一、 设立团建活动的年度预算和标准 一般来讲，公司举办团建活动，是深入贯彻和渗透企业文化，让员工充分的从身、心两个方面感受到公司的人性化管理氛围，增强集体荣誉感和责任意识、大局意识，通过团建活动各部门进行破冰、融合，快速能熟悉和认同企业文化，从来降低员工离职率，增强对内对外的企业形象。 有的公司针对不同的实际情况（财务状况和领导意识），选择开展或者不开展团建活动的开展，因为财务状况的限制，不同的团建活动也会有不同的规模、不同的收获的反响效应。所以建议大家，首先要在公司财务状况允许的情况下，适当的组织和开展公司各类的团建活动，钱少有钱少的组织效果，钱多有钱多的收获和体验。 行政部一般也是承担了公司团建活动的前期组织、协调、统筹和执行。根据月度或季度安排，适当安排年度团建排期和预算。比如先要考虑到：团建活动的目的是加强团队精神，还是锻炼员工身体？活动行程是一天来回还是几天？初步预算是人均多少？活动内容是什么类型？ 在户外还是去室内？活动需不需要找专业的团建公司策划执行，还是公司内部消化等等。 二、 确保团建活动的多样性 团建活动，一般大家都自认为就是吃吃喝喝，玩玩乐乐。所以很多团建活动都趋于了形式，大家一起吃个饭聚个餐，唱个KTV草草就结束了，因为大家嫌麻烦，往往钱花了，又得不到任何效果。 我们所讲，团建活动要有多样性，比如组织大家看电影、徒步、羽毛球赛、篮球赛、轰趴、真人逃脱、长途短途旅行、组织跑步马拉松赛事、组织无偿献血、志愿服务、温泉、手工烘焙、手工陶艺……，可选择的形式有千万种，只需要大家用心和征集大家的意见和建议！ 三、 简化流程、对团建活动后续梳理和费用核销给予方便 很多企业报销流程繁琐，造成了员工觉得搞次团建活动，十分费神，尤其还需要垫钱。 现在所有工作都提倡“转方式、调结构”，尽可能的简化和优化团建活动后的繁琐流程。给予员工一个行政部高效、便捷的工作状态。让大家挤出时间，多进行团建的总结和交流，提高行政的工作质量和服务标准，对以后开展工作给予铺垫。 最后整理的是给行政部的小贴士，关于团建活动顺利举办后，如何采集团建活动中的信息，留存作为公司以后宣传用途的相关资料和财务审核报销的最优化凭证，供大家参考： 把控好公司的团建活动，既不会让公司花冤枉钱，又能将人心团结在一起，何乐而不为呢？ 小贴士：公司团建活动结束后，需要附有的资料有：1、开具有公司信息的正规机打发票，发票后应注明所有参与人员名单；2、消费明细清单（点菜水单、购物清单明细等能与所开具的发票金额、地点相对应的明细清单）；3、提供3张及以上的，所有参与团建活动人员的合影（至少一张）、团建活动精彩花絮留影等（合影要求正面人像，能体现团建内容为背景的最佳）公司将用于宣传素材； 收起

亲爱的读者，今天和大家探讨个话题，如何在进行会降低满意度的项目时，减少背锅和投诉。诚然，作为行政人，最经常做的事情就是背锅，上面一个政策，行政在具体执行的时候，往往员工会将不满的矛对准行政，导致集中投诉和吐槽，往往这个时候，参与的其他部门就想尽办法的各种甩锅。那，我们有什么办法来减少或者避免这样的情况发生么？以往的办法往往是提前放风出去，但放风的方式有很多，哪种更加有效呢？从笔者的经验来看，八卦、或者“谣言”这类的吹风方式都不可取，信息越多反而越容易出问题。笔者的经验是通过非正式信息，也就是我们日常说的“吹风”的方式进行。先说结论：利用小道消息这类在术语中叫做“非正式公布的信息”，通过选择性的调整信息的完整性，可以有效的通过管理员工预期，减少抵触及提前引爆情绪，从而减少或避免投诉及背锅。那具体怎么做呢？从笔者最近的一个真实案例来说明吧。笔者朋友的公司A因为一些原因，需要将班车取消掉，因为地处偏僻的原因，班车是公司A员工必不可少的通勤方式。笔者给朋友的建议是：Step1：弄清楚公司的真实意图:Step2：向部门总监级别的leader及HRBP传达，公司对调整班车真实的意图Step3：至少分2步走的取消班车:Step4：引导员工自治组织（班车委员会）提出你想要的方案:Step5：方案确认后，预留至少1个月时间吹风，并适度的引发讨论后再公布分步走的方案。笔者的朋友，听取了笔者的建议，目前成功的将第一步的调整方案进行了公布（削减60%的运力），并让员工对第二步的调整方案（削减80%的运力）做好了充分的心理准备。在这个过程中，吹风起到了哪些作用呢？1、 引发员工的关注：吹风不是一种正式公布的消息，但是由于从权威人士或者部门流出，所以大家对对此将信将疑，同时涉及到自身利益，又会去想方设法的去求证，从而让原本不关注这个事情的员工也关注了起来。2、 提前引爆情绪：积累的情绪，一旦引爆非常容易失控，尤其是群体情绪万一引爆，到时候就非常难以收拾。而吹风这个动作，恰恰在情绪尚未积累前进行引爆，从而将情绪的积累控制在一定范围内，同时分多次引爆的情绪，让一些刺头产生心理疲惫，让大众产生“审美疲劳”，从而减少了真实消息放出后，行政被群嘲的概率。3、 提前建设心理预期：当一件政策或者事情已经确定后，你需要做的是提前建设受众的心理预期，逐步逐步的降低他们的心理预期，同时记得，一定要打一巴掌然后给一粒糖吃，比如说公司A的案例中，班车线路从13条，调整为了2条，为了稳定员工情绪，公司A还根据班车委员会及BP的建议，增加了一条线路，当然公司要去的控制预算和减少运力的目标也是完成的。既然吹风那么好用，我们应该如何实操呢？笔者的建议是分步走，真真假假的来。比如说笔者朋友这里，笔者让其分为了四步走，每次一周左右。第一周：主要的吹风内容是“总部有消息说，大老板要取消班车”，因为是第一次吹风，我们将矛盾的焦点集中在总部和大老板上面，先给到最坏的结果，刺头如果要提意见，我们可以说代为转达，班车委员会同步转达后，由委员进一步转达。结果是大家心里建立了一个最坏的打算，班车要全部取消了。刺头们的情绪引发后，发现没地方宣泄，目前是传闻，而且是大老板要取消。第二周：主要的吹风内容是：“班车将根据乘坐率进行调整，有些线路会取消”，这里的内容是根据朋友公司大部分是技术人员的特点来的，技术人员容易接受数据导向的决策依据，朋友这里也提前做了功课，开始在班车群分享各线路的乘坐数据，让大家知道，的确乘坐率特别的低，同时针对乘坐率低的线路提示可能取消的信息。第三周：主要的吹风内容是：“总部消息称，班车计划减少一定班次，有些线路会取消”，这里引出了我们真正的意图，减少班次，取消线路。具体的线路和班次让班车委员会内充分讨论，自己提方案。在经过上两周的吹风后，大家对减少班次和取消班车这件事情，已经做好了一定的心理预期了，那后续接受起来就没那么的困难。第四周：主要的吹风内容是：“我们联系了携程超级班车等资源，大家可以对接一下”，这里是让员工通过了解市场行情，给自己一个心理的台阶下，当员工知道一部车子单程要30元的成本后，在这个大环境下，多半会自我安慰，公司是为了有效降低成本才不得不减少班车，减少了班车的成本后，说不定就不会优化我了。不要说，为了降低认知失调，自欺欺人的员工还是非常多的，如果还有刺头怎么办？让HR去优化了他，都什么时候了，还不和公司一条心，价值观有问题啊。那这个时候，矛盾的焦点就不在行政是否执行了这个可能“天怒人怨”的事情上了。最后的结果是什么呢？行政顺利的推动了项目，还减少了群嘲，并且让员工自己想办法安慰了自己。完美。PS：这里应用了“延迟满足”这个心理学的原理。每个项目中，对吹风的内容把控上是不一样的，根据公司的情况，leader和BP的支持情况，都需要不断的调整。唯一不变的就是，根据上一轮的反馈，不断的优化你的话术，而且要多渠道的去吹风，而不是你行政单一口径去做这件事情，从而避免让行政顶在前面。好了，今天说了这么多，希望对亲爱的读者有所帮助，如果感兴趣的，也欢迎在留言区留言或关注老许的微博哦。 收起

公司一般都会有大大小小不同的会议室用于会议和培训，而行政部门也经常会按照会议和培训的不同需求协助安排会议室内的布置。 每个会议室平时的座椅布置、容纳人数和设备清单（如投影、音响、白板等设备），最好都能有照片和相关信息的登记，平时各部门或使用人日常安排会议时，可以按照实际需求进行选用。 除了一些无法改变布局的会议室以外，那些培训室或大型会议室可以按照过往的培训或会议需求的布置拍一些照片存档，以便今后随时给到使用部门或会议支持人员进行直观选择。 行政部门需要同各部门约定好，请大家提前3-5个工作日向行政部门提出协助会议室/培训室布置的需求，以便留出足够的时间进行布置安排。 如遇重要会议、培训或者接待时，一定要准备检查清单，按照清单逐条完成布置，并进行检查确认。有条件的话尽量安排好备用设备以防万一，如除了会议室内固定的投影、音响、白板设备外，再准备一套移动投影、移动音响、额外的白板、纸币等作为备用。 一般重要会议、培训或者接待时，要事先了解具体来访人的具体信息，如人数、时间、来访人的车辆信息、接待路线等，甚至餐饮、住宿需求等细节（如饮食习惯；喜欢喝咖啡、绿茶或者红茶；住宿习惯等）。这样除了会议室的准备工作以外，还能加强公司环境检查，好做访客接待的支持工作。 公司内的会议室一般都会有借用规则或者预约系统支持（如outlook系统），超出规则的借用一定要进行严格审核，避免造成资源浪费。 希望能通过自身经验的分享，在行政管理方面帮到大家。细心、耐心、爱心，让我们一起把行政工作做的更好！ 收起

亲爱的伙伴们，日常行政经常碰到很多的投诉，今天想跟大家分享的内容是客户投诉的类型。知道了类型，我们就能有的放矢的处理相关投诉了。我们行政面对的投诉形形色色，总体来说，投诉引发的原因躲不过“事”或者“情”，也就是说行政一定是在某些“事”上做的不足，或者某些原因伤害了内部客户的“情”，才会引发内部客户比较激烈的不满情绪，导致投诉行为的产生。那什么是事情责任，什么是情感责任呢？因事而起，就是事情责任，因情而至，就是情感责任，这样说有点虚，我们通过具体的案例来说明吧。案例1：餐厅菜单显示今天中午有道梅干菜扣肉，结果小A现场提供的是梅干菜豆腐，没有肉，这是一件现实存在的事，餐厅出品出现了问题，内部客户因“事”来投诉。案例2.我们承诺内部客户，维修在15分钟内响应，小B报障强电故障，客服回复15分钟内维修，结果因为种种原因，最终在1个小时之后，师傅才到了现场，小B认为行政部承诺不靠谱，也影响他的具体工作，对行政不再信任。这是一种感受到自己的“情”被伤害而产生的投诉。当然，以上举得例子是一种比较简单粗暴的划分方式，更多的时候，内部客户的投诉是“事”与“情”交织在一起的。所以回到上面两个范例，小A投诉的是事件责任，我们可以对应协商解决方案（更换菜品或提供其他物质补偿），小B投诉的是情感责任，沟通的重点是解释原因，恢复小明对行政的信任。笔者的建议是当内部客户在表达不满情绪的时候，就需要认真倾听，正确的划分出事件责任和情感责任，回应内部客户对话的时候先解决情绪责任，再解决事件责任。正确的区分客户表述过程中的事件责任和情感责任，才能帮助我们合理的提出解决方案，诸多现实案例告诉我们，事件责任的重点是解决问题，情感责任的重点是安抚情绪，恢复客户的信任。以一个笔者公司真实的案例结束本次的分享：小王在加班后，使用公司的睡眠仓进行休息，结果休息时发现，睡眠仓的被褥脏乱，以其经验判断阿姨没有及时清洁就让员工使用，要求行政部给到解释，阿姨当面道歉。通过倾听了解到小王真实的投诉内容 “保洁主管态度不好，上次我也碰到过类似的情况，睡眠仓的被褥没有打扫，反馈给前台，其反馈的保洁主管的回复特别的官僚，保洁主管在一定程度上代表了你们行政部，这样官僚的人将损害你们行政部自身的名声”，通过这段话我们了解到小王是之前进行反馈时体验感被伤害了，同时再次出现类似的被褥脏乱的事件，引发了本次投诉。于是我们通过安抚小王情绪，表达出对其投诉的理解等技巧性沟通，解决了小王的情感受伤问题，同时就其反馈的被褥脏乱的情况，向前台、保洁阿姨及保洁主管了解事件详情、日常的操作规范及调取当时录像与录音后，一方面请前台和保洁主管就沟通上的问题进行了道歉，并通过监控事实说明了阿姨已经按规范清洁，有其他伙伴提前去使用的情况，并告知了碰到类似情况，可以根据在睡眠仓上有提示或清洁按钮召唤清洁的功能，最终获得了小王的理解，最后有礼有节，皆大欢喜，和平解决。好了，就先说到这里，如果感兴趣的话，可以在留言区留言互动或者关注老许的微博哦。 收起

每个公司的发展都会经历初创期、成长期及成熟期，在不同时期中，咱行政的工作重心分别都是什么呢？是不是初创期的公司就不需要咱行政的“管理、服务及协调”了呢？当然不是，工作内容都是那些，有所侧重，一样需要咱行政有力的支持，只不过会有专兼职人员之分。一、咱行政在初创期的公司初创公司，以活下来为第一目标，没那么多闲钱安排行政专职，所以咱行政在初创公司可能需要同时兼顾一线业务执行，而我们要做的更多是备齐业务执行过程中所需的一切办公用品、原材料等，所谓兵马未动、粮草先行，说的就是这个理，尤其对于初创公司来说，业务人员在一线冲锋陷阵，“弹药”一定要及时补充，要知道有可能就是关键时刻打印机坏了，耽误了投标最佳日期，就会导致订单流失。对于初创公司来说，订单流失分分钟意味着公司破产。因此，咱行政如何进行科学的采购管理，既能控制成本，也能有效保障一线业务所需的物资，笔者认为这是咱行政在公司处于初创时期中应该重点解决的课题。正好，咱行政也同时兼顾一线业务执行，更能了解业务拓展过程什么时候需要“弹药”补给，需要什么样的“弹药”，以及“弹药”合不合适。二、咱行政在成长期的公司到了成长期的公司，咱行政开始与业务分离，也就是逐渐形成专职行政人员。公司活下来了，然后就是发展壮大，同时管理架构也越来越庞大，加上各种权限审批的设置，会形成各种不同的流程，流程的链条也可能因财务审批要求而变长。可是，公司处于成长期时业务拓展同样是非常迅速的，如果审批流程过长了就会耽误业务工作，但又不能简单减掉审批节点，业务资金监管对于公司来说也一样重要。既要加速业务拓展，也要保障业务安全拓展，比如说确保业务人员在开展工作时出的了业绩也不犯错误。所以，咱行政要做的事就是优化审批流程，提高信息管理效率；对审批事项进一步细化、筛选，抓住核心事项，不必啥都要公司审批，很多时候老板其实只需要抓住核心事项，就可保证业务人员在核心事情上没做错；然后设置审批类别，哪些是日常的，哪些是重大的，哪些是紧急的，哪些是口头示意即可，哪些必须要上级书面同意才行，等等。过去，咱行政都是手动设计这些表单、流程和操作规则；现在，信息技术越来越先进了，审批流程、信息管理等工作也可结合技术的实际应用，进一步优化，以支持公司又快又好地走过成长期。比如，怎么把钉钉这款工作社交软件应用到公司的信息管理中，才能有效促进公司成长。三、咱行政在成熟期的公司走过成长期，公司就进入了成熟期，好像国内连BAT及大型央企都没有说自己已经是一个成熟的企业了，但国外有很多，如：微软。实际上，经历了初创期和成长期，公司的行政体系基本成型了，采购管理、信息管理都能有效运作。那么，咱行政在成熟期的公司还能做什么呢？笔者认为，要持续做好企业文化建设，因为公司发展有周期性，进入成熟期之后就是衰落期了，那么能否避免跌入衰落期，就看新业务新领域能否孵化出来了。同时，新业务新领域孵化的原则就是要紧紧围绕企业文化，锁定核心价值观，结合时代趋势去谋划，最终实现再次创业。那么，企业文化建设都包括哪些内容？比如，组织活动、头脑风暴、搭建职业发展平台，提升福利水平，提高员工满意度，将员工个人职业规划与企业未来发展结合在一起。这个时候的企业不缺钱，只是可能缺再次创业的商业机会，通过企业文化建设去挖掘商机，既能找到新的商业机会，又不至于偏离了企业既定的轨道，做到“不忘初心、继续前进”。笔者心想，结合公司业务来研究咱行政具体要做什么，这大概就是“行政BP”的雏形吧。 收起

随着经济快速发展、生活节奏不断提升、职业安全感不断下降，员工的幸福感也在逐渐缺失，这不仅使员工承受着巨大的精神压力，还因此造成了不少家庭悲剧。因此，提升员工的幸福感，教育和引导员工正确地看待问题，已成为企业行政管理的新课题。接下来，我将从个人经验出发，为大家介绍一套行之有效的举措，希望对您有所帮助，不足之处，还望批评指正！ 2016年6月6日，鄙人从工厂调动至集团总部任职，分管30余家分公司（办事处）人事行政工作，面对新环境、新领域，如何推动“幸福平台建设”这一新课题，我采取了最笨拙的方式：调研—5Y分析—怡安翰威特理论—基础管理四维度建设。 一、调研体系设计及结果分析: 通过结果的5Y分析，发现员工幸福感缺失的原因，大致如下：1、没有对比就没有伤害：比职位、比房子、比财富……比来比去，心里只剩下欲望，没有了幸福；2、随波逐流缺失信念：追名逐利，迷失人生目标与追求，甚至不知道自己究竟想要什么；3、缺少发现美的眼睛：有的员工只看到自己的不幸，忽略了自己的幸福，或者放大了别人的幸福，缩小了自己的快乐，钻了生活的牛角尖儿；4、人心不足蛇吞象：欲望指使着人无休止地奔波劳碌，硬撑着去争取登上那“辉煌”的顶峰；5、大环境下的焦虑心里：购房、子女养育、家庭养老负担等问恿都成了员工的“压力源”。也使人多处于一种烦躁不安的焦虑状态，无法从心底感受到幸福。二、理论模型应用及四维度建设架构的搭建通过对调研问题的分析及幸福感缺失原因的讨论，发现需要解决的问题为三类：通过学习怡安翰威特理论，结合我司分公司（办事处）工作内容及要解决的三类为题，2016年，通过4维度工作开展搭建“幸福平台”：2017年，进一步聚焦分公司（办事处）职责及工作内容，将“幸福平台建设”转变为工作推进的抓手，通过4维度8举措化繁就简，系统推动8大模块31项工作开展。2018年，结合员工满意度调研结果及部门的职责定位，通过学习马丁·塞利格曼《持续的幸福》，进一步升华幸福平台建设的概念，通过3个平台建设，提升员工3种感受，同时实现助力生产经营的宗旨。三、实施效果分享：员工幸福指数从2016年3.7分提升至2018年4.5分（5分制），根据2018年福布斯2018世界最佳雇主榜结果，我司排名第190名！1、活动开展效果展示：年度100余场次，覆盖率≥50%。 2、智能化建设效果展示： 3、办公环境改善：四、提升员工幸福感，未来管理突破课题展望：1、充分发挥文化引领作用：2、引入智能家居，实现空间赋能：3、引入物联网软件，提升设备使用率，办公便捷性4、结合新生代员工特点转变管理思路，通过自主管理提升员工对公司敬畏感；转变管理方式，由成本中心向效能中心转变。以人为本，如何提升员工幸福感，相信每个人、每家公司都有自己的小技巧、小妙招。以上个人不成熟意见及分享，望批评指正！ 收起

为了有效控制办公成本，合理高效地采购办公用品，保障公司的顺利运营，制定相应的办公用品采购管理办法至关重要。管理办法的出台与执行将会很大程度上保证公司的办公效率和经营成本处于最优的状态。 一般而言，办公用品的采购会遵循及时性、有效性、绿色环保、成本合理的原则，充分考虑到物尽其用，将办公用品的价值发挥到最大化。在采购中，要合理参考市场产品和服务的报价和标准，与上一年度产品和服务的报价和标准。 说到办公用品，通常意义上是指人们在日常工作中所使用的辅助用品，办公用品主要被应用于企业单位，它涵盖的种类非常广泛，包括：文件档案用品、桌面用品、办公设备、财务用品、耗材等一系列与工作相关的用品。 因为办公用品采购牵涉到的物品种类多、数量大，所以必须按照一定成体系的流程进行。流程的制定要充分考虑到采购物品的特性与购买方式，做到流程优化、便捷高效、避免浪费。 为了有效管理办公用品的采购流程，可以建议分为5步走。 首先，部门内部指派专人填写办公用品申请单，在部门负责人签名确认后交由采购部门项目负责人； 其次，采购部门项目负责人进行审核，如果没有通过则退回部门重新提交； 第三，需求审核后通知供应商进行采购； 第四，办公用品到货后按照之前申请通知各部门专员签名领取； 最后，每月结账，请款进行平账。 采购完成以后也可以针对供应商进行月度或者季度的KPI考核。 在各流程中涉及到以下几个表格： 1、办公用品采购申请表； 2、办公用品申领清单； 3、协议外办公用品申领清单； 4、合同审核单； 5、办公费用明细； 6、费用支付申请单； 7、供应商KPI考核表等。 通过以上的流程和管理办法，相信会对办公用品的采购起到较大的帮助作用。同时也建议及时核查办公用品申请和使用的情况，做到及时监督、避免浪费。希望能通过自身经验的分享，在行政管理方面帮到大家。细心、耐心、爱心，让我们一起把行政工作做的更好！ 收起

办公和生产环境的美化及安全，除了各类设施设备、各类服务提供、装饰绿化以外，虫控管理也非常重要。如果是自有园区、办公楼、或者有食品/医药类生产线、或者有餐厅的话，虫控的管理就尤为重要了。 虫控管理需要从办公楼和园区的设计、建设时就要考虑到，食品/医药类生产线、洁净厂房和餐厅都有相关的标准和规范需要遵循。虫控管理有专用的器械：如喷雾器、捕虫灯、热雾机、粘捕屋、鼠饵站等，需要根据不同区域、不同要求进行摆放和使用。虫控管理中使用到的药品也很多，针对蚊蝇、蟑螂、鼠类等不同虫害，也需要根据不同区域和要求使用，尤其是餐厅厨房、食品/医药类生产线、洁净厂房等敏感区域，会有更严格的使用标准和要求。室内、室外的虫控管理一样重要，如果室外绿植较多的话，还要根据不同季节不同种类的虫害进行有针对性的防治工作。 由于虫控工作涉及不同设备和各种药剂，而且不同季节的防治工作有各自的针对性，具有一定的专业性和技术性，所以建议聘用有资质有能力的专业公司进行虫控管理。专业的虫控管理公司会根据办公和生产区域的不同特点提供针对性的防治方案；能在不同季节到来前给出提醒和预警，提前安排防治工作；当虫害爆发时，也能及时提供强大的人员和技术支持尽快控制和杀灭相应的虫害。 当然即使聘用了专业性虫控管理公司，我们也要加强对虫控管理公司的日常监管工作。比如每月要提供虫控管理工作的报告，主要内容有：1）各类虫害发现数据，用于防治工作的安排和实施；2）现场设施设备、耗品的使用情况，根据实际情况进行添补和更换；3）药品药剂的使用情况，尤其是有毒有害类药品药剂要严格管理，防止遗失，一旦发现遗失要及时上报；4）下一个月工作重点、计划和重要提醒，除了日常工作的安排以外，就是为了预防可能到来的虫害，提前做好各类防治工作。 除了月度的报告以外，我们还要每月对虫控管里公司进行KPI考核，督促他们保持良好的工作态度和优质的服务质量。 希望能通过自身经验的分享，在行政管理方面帮到大家。细心、耐心、爱心，让我们一起把行政工作做的更好！ 收起

亲爱的读者，今天向大家介绍一套工具套装—GPRS高效工作法（以下简称GPRS）。笔者长期使用这套工作法来优化及提升自己的工作效能，并通过让部门内小伙伴刻意练习这个方法来提升他们的系统化思考能力。言归正传，GPRS是一个工具套装，其中的有些工作法，大家日常可能都在用，GPRS的优势在于将这些常用的工作法整理成了一个完整的逻辑链条，让我们根据这个逻辑链条，可以更科学更有效的使用相关工具。笔者将从以下几个方面来介绍GPRS：1、 GPRS能给使用者带来什么收益2、 GPRS的核心理念是什么？3、 如何实施GPRS 第一个方面：GPRS能给使用者带来什么收益，通过使用GPRS，你可以获得：— 一种提升效能的方法— 一种制定工作计划的成熟表格《工作计划表》— 一种与上级进行回顾反馈的沟通方法 第二个方面：GPRS的核心理念是什么？GPRS的核心理念是通过工具集，来提升效能。效能是一种衡量工作成果的指标，这个指标通过效率、效果、效益等维度进行量化。目前我们通常用的效率，仅仅指的是单位时间内实际完成工作量的指标。举个例子，或许能帮助理解：老板让A和B在两个小时内整理一个工作简报，A和B同事均使用了1.5个小时就完成。A的报告是把信息整理在一起，重点信息和结论不突出，需要重新修改。B同事的报告详略得当，结论明确，可以直接用在会议里进行分享和汇报。这个时候，B的效能比A高。再举个例子，办公室跳电，你在半小时内给修好是效率高。你在半小时内修好了断电，找到了原因并给出了解决方案，那就是效能高。简单的来说，效率就是体现一个人把事情完成的能力，效能是体现一个人在正确的事情做好的前提下，提供额外的附加价值的能力。那通过GPRS的训练，会给你带来什么好处呢？主要体现在三点：第一点是帮助你更好的解决问题达成目标。第二点是清单化分步走完成目标，避免出错，还能省时省力。第三点是培养系统化解决问题的能力，快速提升工作熟练度。 第三个方面，也是最核心的部分，我将分别从G（设定目标）P（制定计划）R（回顾反馈）S（工作总结）四个角度来介绍具体的措施和方法。 G：（Goal）即：明确目标其核心在于明确个人岗位职责，分为2个方面：- 找出自己服务的客户- 明确客户的主要期望这里的主要期望，值得就是领导或者你的服务对象的真实要求。举个例子，一个人大汗伶俐的到你店里面坐下，和你说倒碗水来，你去给他倒了一大碗开水，那就是完成了任务，但是没有达到客户的主要期望。再举个例子：领导让你跨部门沟通一个事情，你回来和领导反复强调对方部门的困难，你领导一听肯定不乐意啊，因为你领导才是你需要服务的客户啊，他的期望是你搞定这件事情或根据沟通情况，给到解决方案并报他审核，如果你仅仅是跨部门进行了沟通，那你仅仅是完成了沟通这件事情，但你没搞清楚领导的主要期望。比如说互金这里要推一个新的现金贷的活动，往往要考虑很多细节，既要考虑到入口如何设置，文案如何写，还要考虑给现金券还是折扣券对最终转化率的影响，还要考虑如果没有通过银行的审核，我们要如何黏住客户，让客户转到其他渠道去开个贷。如何在流程中减少因为身份验证产生的验证费用等等。那这么多的需求和细节，我们要如何避免出错呢？当然是使用SMART原则细化啦。SMART原则指的是设置具体的有明确效果描述的（S）、可衡量/可量化的（M）、与上级商定后将目标设定在可以实现的范围内（A）、明确该任务与其他任务工作的关联性并说明该任务的结果对其他任务的影响（R）及最终的结束日信息（T）。往往在上级下达任务的时候，不一定会将上述的相关信息全部说明清楚，我们在拟定目标时，就可以按照SMART的原则向上级提问，完善信息，确保明确客户的主要期望。举个例子，你是一位运营的伙伴，你领导和你说，开户页面不好，需要修改文案及图片以降低开户流失率，那按照SMART，你需要如何列清单呢？那现在你就可以试着按照SMART原则，从下列题目中选择一个来进行练习了哦。练习题：① 部类促销方案设计② 提报运营申请③ 部门联谊活动实际及实施④ 周报制作⑤ 客诉解决在进入下一个章节前，请让我们回顾一下G（设定目标）的重点：(1) 分析个人岗位职责• 找出自己服务的客户• 明确客户的主要期望(2) 结合SMART原则细化 P：（Plan）即：制定计划首先我们要了解，一个科学的计划需要包含的基础要素，根据实际工作，要素可以补充，但基础要素是共同的。如上图，如何按步骤编写计划呢？Step1：填写客户、期望和目标Step2：列出完成该任务的关键工作Step3：分解工作步骤，补充时间和人员信息表这里是标准的《工作计划表》，通过工作计划表，可以整理思路，下面我们举个具体的例子：接下来，基于上表列出来的主要工作，你需要进一步的分解工作，补充时间和人员信息，比如下表：PS：如果某些环节步骤需要各成员共同完成时，可以在“负责人”栏目写多人的信息，否则一般只写一个人。亲爱的读者，参考上面的示例，我们来根据G版块出的练习题来练习一下吧。为了增加点挑战性，我们设定的目标时10分钟由各小组安排陈述哦。在进入下一个章节前，请让我们回顾一下G（设定目标）的重点：- 计划的组成部分工作内容负责人支持人完成时间- 计划的编写步骤：填入客户、期望及工作目标列出完成该任务的关键工作分解工作步骤，补充时间和人员信息 下面我们进入下一个章节：R：（Review）回顾反馈回顾反馈有几个关键步骤：1、 理清关键概念2、 准备面谈3、 与上级面谈举个简单的例子，我们做活动需要在办公室外围做一些地推，但是受到了物业的阻止，你希望听到什么样的反馈呢？方式A：物业否决了我们地推场地的申请。他们怎么能这样？这对活动有很大的影响！我们需要再和行政沟通一下。方式B：在进行场地预约时，物业否决了我们的申请。对方提出棚架会挡住办公室门口的公司Logo，同时占用了楼房之间的过道有潜在的安全隐患。天气预测下周有雨，这样是没法撤掉棚架的。我们得平衡两方面的需求，能否考虑把棚架平移15米？从两种汇报的方式中，你觉得哪种更好呢？那碰到事情的时候，我们要如何理清关键概念呢？第一步，你需要练习区分事实、情绪和观念。我们这里说的事实，指的是：客观、真实存在的事件、数据，不表达喜好，判断和评价。情绪指的是：强烈的情感，直接指向人或者事物观点指的是：结合相关事实给出的判断和评价，每个人的观点不一定相同。比如说，本周天气一直不好，这句话是事实么？这个是观点。如果说今天的气温是30度，这个就是事实。如果是今天天气实在太热了，这个就是情绪了。来，让我们试着分析一下下面的句子的事实、情绪和观点吧：1. 小刘最近频繁出问题，一定是运气不好，该去看一下风水。2. 经典款销售环比增长仅10%，增幅趋势放缓。3. 3月份市场回暖明显，销售额同比增长15%4. A类商品的客流占30%，成交人数占比17%，转化率偏低，说明这一季度的选品有问题，必须抓紧调整！5. 北京公司营业额同期目标达成率101.5%，增幅13.7%，增量1453万元，但同时销售费用点数超出4.6%。公司的费用监控系统亟待改进！在学会区分事实、情绪和观点后，我们第二步就是要根据实际情况，提供过程性信息和结果性信息了。结合之前物业拒绝我们布展的例子，在描述行程的否决理由、以及不能撤销棚架的原因时，这些都是属于过程信息。最后提出双方需求都需要考虑，可以考虑将棚架平移的方案时，这些属于结果性信息了。过程性信息具有：描述性、案例性、具体详尽、当面口头汇报、主要内容是分析问题产生的原因的特点。结果性信息具有：数据性、普遍性、用系统或工具表达的、容易收集和汇总的、呈现解决问题的方案。老样子，我们来通过练习来加深理解吧：1. 这次活动预热设计中，有设计了两个不同的营销方法。从数据来看，品牌流量包的转化要比专场的高。2. 这次X品牌在进行包装换代，我们正在和对方沟通，争取把旧包装的货品拿下来。3. 在这次促销的准备中，确认做活动时已经快下班了，离第二天上线只有14个小时的时间。整个部类的同事都在集体加班做上线准备。幸好当时分工比较明确，大家对各自工作熟练度也要，终于赶在最后一刻把所有工作准备好。当我们理清了事实/观点，过程性/结果性信息时，汇报反馈的准备工作就可以正式开始了。我们得关注在什么时间进行反馈，怎样组合信息进行反馈。首先，你需要选择一个合适的时机，合适的时机往往具备以下特征：1、 进度可能受阻时2、 觉得困难时3、 觉得花费时间太时4、 觉得流程不顺时5、 跨部门协作，需要上级出面协调时了解了哪些是合适的时机后，接下来，我们就可以准备面谈的内容了，那我们需要如何整理呢？Step1：选定回顾目标Step2：整理问题具体描述Step3：分析对应原因Step4：提供可能的解决方案Step5：提出需要获取的支持和资源Step6：与上级约定沟通时间让我们结合之前的课题，想想你要如何汇报呢？好了，我们正式进入简报阶段，每个人的风格不同，我们更加能显示你专业度的简报流程，可以参考一下哦。Step1：简报进度：现在工作已经完成了~~~Step2：描述问题：目前工作中碰到了一个问题，主要表现在~~~Step3：分析原因：产生的原因，我们分析下来是~~~~Step4：讨论方案：针对这个问题，可以参考的解决方案有2种，分别是~~优劣势比较~~，你有什么好建议么？Step5：争取资源：结合你的建议，我们选X方案跟进，后续还需要您协助提供~~方面的支持，你看可以么？让我们结合之前的课题，练习一下吧。在进去下一个章节前，让我们以提问的方式来回顾一下本章节的重点内容吧1、 回顾反馈的关键步骤是？2、 区分的关键概念有什么？3、 准备面谈的两大要点？4、 面谈步骤是哪些？ 最后，让我们进入S：（Summary）工作总结Step1：按结构总结内容：总体概述、闪光点及提升点Step2：存留有效文档：比如电子文档或工具表单 最后，让笔者总结一下使用GPRS的重点：1、 多看：及时查阅，对照使用2、 多问：请教高手，总结经验3、 多用：先慢后快，勤于练习 如果感兴趣的话，也欢迎在留言区留言互动或者关注老许的微博哦。 收起

为了保证公司办公资产的安全和完整，提高办公资产使用效率，减少浪费，制定完备的办公资产管理制度并有效执行，是非常重要的。 办公资产可以分为低值易耗资产和固定资产两类。一般我们将使用期限超过1年，单价大于人民币2000元，为生产商品或经营管理而持有的资产定义为固定资产，固定资产的折旧年限一般为3年。（固定资产的具体定义和折旧可根据各公司财务制度和相关法律法规制定和调整）。 如公司规模较大，办公资产较多，且公司有能力的话，可以购买或者定制一套资产管理系统，以便高效、准确的管理办公资产。 低值易耗资产和固定资产管理时，可以分2级或者3级类别，进行类别细分，方便日常管理和统计。比如1级分类为：如家具类、电器类、生产设备类等等；1级分类中家具类的2级分类可以再细分为：桌、椅、文件柜、书柜等等。 办公资产管理流程中要有明确的资产取得登记流程、资产调拨登记流程、资产报废（遗失）登记流程和至少1年1次的资产盘点流程。 资产取得登记流程中，需要详细记录资产的名称、品牌、型号、价格、购买日期、使用地点、保管责任人等信息，并根据资产采购金额在资产管理系统内或者在纸质文件上由相应权限的人员签批确认。 资产调拨登记流程中，需要详细记录资产的调拨日期、保管责任人变更、使用部门变更和使用地变更的信息，并根据资产采购金额在资产管理系统内或者在纸质文件上由相应权限的人员签批确认（包括调出部门和调入部门相应权限人员签批确认）。 资产报废（遗失）登记流程中，需要详细记录资产报废（遗失）的理由，报废（遗失）的日期，是否有报废后的费用（包括变卖后收入的费用或者处理时需要支付的费用）？遗失资产的话，是否有赔偿金额？申请报废（遗失）的人员、部门和使用地信息等。除了需要根据资产采购金额在资产管理系统内或者在纸质文件上由相应权限的人员签批确认，还需要财务的签批确认，相关费用完成记账流程。 建议每年进行一次资产盘点，如公司规模较大、资产较多的话，建议按部门、按区域或者按比例进行资产抽盘。各部门或者各区域都应有固定资产管理员，在盘点前完成盘点人员确认和盘点前的培训工作。盘点数据必须同财务数据保持一致（尤其是固定资产）。 希望能通过自身经验的分享，在行政管理方面帮到大家。细心、耐心、爱心，让我们一起把行政工作做的更好！ 收起