很多有条件有能力的企业组织都在提供餐饮服务给到员工，如早、中、晚三餐（甚至还有夜宵）和咖啡吧、小吃零食、自助贩卖机等餐饮服务。民以食为天，餐饮服务做好了，会极大的提升员工的幸福感和自豪感，从而提升员工的归属感，增强组织的凝聚力。 餐饮服务可以自行招聘厨师、餐厅服务人员，自行采购、烹制，也可以服务外包。不管何种形式，相应的餐厅资质、设施设备的配备、从业人员资质、原材料采购管理等一定要完备，食品安全是首要的。从餐饮服务的提供能力、餐厅服务人员的管理能力、原材料采购管理等专业性方面来看，建议餐饮服务外包给具有完全资质、有足够服务能力、和有充分管理能力的供应商。 餐饮服务的提供：1）按照预算和能力，提供一日一餐或者一日三餐，甚至一日四餐。形式可以是套餐形式（比较适合生产型企业），也可以是零点形式（比较适合行政办公类企业）。2）不管是套餐形式供餐，还是零点形式供餐，都需要按照预算和需求，来决定菜品的数量和质量。3）在条件允许的情况下，为满足多种需求，可以考虑提供各种餐点，比如色拉、中餐（多种荤菜、素菜选择）、西餐、面点、甜点、水果、酸奶、饮料等。4）有条件有能力的话，可以设置一个咖啡吧，提供现磨咖啡、各种饮料、零食，应该会极大的提高员工满意度。如有困难，可以设置一个自动贩卖机（有很多供应商提供租借服务）。5）可以定期、不定期的提供特色菜或者美食节，也可以提供烹饪教学活动，提高员工的满意度。 安全管理：食品安全重中之重，但是也不要忽视设施设备和操作流程的安全性。1）餐饮服务许可证、食品卫生许可证、监督结果公示牌等2）工作人员100%持有健康合格证明3）二次更衣及相关设施设备4）划分清洁责任区，责任到人。操作台、刀具、工具专放专用，分开清洗和消毒5）保温、冷藏、冷冻设施设备和食品加工、储存、陈列设施设备及时清洗，定期维护。6）食品进货查验质保期、许可证、合格证、渠道等信息，记录保持不少于2年。并严格按存储要求、分类存放。由专人管理，定期盘存和整理。7）食品添加剂专人采购、专人保管、专人领用、专人登记、专柜保存。食品添加剂的使用应符合国家有关规定，采用精确的计量工具称量，并有详细记录。8）每日食品留样（100克）48小时，标注品名，日期和留样人。9）厨房设施设备定期检查维护，操作流程和安全培训定期进行。 应急预案：1）紧急联系人清单2）火灾、工伤、食物中毒应急预案3）停水、停电、停气应急预案 其他事项：1）如有条件的话，可以成立餐厅管理委员会，让员工有机会一起参与餐厅的管理，除了能收集广大员工的意见和建议，最大限度保障员工福利外，也可以使员工及时了解餐厅管理的难处和问题。在公开、平等、友好的状态下，提供最好、最合理的餐厅服务。2）制定餐厅管理KPI考核制度和员工满意度调查制度。3）如有条件的话，可以提供餐饮补助，提供健康餐饮指引和套餐。4）如菜品丰富，取餐点和排队线路的安排需要合理规划。5）结算收银最好有系统支持，可以提高效率，降低错误率。6）如是外包服务的，每月对账和支付管理要有严格操作流程。 希望能通过简单的文字分享自己的行政工作经验，在行政工作的管理和操作方面帮到大家。细心、耐心、爱心，让我们把行政工作做的更好！ 收起

年末了，看着别人市场部门汇报工作都是高大上的，比如说今年为公司新增了多少客户，拓展了哪些终端销售渠道，赚了多少利润，等等，感觉自己行政部门做的事情都不能拿上台面向老板汇报了，我觉得，咱行政也别灰心，要知道，其实我们也为公司做了不少贡献，大家的饮食起居都被我们照料着呢。只要我们稍微改变一下思维，切入新的角度，咱行政扬起眉吐口气，提升行政部在老板心里的地位。一、把握了什么立足点不管运营啥，都会有立足点，这个也是运营的目标，我认为咱行政的立足点就是为了持续满足全体员工在公司8小时内的获得感，为了满足他们，咱行政哪天不是起早贪黑地忙碌着。所以咱行政运营的立足点就是：除了工资外，员工对公司的获得感。二、现状是什么，要做哪些事来优化理清了员工的获得感，就可以想想要做什么事来满足他们了。拿打印服务和纸笔领用为例，这是员工日常工作最常用的工具哦。如果打印出问题，纸笔领用浪费严重，我认为咱行政应该分析问题的原因，为什么会出问题以及为什么浪费严重？然后就是协调各种参考方案，其中以财务给出的方案为主要参考，毕竟他们能直接看到费用节省还是浪费了。比如说，能不能通过建立或优化OA在线办公平台等无纸化办公流程来最大限度地减少纸笔浪费；能不能通过优化打印硬件系统来降低打印错误发生率；能不能优化打印软件系统来监控大家的打印量，再结合日常工作情况汇报打印服务是否满足了实际工作需求。三、这些事有什么依据看到依据，咱行政可能就想到要起草制度，起草制度的确是咱行政的看家本领，但要知道满足大伙的实际工作需求才是咱行政做事的根本依据，所以，起草制度的时候想想能不能达到这个目的咯。不过，某种程度上，制度可以对大伙如何做才符合公司要求进行书面化的引导，比如，很多情况下大家经常要打报告或者写报告向公司汇报一些事项，并且需要老板批复的，这些时候就可以通过OA平台的在线审批流程将平时的书面报告搬到线上，大家在线提交，老板即可在线批复，省时省力，而且替代了绝大多数情况下打印服务的使用。那么，怎么通过OA平台走流程汇报，就可以用制度来引导。所以，满足实际工作需求的做法汇集，是咱行政的工作依据。四、实现了什么，是否可以进一步有所创新用OA平台替代打印及纸笔，实现了无纸化协同办公，而且随着OA平台技术的持续优化，咱行政也可研究能否将部分或全部工作跨区域移动化操作，这将实现“在家办公”，有助于节省办公空间的使用及水电网损耗，但是否需要分摊一部分“家里办公”的水电网成本，或者给予一定的住房补贴，同时抵消一部分税负成本，这些是另一个话题了，不过值得进一步探讨。五、员工满意吗？老板满意吗？除了解决实际工作需求，还是要回到最初的目标——持续满足员工获得感，也就是说这样做，员工满意吗？能不能让员工获得这些服务之后惊喜地尖叫出来？当然，也别忘了老板也要满意这样的做法，要不然谁来掏钱，让老板满意比较简单，就是别掏空老板的钱包同时也能办好事情。总的来说，年度汇报应该分为这五部分，咱行政首先说明员工获得感是什么，其次就是员工日常工作的现状什么样，可以通过什么事来改变现状、优化服务，怎样才能满足大家的工作需要，然后可以介绍一下年度有没有什么创新做法，最后回归到员工对这些年度工作是不是满意？是不是领情？有没有获得感？会不会尖叫？为了做这些工作，老板有没有被掏空的感觉？对了别忘了，既然是用运营的思维来汇报年度工作，那就要用数据来支撑汇报哦！这样，市场部可以说他们年度搭建拓展了26%的销售渠道；咱行政也可以说提升了62%员工的获得感。是不是为自己是行政人员而自豪？ 收起

不管公司规模大小、员工人员数量多少，行政部门日常支出和相关供应商、及各类合同都需要做好日常管理，尤其支出项目繁多、金额巨大的话，更需要严格管理。 虽然财务会记录公司每一笔支出，但是行政部自身也要记录日常每一笔支出项目，需要登记好支出日期、金额、用途等信息。这样既可以方便行政部管理人员随时了解部门的日常开支情况，又可以作为年度预算制定和每月预算使用的数据参照基础。 账务记录时可以先分多级目录+详细备注的方式进行。比如一级目录可以分为保洁、保安、绿化、餐厅、班车、办公家具、办公用品等；拿保洁项目做例子，它的二级目录可以分为：人员日常费用、人员加班费用、清洁用品耗品、纸品耗品、其他耗品等；然后每一笔支出记录是，再详细备注用途说明。 有了详细的账务记录以后，不但可以方便对各项目的行政支出做详细统计，也可以做各类分析，比如各项支出占比、费用节省计划等等，同时也为每年的预算制定提供了有效、准确的参照数据。 除了账务以外，行政部往往有各类不同的供应商，同时涉及到的合同也相对较多。供应商一般会有临时供应商、长期合作供应商、指定供应商等，合同一般会有服务合同、采购合同、单次合同、长期合同等。因此，针对供应商和合同的管理也很有必要。 供应商的管理主要是：1）记录他们的公司名称、联系人、营业范围、营业证照的期限、银行账号等；2）了解提供的服务或产品，及当前所涉及的合同；3）各类信息如发生变化，需要及时更新相关信息。 合同的管理主要是：1）记录合同名称、合同期限、合同金额、合同服务或采购内容；2）设置合同到期提醒，避免由于合同逾期影响公司运维，同时也方便留出足够时间安排续约或者进行供应商更换；3）记录主合同相关的补充协议等信息；4）根据合同条款、服务情况安排费用支付。 如账务、供应商、合同管理数据众多的话，建议使用系统进行管理，既可提高工作效率，又可提高记录准确性。 特别注意：针对供应商要设立黑名单制度，如供应商一旦违反公司规定、无法提供合格的服务或产品、产生合同纠纷、甚至违反相关法律法规的话，建议做好详细记录，并将供应商、相关的联系人、销售、服务人员等加入黑名单，避免今后再次使用，避免造成公司损失，规避相关风险。 希望能通过简单的文字分享自己的行政工作经验，在行政工作的管理和操作方面帮到大家。 细心、耐心、爱心，让我们把行政工作做的更好！ 收起

行政运营，可能咱行政的有点陌生，这个新词汇是什么意思？可以先拆解一下：行政和运营。行政，就是一个公司里做着各种各样的杂事琐事的人；而运营则是以一定目标为指引组织各种资源然后按照计划实施，达到想要的效果，同时对效果进行评估，再分析下一步的安排。有没发现？咱行政日常做的事情不就是整合各种资源和流程来服务和管理员工的吗？这不就是在做运营了？不过这种运营比较特殊，它是以优化流程、保障业务运作为目标的，整合的是员工在公司工作中所需配套的制度和资源，也就是说把行政工作中的各个领域当成一个个项目来运营，所以行政管理也是项目运营的一部分。接下来，就为咱行政分文件运营（档案管理、印鉴证照保管）、日程统筹（会议管理）、物资运营（办公用品管理、固定资产管理）、办公场所运营（含安全管理）、对外联络运营（公共关系管理、证照所需办理）等5个不同的项目介绍一下行政运营是如何运作的，其中，信息化作为一条线索贯穿这5个行政运营项目。信息化怎么贯穿所有行政运营项目呢？可以通过建立行政运营数据库及信息系统，其中以项目为单位设置不同的项目运营指标及总体运营标准。想想咋行政做的事情为什么那么杂？而隔壁部门HR的事虽然杂但还算有序？个人分析，大概咱行政面对的事情都是那么的临时、那么的突然，比如说：哎那谁，打印机没纸了，换一下？那谁，马桶堵了，通一下？那谁是谁？咱行政还没名字让你喊了？喊一下名字怎么了？这些就是咱行政面临的现状，其实细细想来，这些事情也有办法实现可控，做到事前规划统筹，然后有序推进。先说这个打印机缺纸换纸的问题。首先，打印机不是此时才缺纸，也不是现在换了以后就不缺了，以前缺过到现在再次缺纸了，可以记录一下换纸时间，然后再看看下一次什么时候又缺，就可以统计出来换纸频率了，一来二去就可以比较精准把握打印机的用纸情况以及下一次什么时候又该换了，不过下一次就是咱行政主动更换，而不需要别人喊了；如果想要统计更精准，那每次换纸的时候最好保持数量相同或基本稳定，且需关注印量的变化，总的来说，需要测算出一段时间内打印机纸张的【有效利用率=有效印量/换纸量】，此处关于废纸印量的统计和控制是个技术活。这是物资运营较常遇到的情况，不论是办公用品还是固定资产，不论是自购还是租赁，有效利用率的测算统计都是咱行政需要掌握的技能哦，也只有控制好有效利用率，才能做到物资的最优利用，也为采购计划提供了重要依据。要统计有效利用率的还有办公场所的水电费及场地租赁费，需要把握的是办公场所的运营费用有多少是花在业务运作上，所以有些公司在员工加班加点时需要考勤备案，除了统计加班费，也可作为办公场所运营费用有效利用率的统计依据哦。公司运营都会产生各种各样的文件，包括会议纪要、红头文件、印章、证照、合同等，这些都是公司运营发展的轨迹，其正确使用、无缝续期和完整归档可以用于有效利用率的统计。以上是降本的关键。如何统筹好各种不同的日程，落实各种会议议定事项，提高整体的执行力应从优化每一件工作事项所需时间的有效利用率的优化开始，可以按部门分类工作事项，测算出不同部门一定时间内能完成多少事项，从而推算该部门对时间的有效利用率，这是增效的基础。所以，有效利用率作为一个重要指标贯穿行政运营的各个主要项目，也是降本增效的考核标准，其计算统计方法不尽相同，有简单也有复杂的，要整合起来就需要信息系统的支持了。信息系统可以按项目分模块进行日常行政运营的记录、反馈和统计有效利用率；同时，以此作为咱行政运营效果的评价标准和下一步运营计划的优化指导。对于信息化与行政运营的关系，你们觉得呢？ 收起

亲爱的读者，本系列的最后一篇文章了，笔者将试图从以下几个方面来探讨一下为什么用运营的思维能提高行政的竞争力。1、 行政是做什么的？2、 行政与运营的共同点在哪里？3、 运营的思维如何能帮到行政？4、 如果用运营的思维，我们要如何做行政？在繁杂的行政工作，如何体现行政整体的专业度，体现行政的价值呢？运营的思路做行政，可能是一个有益的尝试。首先探讨的第一个问题是，行政是做什么的？前段时间，笔者看了一个采访一群行政人的短片，大部分行政人回复，行政是打杂的。随机采访员工的时候，大部分也认为行政是打杂的，那行政就是打杂的么？答案肯定是否定的，那为什么会给员工带去行政就是打杂的这个刻板印象呢？因为行政涉及的事务比较宽泛，比较难给人以专业的影响。笔者以前听过行政人自嘲，年底了，领导给你绩效考评了一个卓越，但具体问领导，为什么给你评卓越，你有哪些地方做的特别出色的时候，领导还真不一定能回答出来。下面我们先来看2张行政大咖整理的行政工作范围（PS：如侵删） 乍一看图1会感觉已经很全面了，但如果你接触过FM，就会发现，图1的工作内容可以被FM的工作内容完全覆盖，那是不是说行政的进阶就是FM了呢？FM现在是个很成熟的现场服务及运维的专业，那我们是否可以说这个就能代表了行政的专业维度了呢？让我们来看一下图2，图1涉及的工作内容在图2内仅仅是后勤管理这个模块的一部分。那除去了FM这块，我们是否可以说其他的工作内容就是打杂了呢？我们要如何体现我们的专业性呢？ 第二个问题：行政与运营的共同点在哪里？笔者在与大量的运营大咖交流后，整理一些行政与运营的共同点，发现行政是个天然适合吃运营饭的职业。l 入门门槛相对较低：行政与运营一样，是一个门槛低流动快的行当，不断的新鲜血液进入，不断的有同行离去。很可能你5年前做的事情，和现在都差不多，也有可能你一个入职1年的新人，做了搬家、装修等一系列项目。年资长一些的同行在迷茫中负重前行，年轻的新人们潮气蓬勃的向老人的领地发起着冲击。就像笔者另外一篇文章的观点，因为行政基础方法论和理论的缺失，没有像HR那样明确的晋升和职业化道路，很多行政人在具体做事的“术”成熟后，为了求发展，纷纷转向了FM，物业管理等道路，或者在行政发展若干年后，找机会转入了其他类似HR、销售、财务等行业，让行政损失了不少精兵强将。·以产品为中心，以用户为导向：做运营是销售产品或服务，做行政的本质，其实也是销售我们的自己的服务及产品。·运营讲究以产品为中心，以用户为导向，通过分析用户思维来提高方案的商业回报，对于我们行政而言，无聊是现场服务、活动组织、资产运营、礼品选购等工作，其核心也是通过分析用户所思所想，即运营的用户思维，在公司预算的范畴内来提供对应的产品。·运营讲究用户运营来维系核心用户，行政也需要通过维系核心用户（这里的核心用户指的是leader，意见领袖等关键人物）。通过对核心用户的运营，来影响其他的用户，从而让行政的工作更加有序顺畅的推动，并能维持一下较高的满意度水平。·没有标准答案，只看结果的好坏：运营的工作成果没有“标准答案”，行政做的很多事情其实也没有“标准答案”。· 运营需要通过ROI工具来评估项目收益，行政一样需要用ROI工具评估收益。·运营的活动对“独特性”、“创新能力”的运营策略要求很高，行政人在碰到活动时，哪次不是要创造全新运营策略？·运营需要争夺用户的注意力，行政的任何活动都一样要争夺用户的注意力。如此看来，行政的工作和运营的工作有那么多的共同点，那为什么不能用运营的思路来做行政呢？接下来我们来说明运营的思维如何帮到行政： 专业互补：运营现有的成熟运作体系，能加强行政工作中的专业度，体现价值感。举个简单的例子，你准备去做个圣诞节活动，报方案的传统做法是做个ppt，告诉老板大概多少费用，什么样活动，道地点的会有个预计参加人数，老板看好，嗯，还可以。你就去做了。那如果同样一件事情，你使用运营的思路组织一下方案，这个专业绝对震撼到你老大。n 我们今年的圣诞节活动，预计总预算3000元，现场IP数有500人，UCG有30~50篇，另外我们邀请KOL做了6篇PGC，CTR预计可以达到6000，活动线上线下访问量预计为8000，预计ROI可以达到1.2~1.3，对第四季度员工满意度贡献5.2分。这样一同汇报，结合漂亮的PPT，是不是让你的汇报让老板眼前一亮了呢？为什么呢？因为一样的活动，你给到的数据直接体现了你的价值。你的专业术语的运用，体现了你的专业性。用户角度思考的习惯：很多行政的伙伴在处理事情的时候会反馈，为什么我辛辛苦苦做的事情，大家还不理解，都不说好，还要去投诉。笔者觉得这里可能的原因就是：你没有提供适合的产品，没有有效的争夺用户注意力，也没有做好核心用户维护及利用ROI预先评估用户体验。笔者近期参与公司会议室电话管理政策的调整，应财务提出的话费要拆分到个人的要求，运维提出将会议室电话回收或者要求员工在打电话前做二次身份验证，并希望行政配合执行及宣导。大家可能觉得运维及财务的要求很正当，我们行政配合执行就好啦。笔者觉得，是否应该再考虑以下几个问题后做决策：·我们是否做过因公因私电话费的分析，是否是在这个数据支持的前提下做出的这个决策？·如调整，二次验证要花多长时间，对员工使用便利性及本月投诉率是否已评估了影响？除了以上2个方案，我们是否有其他更好的方案，是否已经评估过？n 10月份财务就提出了要求，在1月底提出实施前未进行沟通，其中的原因是什么？因为用户角度思考的关系，我希望能更加清晰的了解具体的数据，而不是配合执行，出现了投诉，互相扯皮。运维之后提供的数据中表明，80%以上的通话是用在了因公上；每次二次验证，需要花费用户3分钟左右的时间，对使用便利有实际影响，本月投诉率的影响无法评估；除了以上2个方案外，运维并没有其他的方案；之前未沟通的原因是运维觉得仅仅是个小问题，可以和财务达成一致后解决。在这样的情况下，如果直接采用运维的方式，无疑行政会成为最后的背锅侠，而且每次不良的体验，都会成为积累不满的出发点，就等着哪天引爆投诉。笔者给运维提供了一份调研数据，根据行政的调查，75%的员工喜欢使用微信沟通，公司内部62%的内部会议（4方以内）采用了微信通话方式进行，外部的则占到了70%。不使用微信通话的会议主要因为手机在人多的时候听不清声音或收音不清晰。基于这份数据，笔者就建议运维分2步走，第一步先测试能否在会议室的触摸屏安装微信并连接蓝牙音箱收音及放音。第二步根据会议室预订情况，将低频使用的会议室内的电话设置为需要二次登陆，查看用户接受度。财务处我们协助进行了沟通，将费用明细的时间deadline调整到了2月底。给到运维足够的时间试行新方案。我们可以设想，我们为员工提供的产品或者服务（也可能是不断优化中的产品或服务），当员工第一次接触到产品或者服务的时候，他们体验的环境是怎么样的，他们最可能的情绪是怎么样的？我们要如何改善我们的服务或者产品来避免员工因为情境因素而回避我们的产品或服务？那我们在宣传的时候，就要考虑到宣传内容与员工的联结性，比如说在文案中使用一些网络语言，比如说设置一个低门槛的关注渠道，类似先填写一份调查问卷，然后再去做志愿者。比如说将反馈渠道中的开放问题放在第一位，方便大家认真反馈。比如说具体游戏环节前增加答题或者签名之类的小环节，既能降低排队时的焦虑感，控制游戏区的人流还能有效的提高参与感。运营中有个MVP的概念，就是最小化可行产品，就是针对我们行政提供的产品及服务，而准备的一个1.0的最小化的可行产品，我们可以通过运营MVP，研究用户对MVP的使用情况及反馈数据，进而有针对性的将产品或者服务进行快速迭代升级，从而适应不断变化的用户需求。比如说笔者目前运营的餐厅共建会这个微信群，其核心就在于CRM,，即基于用户画像、用户分类、用户分级及反馈记录等措施，通过KOL的运营进而影响其他员工对餐厅的满意度，从开始建立时候，我们就不断的在迭代对这个群的运营措施，从开始时候提供平台让餐厅供应商和KOL互相沟通，到我们主动引导餐厅对KOL进行改善点宣传，到现在我们引导KOL在餐厅能做到的基础上，一起想办法，群策群力，从别人的事情我出头我看热闹，到我的事情我尽力我积极参与，后续还会根据实际情况，有更加多的迭代措施。碍于篇幅，笔者就不再展开了，后续将继续系列文章，来分享笔者如何用运营的思路来做行政的一点小案例。最后，笔者想说技巧、工具层面的能力好培养，但涉及到思考方式，却是需要常年累月的知识沉淀、思考及磨练才能达到了。 本系列文章结束了，纵观4篇文章，自我感觉写的有点乱有点杂，理论部分大于实际应用的案例，如果给亲爱的读者们带来了阅读上的不好体验，还请见谅了。还希望读者们多多指正不足和缺陷，行政专业化发展道路任重道远，让我们一起共勉。 收起

一、办公室机构对企业的作用和价值 一个企业的办公室（行政部）属于企业的一个中央枢纽部门，它能够起到承上启下的桥梁作用，可以代表反映企业大部分员工的意见，所提供的意见和建议可以为公司以及公司领导做出科学的决策和判断，对基层员工传达公司的各类信息，起到管理和解释作用。 在企业中，办公室的工作效率和工作质量，直接影响了各岗位员工的工作感受以及各个部门的相互协调能力。办公室行政工作内容繁多，其特点是职责范围广，效劳类型多，是维护企业正常，稳定运转的重要环节一。 办公室是企业重要的后勤保证部门，能收集到公司各个方面的信息，比如公司各种业务的进展情况和项目申报的材料，都会在办公室集中处理，用印和收发。 办公室行政人员需求协助指导，以及各职能部门提升工作效率与质量，成为公司的“大管家”，做好工作的上传下达，领导的左膀右臂和参谋助手；做好省钱、省时、提升工作效率等方面的工作，才干表现出企业办公室的价值。 二、行政管理应中存在的问题 1、办公室的行政人员对工作不积极 办公室的行政工作繁杂、琐碎、是一些看不见的工作，做得好大家没有看见，做得不好大家都看得见。行政人员觉得 本人的工作做了很多，但是与研发或者其他业务团队相比， 行政工作并没有直接与企业盈利所挂钩，行政人员的价值表现不出来。再加上企业在经济体制的环境下快速扩张，行政岗位工作量增大，但是行政人员的薪酬体系却没有提升，市场薪资水平不高，大大降低了行政人员的工作主动性。那么如何把握正确思绪和方向， 找到最恰当的办法来展开行政工作，把“看不见”工作做好做精， 更好的达成企业管理的目的，明白表现行政工作的价值，就成了企业高层要考虑的问题。 2、办公室的行政人员工作效率低工作效率低的缘由有很多，根本上是由于行政人员趋于年轻化， 工作经历缺乏；企业没有注重对行政人员的培训和管理，企业 的各种行政制度不完善，义务划分不分明；行政人员自身不注意总结经历，对所做过的工作不系统的进行整理、存档，交流沟通不及时等等。由于办公室行政工作自身就比拟繁杂，假设行政人员工作效率低，没有工作主动性且缺乏专业素养，不能有效的完成办公室后勤保障工作，就会大大影响企业各部门的工作效率，影响部门之间的工作衔接。 3、企业行政沿用传统的管理形式目前还有不少，受以前的传统思想形式影响。在实践的行政管理应中，行政管理者还保存着机关的作风。在这样的状况下，行政管理就会呈现方式主义、不讲实效、不人性化等许多问题的呈现。 4、在实践的企业当中，脱离实践的行政管理工作现象居多。 这是由于企业的人事管理制度不健全，行政从业人员的文化水平普遍不高（门槛低）、业务能力低，对企业的发展前景、市场业务理解度不够，几乎讲不出企业的方方面面，思想政治素质也不高，这 就招致他们在管理企业时，很难分离企业的实践状况停止管理。 三、进步企业办公室的行政管理工作的对策 1、加大企业的文化建立。一个企业办公室担任行政管理的人员能够说是企业开展的中心，因而，企业在开展中要注重以人为本调和开展的理念， 减少员工的加班，维护员工的各项合法权益。除此之外，恰当的加强员工福利，多组织一些有利于加强行政管理人员与基层员工协分配合和互相交流的活动，来促进企业员工之间的情感以及互帮互助的友谊。这样可以让一切的企业员工在工作中也能领会到温馨调和的办公文化，感遭到企业文化所给予的人文关心和尊重。提升员工对企业的忠实度，员工会更愿意留在企业工作并有更多的精神投入到本身的工作当中去， 这样不只提升了企业员工之间的感情，还可以更好地去激起公司行政管理人员工作的积极性，同时也更加有助于公司办公室中行政工作顺利展开。 2、完善企业办公室的行政管理制度。具有一套合理且完善的行政管理制度，是一个优秀的企业必需具备的。完善的行政管理制度，既可以充分了解员工平时的具体任务和时间，还可以清楚的划分企业员工的职责， 这样将工作任务分配到每个人，可以使员工对本人的工作产生一种任务感和紧迫感。除外，能更加完善行政管理人员在工作中处理问题的才能，建立行政岗位人员理性思想工作和行为才能。 3、增强思想建立增强企业办公室管理室的思想建立，可以经过以下三个步骤：一， 具有创新认识，企业办公室工作人员要对本人工作具有充分的敬业和热情，并具备创新认识，才干应用新办法，提高效率的完成工作；二是学会全方位地对待问题，企业办公室工作人员要具备全局观念，在工作中要从整个企业的开展情况来思索，遇到问 题时要听取不同阶级员工的意见；三个步骤是要时时关注国家公布的相关政策，由于企业制定的一些相关政策都是根据国家的政策，所以要注重国家新发布的各类政策。 收起

很多企业在发展到一定规模的时候，未了拓展业务，招待费和差旅费用大幅度增长，为企业的增加到了费用负担，作为行政管理部门，如何为企业从根源上节省差旅、宴请、招待费用，并结合公司的实际情况，为员工养成良好的节约意识。更好履行公司相关费用的节流把控，从而逐步完善公司制度。 根据行政部的相关职责及义务，对于公司接待费用等做出以下9条改善措施，供大家参考： 1、公司行政部要不断签订和完善相关公司的协议入住酒店、就餐饭店、机票、礼品采购等大宗供应商，并将原有的供应商大客户协议价格进行进一步压缩，使公司在日常接待过程中根据客户人数、要求、等级进行选择公司制定场所进行消费，且费用执行月结，月结之前行政部予以审核； 2、制定完善接待费用标准制度。午餐一般定为工作餐，特殊情况需要总经理审批同意方可去指定酒店用餐。午餐标准为50元/人，晚餐标准为200元/人（晚餐宴请超出人均标准的，需要宴请人写明情况并由分管副总签字确认）。午餐一般建议不喝酒，晚餐用酒数量进行限定；公司在接待过程中可以提供香烟2盒，茶叶从公司领取自备带去酒店。就餐过后剩余的酒进行回库登记，核销数量。行政部将对于申请接待者每月用酒量进行公示； 3、接待就餐之前申请人需要进行宴请审批（OA），审批流程为“发起人——分管副总——总经理，抄送行政部负责人、库管”。且申请人报销宴请费用必须在发票后附机打流水菜单（方便行政和财务审核所点菜单是否符合公司要求）。报销环节应经过行政部签字审核后交财务。超出标准部分原则上由申请人个人负担； 4、接待来访时必须按照公司相关规定提前做好接待方案，严禁超标接待。原则上不为来访者提供住宿安排，特殊需要单独安排的，提请审批需要总经理批准； 5、严卡出差流程审批，机票由公司行政部统一预定。火车票因价格稳定，由员工自行购买，凭票报销。为了能订购到最优惠的折扣机票，原则上要求员工至少提前2天预定机票。未提前2天订出差机票的，个人承担机票费用的10%，不足一天的，个人承担20%，因私退改签机票的，由个人全额承担机票退改签费用； 6、严卡员工市内交通费、打车费，对打车报销款加大审核力度。员工出差下飞机时间不超过20：00，一律建议选择机场大巴作为交通工具； 7、设置行政部礼品制定序列及价格标准，礼品序列中没有的，不允许购买；申领的礼品必须登记在册，普通级别的礼品由分管副总签字确认，高档礼品由总经理签字。 8、结合各部门的绩效考核制度，对每人年度的绩效任务中按照比例核算个人年度的宴请款额，超出额度的，个人自付； 9、公司鼓励员工私车公用进行公司补贴，节省公共资源。试行“准驾”资格考试，符合条件的员工（如已过试用期、持有c1驾驶执照、驾龄１年以上的）可以到行政部考试，考试分为笔试和实操。考试通过之后给予备案 他们可以开公司的车，没有取得行政部备案的“准驾”人员，是只有申请车辆的权限，没有驾驶公车的权限，以缓解公司司机不足的某些特殊情况。 收起

对于用电安全、环境安全等，咱行政还有一些抓手来做，然而谈到信息安全工作，似乎无从下手了。其实，信息安全也是安全管理工作的一项重要内容哦，而且现在信息已经是企业重要的资产之一了。首先，在公司的授权下，咱行政必须牵头各部门梳理出对于企业来说属于涉密信息的内容，需要做好信息安全保障的，比如，人力资源数据、重要客户的资料、产品研发数据、已被共享或分享整理出来的员工知识库、市场营销策略、办公电脑中的数据、价格信息等，咱行政为什么没有抓手？是因为我们都不知道哪些信息该被保护起来嘛！好了，梳理出哪些信息该保护的，然后再考虑这些信息应该怎么保护？要分类分级保护，把信息按部门、按时间、按涉及面大小等因素进行分类管理以及分级保护，哪些要重点保护的。接着，就是怎么保护，咱行政都知道保护的目标是别让企业信息泄露了，特别是别让竞争对手知道，所以从“泄露”这一点入手，就是要把握信息的传输渠道，控制信息传输渠道别把信息传输到不该传输的地方，个人在日常工作中总结了一些方法，分享给咱行政参考。软件上，对电脑、手机、服务器、打印机、复印机及OA平台等的信息传输进行技术加密，安装好各类安全软件，做好软件备份和数据备份，并加强信息入侵的监控预警。硬件上，对信息载体及传输媒介进行定期的维护保养，比如，定期更新办公电脑的操作系统，定期维护服务器，并做好安全备份，等等。制度上，设置信息传输的级别和权限，以及信息公开范围，明确并不是所有的企业信息都能在全体员工范围内进行传输，也不是全体员工都可以获取，确保企业信息公开工作安全有序进行，同时，对于泄密者的处理有据可依。对了，要注意：根据实际经验来看，离职员工群体是企业信息泄密的高发人群，咱行政和HR要协同关注哦！ 收起

一、前台接待标准1、迎接来访者 （1）在办公室内迎接A、见到客人的第一时间应立刻停止手上的工作和谈话，站起来，注视对方，面带微笑地主动问好。B、正在打电话可用手示意，请来访者稍候，脸上应报以真诚的微笑，并尽快结束通话（2）在办公室外迎接A、公司或大楼门口B、来访者其入住的酒店C、机场、火车站等（要考虑交通路况，时间留有余地）2.确定对方身份（1）来访者是预约前来， 把客人引至会客地点，然后通知被访者。（2）来访者没有预约，了解对方的身份及来访目的后，视具体情况做好分流接待工作。3.接待预约来访者（1）引导★将客人引至会客处，请他稍候，然后通知公司相关领导。（引导客人前应注意收拾好桌面上的重要文件）（2）客人需要等候★客人来的较早，被访者还不能接待，行政前台应该请客人入座，递送茶水，提供书报、企业宣传资料等供客人排遣时间，妥善招待等候。（3）会客结束★礼貌送别客人，提醒和帮助对方拿好所带物品，主动帮客人取好衣物。必要时，行政前台还应将客人送至电梯间、公司大门或轿车边，目送客人离去★来访者离开后，应对来访情况进行记录。 对待未预约客人的接待礼仪（1）礼貌地问清对方的身份和来访事由★确认访客所在单位、姓名、拜访对象、拜访事宜和目的，并登记客户登记《来访登记表》。（2）在权限范围内酌情处理来访者★权限内行政前台可自行处理，不用请示部门负责人，尤其是对上门推销或者其他人员等，前台应礼貌拒绝客人进入公司的需求。★如果来访者的问题不需要所属部门负责人解决，行政前台应联系相关部门或人员，看是否能介绍客人前去接洽。（3）需要公司相关负责人接待时，电话请示领导是否接受来访或者另行安排接洽时间。★不要直接回答公司领导在或不在。★若公司领导不方便接见，前台要以领导不在或领导会议中等理由委婉拒绝。★若公司领导不在或一时联系不上，表示歉意，并请对方留言和留下联系方式或酌情预约改天会见。（4）来访者是公司领导熟悉的人★公司领导熟悉的上级、客户、工作上的伙伴或亲属、朋友等，应引领到会客室就座，并马上通知公司领导，按照公司领导的指示接待。（5）依受访者的指示行事 a、带到会客室。提供茶或小瓶矿泉水。告之受访对象何时到达。 b、将访客带到办公室，将其引导给受访对象后告退，若等待时间过长，前台应每15分钟进行一次续茶、续水。 c、告诉访客，受访者不在或没空接待，请访客留下名片和资料，代为转交。约定其他时间来访。表示歉意。礼貌送客 特殊情况的处理1、同时接待多批来访者（1）一般情况★先来后到，一视同仁的原则接待（2）特殊情况★先来的客人无既定目的，后来的客人有要事商谈；★ 先来的客人是评级、下属，后来的客人是上级、贵宾。★在征得双方的同意后，可与后来客人先谈。2、协助公司领导暂停或中止会客（1）公司领导在会晤过程中，遇到重要、紧急的来电或来人★让对方稍候，迅速记下对方的姓名、身份、事由等，到公司领导办公室递交给公司领导或通过内部电话告知公司领导。（2）公司领导会谈时间过长，耽误下一位客人的预约时间★打内线电话告知或者 递纸条告知3、公司领导临时改变注意★如果时间来得及，提前通知来访者约会取消，避免客人白走一趟。★需请示公司领导与客人另约时间。4、接待投诉的客人（1）为客户创造一个良好的接待环境（2）热情接待，让客户感受到被尊重（3）认真倾听，并对客户的抱怨表示理解，并让客人稍等，将电话转接到运维部门 二、公司讲解人员接待标准：1、讲解人员提前准备展厅演示资料，并在客人到达前10分钟在展厅等候；2、讲解人员需提前与接待人员对接来访者身份以确定讲解内容及重点；3、讲解完成后，讲解人员负责引导来访客人前往办公室或其他会议室；若直接在展厅开始交流，讲解人员需在一旁旁听或在展厅外等候，不可直接离开；尤其是展厅无其他接待人员在时。领导特殊要求情况除外。4、来访客人离开时，讲解人员负责引导客人到电梯厅，微笑送客。客户接待方案 客户接待准备及过程（一）、准备工作1、了解客户信息及来访情况1.1 客户公司名称。1.2 客户公司来访人员及相关职位。1.3客户公司来访人数。1.4客户来访目的。1.5 客户预期参观的地方。1.6是否需安排接机/接车。1.7 是否需安排酒店、饭店。1.8是否安排地区景点旅游。 （二）、客户接待及到达后安排1、接机/接车1.1行政司机了解客户到达机场/码头的准确时间，提前到机场/车站等候。1.2穿着工装；仪表整洁。1.3见到客户要热情、友好、主动地上前问候，问候语亲切、自然，举止要大方、得体。2、进公司2.1客户进公司大门前，公司相关接待人员应将欢迎屏打开，并在门口迎接；公司简介、宣传册、姓名牌、信纸、铅笔等放于桌面；展厅大屏幕正常投影状态，并在屏幕上打出“欢迎***莅临**公司考察指导工作”，适情字幕上方应有宾主双方的logo。2.2客户到达公司后，接待人员引领客户简单参观公司办公环境，并到指定会议室就坐，或按照公司领导的指示，可先到达公司领导办公室进行简单沟通。2.3接待人员应提前准备好茶水、矿泉水，负责斟倒，并每隔15分钟进行续杯。3、参观安排根据《客户接待安排表》参观一栏安排好相关参观事宜及路程、时间安排。4.就餐安排4.1尊重客户餐饮习惯，就餐以客户需要为原则。4.2人事行政中心负责提醒是否预订午餐，并负责订餐等相关工作。5、其他活动5.1合影5.2游览：提前了解客户考察之余的游览需要，并适时安排。5.2送礼：备好公司相关礼品，适时送给客户。6、客户离开公司6.1公司安排车辆或帮客户联系车辆，并送客户上车离开公司。 收起

亲爱的读者，这是笔者关于行政力提升工具的第二篇文章，上一篇我们说了什么是复盘，如何使用复盘，以及在复盘过程中的注意事项，本期我们来说一个老生常谈但很有用的工具：结构化思维。所谓结构化思维，就是将复杂的信息按照特征重组，以便你大脑处理的能力。为了说明这个问题，我们首先来举个例子。给你5秒时间，你能记住下方的语句么？ 回家 批评 小狗 今天 妈妈 一只 哭着 买了 送给 别人 小明。是不是会有点小难度？如果换成下面这样的呢？ 今天小明买了一只小狗，回家被妈妈批评，哭着送给别人。 记忆是不是就变得更容易了呢？这两组词汇是一致的，后者是前者的整理版本，那为什么你记住后者比较容易，而直接记忆第一组会有点难度呢？其中的原因就在于后者更加符合我们大脑的使用习惯。根据现在的心理学和神经学研究成果，我们的大脑在处理信息的时候，遵循2个规律，第一个是短期记忆一次性可以记忆9~12个组块，然后进入工作记忆，太多的数据，大脑很难记下来，天赋异禀者除外~。第二是习惯处理有规律的信息，这里的有规律指的是符合日常经验或者你本身思维定式的信息，同样是一组电话号码，中国人可能对64237345更容易记住，法国人可能就更加容易记住60+4 20+3 70+3 40+5。笔者一直坚信：没有听不懂的听众，只是你说话没有条理。在日常工作中，你可能去和别人沟通，你说了一大堆，然后觉得自己说明白了，结果让对方重复重点的时候，对方说出来的完全就不是那回事情，那你可能就是没有按照他能理解的结构化思维去组织言语，并传达信息了。有的时候，你下属给你汇报工作，一件事情先和你说了一大堆经过，原因，等到你听到发晕的时候，才和你说需要你做什么，往往这个时候，你已经被绕晕了，做出的判断就很可能是在给自己挖坑。导致这个原因，也是没有结构化思维。讨论和介绍结构化思维的书很多，比如说麦肯锡的金字塔原理，BCG的BCG Matrix等等，行政为什么需要结构化思维呢？因为你需要让别人知道你的核心诉求！你传达的东西，别人都听不到重点，那，领导怎么知道他需要协助你什么？下属怎么知道你对项目的目标设定在哪里？其他部门的对接人怎么了解他们能帮到你什么？在互联网企业更加需要结构化思维，理工男想事情不打转，只能先说结果，后说原因。同时，学会了结构化思维，对我们自己还有什么好处呢？ 帮助我们更全面以及更系统地思考，将复杂的问题简单化。 方便我们与人沟通，让他人更好地理解我们的意思。常有人说自己沟通能力差，其实本质上不是沟通问题，而是没有形成结构化思维问题，就像上文所述没有听不懂的听众，只有说话没条理的你而已。 帮你组织碎片化信息：互联网时代，大量的碎片化信息，如果没有结构化思维，信息只是信息，可如果有了结构化思维，就能够建立起自己的知识体系，每当接触到碎片信息的时候，把它融入到自己的知识体系中就可以了，就好像你原来书都是乱放，学会了结构化思维，就等于是买了一个书柜，将书本（知识）分门别类的放好，碰到新的知识，只要放到对应的书架就可以了。既然结构化思维那么有用，我们要如何训练自己掌握结构化思维呢？首先，当你面临问题的时候，要学会找结构，笔者在这里简单介绍一下如何自上而下地找结构所谓自上而下找结构指的是：你可以通过先找到一个结构，然后将信息放入结构内，从而让你的思维结构化。举个简单的例子，你要做一周计划，可能会在outlook列出一堆的事项，周一开会，周二团队汇报，周三向老板汇报，周四管理层沟通会，周五参加培训。周六部门聚餐。当然真正的计划不会那么简单，中间会穿插一堆的事情，一般都会按紧急性和重要性的矩阵来排相关事务的优先顺序，这里的二维矩阵就是一个结构化思维的结构。（如果不知道紧急性和重要性的矩阵，可以百度）那如果周三老板汇报的时候，突然老板问你：“你怎么看本次大数据分析中，重庆95后的男生最爱买女装这件事情？”，你要如何回复呢？如果你有个结构化思维的概念，可以用PEST（P政治层面, E经济层面, S社会层面, T技术层面）的方式来组织一下观点，并速度的回复。如果你没有个结构化思维的概念呢？可能就是：“嗯，可能是重庆男生家庭地位不高，同时有疼爱女朋友的传统，再加上最近比较流行女装大佬的原因吧”，这种回复往往连自己都会感觉底气不足，凭自己直觉得出的结论往往会不够全面、比较主观。在沟通的时候就会显得非常的弱势。针对一些常见问题，你可以很容易根据以往的经验，很快地找到一个结构，并将思考结构化后进行回复。可是当你脑海中缺乏现成的结构时，那要怎么办呢？那你可以通过四个步骤可以帮你把信息结构化：（相关步骤很多书都有，笔者在此仅仅简述）Step1：头脑风暴：拿一张纸或者白板上，把关于这个问题的所有想法都列出来。并将类似的想法一一进行连线。Step2：连线分组：根据第一步的连线情况，将想法进行二次分组；Step3：提炼结构：观察第二步列出的这些分组，是否其存在某种规律，按照这样的规律，是否需要补充或调整组。接着用MECE（相互独立、完全穷尽）原则，来调整你的分组。直至最后形成无法调整的组，这个时候的组，就是这个问题的结构了；Step4：补充观点：结构确认之后，你还可以看一下每个结构中，是否还需要补充其它信息，帮助你最终完善思路。按照以上的步骤，你在理性的处理一些事物的时候，就容易把握结构，找出规律，不再一团浆糊了。当然，如果不是一直刻意练习的话，往往会觉得，老师带着做的时候，就特别容易找到结构，但如果自己一个人思考，还是会陷入困局，脑子一团浆糊。笔者给你再推荐两个小技巧：1. 通过常见结构类型来推导结构：笔者在此列几个笔者常用的思维结构，碍于篇幅就不详细展开，亲爱的读者感兴趣的话，可以百度了解一下：二维矩阵类：任务分析矩阵（紧急性、重要性）、流程类：产品价值链、项目生命周期2. 刻意练习，将知识转化为能力。我们的知识无非就是一种思维结构。我们在学习新知识的时候，如果通过刻意练习将这些思维结构加以应用，那可以将知识转化为能力了。举个例子，你知道埃里克森的人生发展论这个知识，很多人都知道，但如果你在分析问题的时候（比如说95后为什么不愿意服从权威），能将这个知识作为你的思维框架，那就可以让你的思维更加严谨，从而让你的沟通更加具有说服力，这就是将知识转化为了能力的好处。那日常要如何刻意练习呢？笔者很推荐大家看《刻意练习》这本书，如果能其中的知识转化为能力，对你将会有很大的帮助。以下介绍几种笔者常用的方法： 边看边想应用场景：当你看到一些有意思的理论，可以试着思考出它的三个应用方法，并尝试着自己举例子，并记录下来。并且定期整理自己的笔记，尝试将记录的理论进行归类。 尝试写点文字：笔者的习惯就是看到一些有意思的东西，就要设法写点分享的文章，如果读者能看懂你写的东西，那你就成功的将知识结构化了。 定时挑战：每天抽5分钟，将自己今天碰到的一件事情，设法用结构化思维的方法再次验证，最好能列个提纲之类的，定期分享一下，这个也算是复盘的一个过程。坚持训练既能提高你结构化思维的能力，还能提高你复盘的能力。 不要去试图解析一下伪命题：如果你推论的基础或者分析结构就是错的，你做的越多，错的越多。也给自己徒增烦恼。 好了，说了那么多，笔者尝试总结一下本文的重点： 结构化思维是值得刻意练习的能力，通过刻意练习可以将知识转化为能力。 没有听不懂的听众，只是你说话没有条理。 训练结构化思维的方法：边看边想应用场景、尝试写点文字、定时挑战。如果能持续坚持，一般1~2个月必有锁提升，能坚持3个月基本形成习惯。 说了这么多，欢迎大家在留言区留言互动或关注老许的微博哦。 PS：如果关注的人多，笔者也愿意更详细分享结构化思维方面的具体案例哦。 收起