽然不愿意承认，但行政其实是个一直跟着HR变革的行业，HR变革后，行政往往需要一段时间才能跟上。随着行政管理进入新常态（指的是效能化、平台化、三支柱化、成果量化等），各分支的专业与物联网、大数据分析、行为科学之类的结合，才带来了当下以及未来行政运营管理的变革。我们知道能来看笔者分享的行政人，都有个先天优势，那就是特别爱学习，既然如此，就请跟着笔者来看看新常态下行政应该关注的关键词有哪些吧： 1、组织设计：大家都知道现在是VUCA时代：V（易变性）+U（不确定性）+C（复杂性）+A（模糊性）。行政的组织架构其实一直在跟着业务需求在变，跟着企业规模在变，跟着行政的求生欲在变。从笔者十几年前入行做行政到现在，已经经历了多次行政组织架构的变化，而且这种变化在其他公司也在不断地发生，从最开始的金字塔式，到职能式，再到前几天流程的网络化，再到现在的超扁平化及“大中台，小前台”模式等等。举个例子，比如说你在一家互联网企业，他们分了好多个事业群或项目组，每个事业群和项目组的一线需求都不一样，如果你作为行政仅仅是提供通用的服务标准，肯定无法满足业务的实际需求，这个时候如果你行政不改变，那事业群或项目组自然就是产生自己内部的行政人员来取代你本来应该提供的服务。这个时候“大中台、小前台”的模式就是一种非常好的组织架构方式。我们一些资深的行政人日常聊天的时候常说，行政已死，但三支柱方兴未艾。我们有种感觉，那就是从现在到未来五年，在行政运营体系中，COE将会成为一个非常稀缺的项目制人才，如果你能够在这方面有所建树，那你对行政运营体系及因此给企业带来的价值将会非常大。我们行政面临的内外部情况变化特别快，特别符合VUCA，如果你行政的组织架构不跟着改变的话，就没办法做到随机应变，没办法应对越来越多的内部客户从大组织向敏捷性小组织的转变。因此，千万不要让组织结构固化，敏捷性的组织架构才能让你紧跟业务的变化，从而实现运营战略的落地。 2、企业文化说起行政对企业文化的影响，大家一定都非常认可。说道行政如何做企业文化建设，大家也都不会陌生。那现阶段，我们行政做企业文化，很多时候难就难在企业文化大部分时间是停留在墙上的一个口号，是停留在活动时的易拉宝上，是停留在H5的一段文字而已。所谓的企业文化，其实是和一家公司的创始人所认可的核心价值观、倡导的行为和里面是密切相关的。可以这么说，企业文化就是老板的核心价值观。但随着企业发展壮大，行政往往会觉得自己做企业文化的目的是传播和巩固，其实不然，企业文化其实是一直在动态变化的“生命体”，它随着老板而动，它随着核心业务而动。它随着公司内年龄层的变化而动。就说现在的90后，95后的员工吧。你拿传统的爱岗敬业，无私奉献，刻苦加班的企业文化去同化他们的话，得到的回复很可能是，钱到位了你说的都是对的。钱不到位的话，老子开心的时候你说的就是对的，要不然明天老子就去其他公司看看。如果你作为行政，还是用原来的管控思维来做的话，那一定是给你的企业帮倒忙了。如果你是一家初创企业的行政，则更加难，很多时候老板不会去想企业文化的事情，毕竟这个时候生存比文化更加重要，你能做的，就是协助凝聚员工士气，并通过提炼老板的言行，让习惯变成文化了。这又是另外一个非常让人头痛但非常有意思的话题了。在新常态下，行政做文化，更多的应该是想如何通过文化帮助业务，而不是为了文化而文化了。 3、设计化思维笔者个人认为，在新常态下，设计化思维特别重要。传统的思路里面，会认为研发与技术这类强调创新的团队才更需要设计化思维。那为什么现在要强调设计化思维呢？这个和目前我们行政面对的客户群有很大关系，一方面我们面对的管理层是60、70或80后，他们的需求和思维方式和90、95后的员工有很大的差异，但是有个共同点就是强调体验。笔者认为员工体验包含了两个方面的内容：一是办公环境，或者说是办公硬件方面的。国内现在很多公司的办公环境都非常的出色，笔者有去上海的腾讯、阿里、华为以及滴滴等参观过，其办公环境的硬件都非常有特色，各类的人性化装饰也非常的多，各种健身、休闲的地方，一应俱全。不过良好的办公环境仅仅是员工体验的一个方面。另外一个更重要的是员工的使用体验，我们提供了好的环境，但是我们提供的流程和系统的体验感特别差，那就很糟糕了。这里的流程和系统包括了行政涉及的差旅、物品领用、报障等一系列的流程。还包括了对员工意见收集与反馈的设计等等。笔者还是一样一句话，你的流程和机制是为了促进业务发展，还是为了限制业务发展，其实就是和流程和机制对员工的体验感是提升还是下降有直接的关系。可以说，如果你不是刻意的去设计的话，你怎么能够提供有体验感的产品呢？在这里和大家举个简单的例子，现在越来越的公司开始采用钉钉之类轻量化的OA来做公司而定内部流程了，以往重型的自建式的OA系统已然日渐式微了。为什么呢？说个不恰当的案例。我一个朋友公司改用钉钉后，他最大的感受是，以往出差，每天都有人催他批流程，现在一旦有流程流转到他这里，他手机上立刻就能弹出提示，速度就批掉了。那是哪种体验更好，哪种效率更高呢？再举个举例，以往在重型化的OA内要集成第三方的差旅平台，那是个非常痛苦的事情，如果内外要打通，内部一堆人要搞定。笔者以前做过OA接入携程的项目，光安全评审就搞了2个月，这在钉钉这类的基于SAAS的轻量化OA内是不可想象的，钉钉内接入第三方差旅平台就是签个合同，管理员增加个入口的事情，所有的数据安全都是基于阿里云的自有体系来进行。1周时间就可以全部搞定。也不会出现有些重型OA系统那样，leader需要批2次（第一次批准出差，第二次确认出差标准）的情况了。真正实现了全流程管理。各类工具是现成的，如果你不去设计，那永远也就是工具而已。 4、数字化这里的数字化，指的是将工作成果量化和利用大数据之类的分析来做管理和运营，这些年行政数字化变革的呼声越来越高，各种探索也越来越多。行政运营已然进入了大数据的时代，通过公众号，传感器、钉钉之类的输入端收集数据，利用收集来的数据做大数据分析。当全行业都在谈数字化的时候，那你真的值得好好的去了解一下了。相关内容可以参考行政联盟大咖说中的《行政工作的数字量化应该怎么做？》及《行政数字化运营管理》等文章。 5、需求数据分析以往按照经典的分析法，当我们需要做需求数据分析时，基本都是从人员结构、不同学历占比、不同年龄占比、性别占比等维度结合需求来做分析，这样分析结果有用，但是不全面。结合统计学和行为科学，我们可能更加应该关心：什么样的人会影响对你提供产品的评价？你某个产品失败的原因是什么？我们可以通过大数据做关联分析、做用户路径、做转化漏斗，这在以往的行政工作中是想都不敢想的。大家如果想跟进一步的了解如何根据需求数据做分析，或许可以通过行政联盟内的以下文章了解一下《行政分享之简析如何做行政类需求的评审》、《统计学在行政中的应用简析》及《行政工作中的数字之美》等。 6、敏捷学习笔者很多的朋友越来越赞同一个观念，就是“敏捷学习”及“终生学习”，这2点在做团队素质模型梳理的时候，往往是决定一个团队未来发展的重要素质。无论是行政或者是其他行业，现在你面对的环境变化实在太快了，只有不断学习，才跟得上脚步。我们总希望团队内的每个伙伴都能拥有敏捷学习的能力，但是如何设计学习体验、学习内容，是行政管理者需要认真思索的一个重要项目。作为管理者，你需要搭建一个平台，让团队的伙伴按照其职业发展规划随时随地定制学习路径，监控自己的学习过程，甚至在这个过程中随时随地碎片化学习，而且能够游戏化。举例来说，笔者在之前的公司时候，有模仿其他公司搭建了一个内部的学习平台，通过积分通关的方式与职级晋升路径挂钩，当要晋升的时候，我们会拿出这个数据，看你在哪些方面学习了多少的课时，考核得到了多少分，然后达到标准后，才能去尝试申请晋升，通过一个措施，就可以将主动学习、效果评估及结果反馈联系起来了。这样不光不用强迫任何人学习，而且还能量化提升幅度。现在很强调碎片化学习，如果我们提供的学习产品能够变成大家在地铁上，公交上，蹲坑的时候就能掏出来学习的产品，那就更加能保证伙伴的敏捷学习了。 7、敬业度所谓的敬业度就是：你团队的伙伴在团队中表现出来的工作状态，投入？是否认可你这个团队或组织？在企业中是否能处于自激励的状态？是否能自我闭环？对于行政管理者而言，下属的敬业度直接决定了你这个团队的绩效。但往往敬业度和你本人的努力并不成因果关系。但我们可以通过定时的敬业度调查来发掘问题。有时候行政管理者会问基层的阿姨、维修师傅之类的，他们其实没有标准意义上敬业度？这些基石类的员工的敬业度是否靠所谓的钱到位，人舒服就能提升呢？那笔者建议你有空看一些HR管理方面的文章哦。也可以参考《浅析如何提升员工幸福感》，结合敬业度调查来发现真实的敬业度怎么样，如果不够高，到底是出于什么原因了。 8、领导力领导力这个话题，还真实老生常谈了。相关分享太多，笔者不想在这里展开说。也不一定说的更专业。但笔者和朋友一致觉得，今天领导力面临的困难是，你面临的未来是一个不确定的未来，面对的客户来自不同的年龄层，来自不同的公司，来自不同的文化圈，你如何带领你的团队来解决这些客户的需求。这对你的领导力是一个很大的挑战。同样的，你的下属也开始有了90后，95后，以往很好用的指令式、权威式的领导力会不会继续很有用？你会不会被新人挑战？现在你可能更加需要的是通过赋能来让员工自发地发挥创意的领导力。 好了，说了这么多，今天就先到这里吧。如果觉得好，还请期待下一次的分享哈。 收起

各位亲爱的读者，今天要分享的是行政面对突发事件的应对措施。笔者将会把与各位大咖了解的，关于如何面对突发事件的应对措施进行整理，希望能有所帮助。本文将从以下几个方面进行分享：1、哪些情况属于突发事件2、根据情境说明应对措施例行的免责声明：本文相关内容仅供参考，具体以各位读者所在公司具体职能部门沟通确认的工作范畴为准。让我们进入第一部分，哪些情况属于突发事件。要想做好突发事件应急管理，首先要先知道有哪些情况可以称之为突发事件。一般来说，突发事件就是所谓的天灾人祸：从EHS的范畴看包含了自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件从FM的范畴看包含了治安突发情况、设备突发情况、消防突发情况、气温突发情况、天气突发情况、交通突发情况和投诉索赔突发情况。对于行政而言，笔者建议我们应该选择范围更大的FM范畴内包含的突发情况来做我们的应急预案。当然，覆盖范围越大涉及到的部门就越多。比如说物业部、工程部、法务部、PR部等等。大部分的突发事件基本不是一个部门能搞定的。需要跨部门甚至是多个部门协作才能搞定。因此，请留心一下几个注意点：不管你觉得突发事件是多么的不可预料，尽量完善预案非常重要，确保有明确的应对流程、有明确的责任人，有明确的或可参考的快速反应机制，从而确保在突发情况发生的时候，有相应的人员能够第一时间处理和应对。有了预案仅仅是一个方面，为什么说消防要一直实战演练呢？其目的就是为了通过演练加强学习，通过实战演练将预案落地为实践经验，这样万一发生应急事件，才不会手忙脚乱。关于碰到事情要沉着冷静、仔细观察，果断勇敢，严格按照预案与规章制度走，坚决彻底的执行，不徇私不枉法之类套话就不多说了。尤其需要一点，企业是社会的企业，在发生突发事件后，有利有节有据，注意以理服人，避免有人偷拍让公司陷入负面很重要。很多应急事件在发生前往往会有一些征兆，平时我们可以多注意观察一些细节，比如说空调大面积漏水前肯定会有制冷突然变差的情况，如果能及时发现和排查了这些看似细小的问题，那就可以将很多突发事件解决在初始阶段了有条件的话，根据不同的应急事件进行登记划分，并制定不同的上报制度，获得公司主管领导确认后执行。接着，我们就进入第二部分了。情境1：办公区内发现可疑人员应急处理要点：迅速确认可疑人员情况，分类处理处理参考：当在办公区内发现形迹可疑的可疑人员或接到相关报告时，应该迅速对此人进行询问，如果是访客则客气的引导到访客区并协助联系。如果属于明显缺乏可信度、推销人员或者说话前后矛盾的，应立刻有力且客气的请其在一个会议室内就坐，通知大物业保安一起，调取监控，确认是否发生损失。若有证据表明此人有问题的，可以让大物业联系辖区民警或110报警处理。如若可疑人员夺路而逃的，不要去追赶，应该立刻报警，并将其相貌、身高、衣着及其它特征和逃走方向告诉给民警。后续应协助大物业建立黑名单制度，这样的访客尽量在大物业拦截。有条件的在办公室设立多道门禁，将可以有效防止可疑人员进入办公区。通过正面宣传，奖励等措施鼓励员工养成发现可疑人员第一时间通知行政的习惯，并长期宣传和教育。情境2：斗殴事件应急处理要点是：迅速制止斗殴，避免人员、自身及公司资产受损。处理参考：不管从哪个渠道获得信息，应该第一时间通知设计人员的部门leader、HRBP及行政与人事当地的leader。如果发生伤人事件，应立刻送医并征求HR与法务部门的意见后，确认是否报警处理。如行政要劝架的，应该集结2倍与斗殴人员的力量，按照2个控制1个的比例，迅速分开斗殴的人员，并控制起来，如果有器械的，应该第一时间收缴所有器械并保存相关地点的监控录像。我们只负责在办公区内的斗殴情况，如果员工在外斗殴，可协助其报警并送医，但坚决拒绝参与斗殴或任何的报复行为。事件发生当天，不管最后处理情况如何，行政或安保负责人都应该出具一份比较详细客观描述事情经过的情况说明给到直属领导，方便公司调查经过。情境3：火灾应急处理要点：安全撤离人员，尽力扑灭小火灾，及时报警，在消防和民警来前，封锁现场，减少事件损失和二次人员伤害。处理参考：日常应提前做好相关预案，并坚持每年2次的全员实战演练。获得火灾信息后，应该第一时间到现场确认，并同步按预案进行汇报，按预案选择自主灭火或与领导确认后，拨打119报警。立刻组织人员按预案的疏散路线进行疏散，疏散完成时间应控制在30秒内，并在1分钟内完成复查后撤离。同步安排电工或物业，对着火区域及邻近区域进行断电。火灾不严重的情况，要及时使用消防栓、灭火器材等进行灭火自救，争取在消防队到达之前，全力灭火，控制火势，保障应急照明。如果在现场自行灭火无法控制火势的情况下，应第一时间撤离。并在周边设置警戒线，防止非消防人员进入火场。火灾扑灭后，相关警戒线，必须根据消防部门的命令，方可解除。行政应联系物业、保险公司、法务及财务部门，清查损失，及时启动索赔程序。情境4：触电应急处理要点是：第一时间抢救触电者，避免在抢救时发生其它事故。处理参考：非专业人士请在确保自身安全的情况下抢救触电者如发生触电事件，自行摆脱的，行政应在收到后，第一时间切断相关区域的电源，并安排维修。如无法自行摆脱的，办公区内多为“低压”(220/330V)触电，可以采用先切断电源的办法解救（比如说拔下插头，断开插座、切断导线之类）。若无法及时切断电源，可用身边的类似键盘、书本、塑料棒、木板、厚衣服等绝缘材料，或抓住触电者身上干燥且不贴身的衣服，设法将触电者从电源上移开，切记要避免碰到任何金属物体或触电者的裸露身体。第一时间拨打120，并在120的指导下开展现场抢救，千万别参考百度抢救，记得安排人员引导120人员进入办公区。当触电者脱离电源后，不要轻易移动触电者，行政或安保部门应立刻疏散周围的人群，让触电者仰卧，保持周围空气流通，注意保暖。如果有人有抢救证的，应在120的指引下对触电者进行第一时间的抢救，比如心肺复舒术。触电现场应在确认触电原因、经电工检查和维修工作完成后才能继续开放使用。日常应对办公室内的电器进行定期检查，避免员工使用劣质的插座或大功率的电器。情境5：交通事件应急处理要点是：防范事故，尽快用合适的方式救治受伤人员。处理参考：如在外人员发生交通安全事件的，第一时间报警，报120,119，然后再通知公司相关领导如果人没事，应第一时间撤离事件区域，避免二次事故如员工在公司附近发生交通安全事件的，除了上述措施外，行政应第一时间通知部门leader和HRBP，并及时赶到现场协助伤者处理。积极协助受伤者联系保险公司及工会等组织，便于其争取赔偿和补助。情境6：上门闹事（讨债、索赔、劳动纠纷等）应急处理要点是：避免正面冲突，留意闹事者的样貌特点处理参考：当办公区发生上门闹事时，在场员工应避免与闹事者发生正面冲突，立刻通知行政到场。行政第一时间通知安保或物业安保到场，如没有安保的，则邀请几位强壮的同事一起前往。第一时间引导闹事者到就近会议室落座，奉茶后，了解其闹事原因，记得录音。根据反馈的情况，不卑不亢的向其反馈将联系相关人员。第一时间通知相关leader及对接人员，确认后续处理方案后向闹事者反馈。如闹事者情绪激动或有暴力倾向或有拉横幅之类的举行，立刻终止沟通。并远离闹事者，安排人员报警。待警察到了之后再继续处理。在场人员不可向外界或无关人员透露任何消息，不准拍摄照片。情境7：台风应急处理要点是：遵从政府相关部门指导，根据应急预案处理处理参考：沿海区域的大型办公区应有台风预案，租赁办公楼且面积小的可以根据大楼物业安排。大型办公区应在收到政府发布的台风警报后，安排人员值守，特别是工程与安保人员。并建立微信群等联系渠道，及时汇报进度。大型办公区在应在台风季之前安排对天棚、墙外装饰、招牌等进行检查，必要时进行加固。要做好电力设备的提前检修和保障工作，防止因台风引起线路故障或电击伤人事故。收到台风警报后，要再检查一下下水道、防水门及户外的附属物，并对电路再做一次检查。部分的门和窗有必要的情况下，需要做加固。清空地下车库的车辆，并在车库入口加装防水栏。情境8：媒体上门采访应急处理要点是：专业人员及时对接，现场控制采访范围处理参考：日常应让员工知道，不能擅自接受任何媒体的采访，并第一时间通知行政或PR部门行政到达现场后，应第一时间开启录音，并引导媒体及随行人员进入独立的会议室，向媒体了解相关问题后，有礼有节的表示将有专业部门对接（如有）或请示领导，奉上茶水后，第一时间通知相关部门leader及行政部门leader，反馈媒体要求，等待指示。根据相关部门leader或部门leader指示对接，或陪同媒体至后续处理人员到场或电话接入。行政离场后，应第一时间按实际情况提交一份情况说明，连同录音文件提交给相关部门。好了，以上简单列了几种情境，希望对各位读者有所帮助。说了这么多，今天就先到这里吧。 收起