何为办公环境7S？这是定义：整理(Seiri)、整顿(Seiton)、清扫(Seiso)、清洁(Seikeetsu)、素养(Shitsuke)、安全(safety)和节约(saving)，顾名思义就是，要保持办公环境的整洁舒适和安全，同时通过监督小伙伴们积极搞好个人工位上的环境管理，来促进大家对公司各项规章制度的遵守意识，也向客户及合作伙伴展现出良好的工作环境形象，另一方面环境整洁舒适也可提高整体的工作效率和质量。1、整理：彻底将要与不要的东西区分清楚，并将不要的东西加以处理，它是改善工作现场的第一步。2、整顿：把现场需要的人和事物，加以定量、定位，简言之，整顿就是人和物放置方法的标准化。整顿的关键是要做定位、定品、定量。3、清扫：彻底将自己工作环境四周打扫干净，办公设备异常时马上维修，使之恢复正常。4、清洁：指对整理、整顿、清扫之后的工作成果要认真巩固、维护，使现场保持完善和最佳状态。清洁是前三项活动的坚持和深入。5、素养：努力提高人员的素养，养成严格遵守规章制度的习惯和作风，培养主动积极的精神。素养是7S活动的核心，没有人员素质的提高，各项活动就不能开展，就是开展了也坚持不了。6、节约：对时间、能源等方面合理利用，以发挥他们的最大效能，从而创造一个高效率，物尽其用的工作场所。7、安全：安全办公。一般地，这些工作的监督落实往往在咱行政这边，那么问题来了，咱行政应该怎么去督促检查呢？人在职场，大家都不是三岁小屁孩，天天被人盯着搞卫生也不雅观，咱行政要开展工作还真得学会把握人性。其实，大家平时工作都忙得很，有时文件处理完还没来得及整理又要开会，确实很难做到时刻保持整洁，那既然如此，咱行政也别时时都盯着，给大家工作造成打扰了。倒是有个方法可以参考，在征得领导同意后可将环境管理的监督检查这样实施。每天下班后半小时内对每个工位进行检查、拍照，然后选出工位整洁效果最好的和最差的几个（可按公司具体人数而定）经领导同意后实名公布在企业内部OA平台，不需任何物质处罚，有时候咱行政需要激发一下大家的廉耻心啊！为什么要在下班后半小时内？一是咱行政尽可能不在工作期间去打扰各部门的工作，二是让大家逐渐形成一个意识，就是下班前要整理一下自己的工作资料，保持整洁，这样可以让大家每天都对一天的工作在即将下班时通过整理资料环境等做个复盘，促使大家对自身工作自觉做好总结计划。至于大家怎么开展工作，工作资料怎么放的，咱行政可以不管，咱行政就管好下班后的检查，然后公布正面榜样和反面教材，让大家逐渐形成自我鞭策的力量。对了，别忘了，公共办公区是咱行政负责的，如果公共办公区不达标，咱行政也要把自己的公布出来噢，要以身作则！ 收起

亲爱的读者，今天和大家分享一个，笔者自认为有用的行政力提升工具：复盘。复盘本是围棋术语，指对局完毕后，复演该盘棋的记录，以检查招法的优劣与得失的关键。联想柳传志就将复盘作为学习、工作的习惯，并致力于在公司内部推动。军人出身的王健林，也非常善于反思、总结，在企业内部建立了行之有效的复盘机制，推动了万达的快速发展。复盘最大的优势之一是简单、便捷、结构化、易于操作，利于个人和组织的成长。从笔者的经验来看，复盘在我的团队里已经成为日常工作管理标准动作了。针对一些项目，最近发生的事件做及时的复盘，让大家对于自己在过程中的方法，行为背后的思维模式，都可以进行深入反思，并通过共同讨论来找出优化点，对于提升团队能力和加强团队的协作能力，都可以起到一定的帮助作用，那这么好用的工具，要如何使用呢？推荐大家看一本邱昭良写的《复盘-将经验转化为能力》的书，其中对具体的方法写的特别清楚易懂，笔者在这里借用书中的一些观点及笔者的实际经历，先做一个简单的分享。首先是，复盘的逻辑和步骤是怎么样的。书中将复盘分为了以下四个步骤：一是回顾、评估：这一步不仅要梳理事件的过程与结果，也要回顾预期的目标、策略打法与计划。然后，将实际结果与预期目标进行对比、评估，找出一些有学习价值的差异。笔者在进行这一步是，如果针对自我的复盘，我往往采用思维导图的方式，将事情或者项目的几个关键信息及关联信息摘要画一下，从中理清一个思路，我的开始目标是什么，最终的结果是什么，哪些地方出了问题导致结果出现了偏差，通过画图，能有针对性找到不足点或者可优化的点，并记录其中的好办法和处理流程，将其书面整理后，分享给团队。如果针对团队内部人员或者项目的复盘，我一般会采用请项目小组的成员，说出项目过程中10个亮点和10个不足点的方式进行（不同的人之间不能重复超过3处），一定要先说亮点再说不足点，这样他们的注意力会集中在不足点上，更加有利于后续对问题的展开，如果亮点后说，那人就容易将自我说服，我这次做的不错，看有10个亮点呢。通过自我叙述的方式，一方面让项目成员回复了整个项目历程，另外一方面通过说亮点和不足点，也进一步整理了思路，让大家主动发现问题，接下来就可以进行反思啦。如果是团队间的复盘，那当然是先说不足再说亮点，个人经验：要突出协助部门的贡献，大大的突出，1分功劳说成5分也是不为过的。二是分析、反思。通过对比发现差异之后，搞清楚为什么会有这些差异，找到关键因素，才能形成经验或教训。分析和反思是两回事情，分析是得失，反思是找到原因，分析可以采用思维导图的方法进行，动笔也下来，发散性的写下来。如果这个结果是因为什么原因导致的，其距离最终的目标差异在哪里？反思是利用假设法，假设当时我用其他办法，最终的结果与目前对比会有什么不同呢？会有什么利弊呢？这里的关键是不要沉迷在对过往得失的分析中，事情已经过去，我们是需要吸取教训，面对将来。三是萃取、提炼。找到根本原因之后，就要思考一下，从中能学到什么。这一步很关键，导致一个项目的结果和预期出现偏差的原因很多，我们要通过上面2步，将最核心的3个原因找出来，并从第二步中对其的分析及反思找出来，整理成文后进行内部分享。四是转化、应用，也就是用总结出来的经验和教训来指导后面的行动。到这一步，就很容易理解了，所谓前事不忘后事之师，这里就要提到一个项目文档管理的经验了，笔者会要求项目组成员将项目文件按统一格式归档，并将文件夹内的文件在excel内一一列明。项目和得失需要单独列个文件总结。说好了具体的步骤，下面就是需要注意的点了。第一个需要注意的地方是，不要对别人的事情进行复盘。复盘的本质，就是每个人从自己亲身经历的事件中进行总结、学习。通过对他人的事情进行复盘，那个叫“案例研究”。虽然我们也能从案例研究中学习，但由于我们不是亲历者，所以不管案例写得多详细，都很难还原事实，也没办法复现当时的情景，从而不能让人完整地进行复盘。所以，案例研究和复盘属于不同的学习类型。第二个需要注意的地方是，认为“项目后评估”或者小组讨论也是一种复盘。“项目后评估”或者小组讨论指的是，做完一个项目之后，大家坐下来，针对这个项目进行讨论、评估或者反思。笔者认为如果没有进行系统分析，仅仅是项目后评估的话，那只是让大家觉得“嗯，这次我们这个项目的这个问题，下次一定要注意啊”，从而让人很容易忽视一些可能直接影响结果的因素，从而变成评估走形式。从复盘的步骤看，复盘的过程是有一个完整的逻辑的，成功的复盘，一定是分析成功的关键要素或者失败的根本原因，从中学到经验和教训，而不只是简单地进行“项目后评估”或者小组讨论。第三个需要注意的地方是，复盘不是一种分析和解决问题的工具。复盘中有分析和解决问题的过程，但更重要的是从你分析和解决问题的过程中获得经验，并将经验转换为能力。大多数复盘的过程都超越了单纯的问题分析与解决，从广度上看，不仅要从失败或者问题中学习，也要把握对学习最有价值的点，包括亮点或者成功的做法；从深度上看，复盘不只是解决问题、改正不足，也要深入反思，举一反三，找出本质和规律。如果只关注问题的分析与解决，有可能让人过于关注分析任务或者解决问题了，从而削减了更进一步的反思和学习，达不到复盘的效果。如果在实际工作中，你的目的就是解决问题、推进工作，那就可以不做复盘，直接采用现有的问题分析与解决的方法；如果你希望能从问题中学到东西，并提升能力的话，那通过复盘，进行深入系统的分析，就是一个很好的手段。 好了，说了这么多，希望能对亲爱的读者有所帮助了。如果希望更好的掌握复盘这一技能的话，建议买书研读一下哦。如果感兴趣的，欢迎在留言区留言进行互动或关注老许的微博哦。 收起

随着时代的发展，笔者所在的公司，70后成了中高层，80后成了基干，90后成了leader，95后成了主力，作为人数最多的95后，要如何抓住他们的需求并提供配套的服务呢？笔者在这里借用用户画像的概念来简析一下95后伙伴的群体特征及应对措施。1、 用户画像2、 95后与行政服务有关的群体特征3、 如何提供适应这些特征的服务及制定适应性的流程 首先要声明的是，本文无任何偏低或者攻击95后的意图，笔者仅仅是从如何结合群体特征的特点，分享一些心得，写的不好，请各位读者轻喷。用户画像这个名词在这些年特别火，它指的是利用大数据描绘出一个群体的群体特征。笔者在2017年阅读了极光数据发布的《2017年95后群体画像研究报告》后，针对其中的一些群体特征，对应的调整了一些服务措施，到目前来看，笔者所在的办公区后勤服务满意度是有明显改善的，后勤与内部客户的互动也增多了，互信也建立了起来。报告的全文已发给行政联盟的伙伴，大家感兴趣的，可以联系行政联盟下载或直接百度搜索。既然说到群体特征，报告内会提供很宽泛的一个数据，笔者的建议是仅仅看前3个项目即可，即只看重点特征。行政的工作不是让所有人满意，而是让大部分人收益。笔者通读这篇报告后，发现了几个和后勤服务有关的群体特征：·敬业：随着年龄的增长，敬业这一品德的重视程度呈现下降趋势，85前最敬业（18.3%），95后（11.9%）最不重视敬业这一品德。·乐于助人：95后更乐于助人（22.3%），85后将尊老爱幼排在乐于助人（21.5%），85前其实更加自我（17..7%），95后的女生（27.2%）比95后的男生（18.3%）更乐于助人。·诚信：3个年龄层都占第一位，但95后占比为31%，85前仅有29.8%，对于一线城市的95后，诚信占到了42.7%，二三线城市仅为27.1%及27.7%。·遵守秩序：3个年龄层都普遍不爱遵守秩序，该特质随着年龄增长，有所提升，从95后的13.3%到85前的16.7%。·获取信息的渠道：95后获取信息的渠道很品骏，搜索引擎（29.7%）、社交圈/公众号（29.4%）及各类新闻平台（26.5%）占比很平均。与整体趋势相反的是，一二线城市的95后，更愿意在各类新闻平台获得信息，三线城市则是在搜索引擎上获得信息。·95后上网主要在干嘛？电影电视（39%）、综艺娱乐（33.7%）及网络科技（31.3%）名列前三。·95后对前辈的认可情况：仅有23.5%的95后觉得前辈比自己优秀。· 95后喜欢的IP类型：文艺气质型（28.1%），搞笑活泼型占了大头（23.6%）看了那么多的数据，基于这些群体数据，我们可能给95后的伙伴画一个什么样的画像呢？·他/她是一个更自我的人，不愿意被秩序所束缚，传统的交流和流程化管理，可能效果不大哦。·他/她很难对你产生认可感，因为你在他/她的眼中没有他/她优秀。·活动/宣传/福利等的推广，使用一些文艺风格及搞笑风格的会有更加好的效果，基于实际情况，我们的朋友圈及微信上的活动运营很重要，邮件、易拉宝、海报之类传统方式的是发给70后或80后的伙伴看的。·乐于助人这个好传统，哪个年龄阶段都不多，如果你发现了这样的伙伴，一定要好好培养，记得利用互惠原则等一系列手段，将这样的好伙伴抓在手里哦。做好了画像，那我们可以采用哪些手段呢？1、 参与感：活动要让95后的伙伴有参与感，有当家作主的感觉，有是他们自己做成一件事情的感觉。80后及85后的伙伴，可能会有一种内在的羞涩感，不愿意多参加各种公司活动，但95后的伙伴多数不是这样，他们更加愿意参加各种活动。那我们只要做好引导，那很多活动组织，节目安排之类的，就能顺水推舟的让他们参与，并变相的提高满意度了。2、 卡通话：太正经的东西，没人看，如果是很有意思的呢？那95后的伙伴看的概率就高了。笔者公司最近发的年会通知就特别有意思，乍一看是不举办年会的通知，仔细一看，原来将不举办给划掉了，通篇行文及配图特别像涂鸦画，一改往年特别正经的那种通知风格。笔者所在的上海办公区在几年前就尝试着在行政的各种通知内增加卡通风格和搞笑风格的元素，通知的阅读率一直名列几个办公区的前列，17年后再次改版，将文艺风和搞笑风互搭，让通知的风格更加轻松易读。同时，我们从来不期望通过邮件让伙伴知道相关行政在做什么，准备做什么，希望伙伴配合什么，我们主要还是通过朋友圈营销，微信群转发行政官方公众号文章，转发通知图片等方式进行。从数据来看，有效传达率从15年的22%上涨到了18年的67%。从而有效的刷了行政的存在感。3、 放低身段：口头叫着哥，叫着总，心里面可能是买买皮。了解95后的伙伴对前辈的看法后，适应这种变化，直接叫中文名字或英文名字更加亲切。也有利于让95后的伙伴觉得你和他们是在平等交流。4、 介入式营销：所谓的介入式营销，其实就是线上深入各大微信群，线下不定时多巡查，看到人多打招呼，多问一句，让伙伴们记住行政的存在感。5、 宣导作用小，干脆直接的提示：打印机没纸，需要补纸？传统方式发发宣导？效果不好啊，直接在打印机上贴个纸张在哪里，可以自行补纸。厕所脏了，叫行政打扫？为了提高效率，厕所显眼位置及洗手台黏贴负责的阿姨名字和联系方式，可自行联系哦。下班不关灯和电脑？照片拍下来，直接发在leader群，@他们领导。。中午在办公区打游戏太大声？直接将投诉转给他们BP和leader。吃饭不排队？直接拉一米栏解决。不要太过相信传统的宣导方式适合现在的社会。6、 借IP搞节目：想不出做什么节目？抖音微博看一下，哪个火用哪个。搞年会想不出买什么礼品？针对95后的伙伴可简单了，抖音推荐看一下，不用管实用不实用，好玩新奇最重要，当然大奖还是要考虑一下的。 随着95后已经逐渐成为职场的主力，如何服务好这些伙伴，是让我们这些80后。90后的老司机碰到一大挑战。在实际工作中，我们利用用户画像给我们的数据，就可以针对不同年龄层的特点，有的放矢的进行引导及工作，为各年龄层的伙伴们提供优质的服务，提高满意度，达到双赢。 收起

亲爱的读者，笔者之前分享了一些沟通上面的小方法，那我们在日常中有什么具体的套路和碰到套路如何应对呢？笔者试着分享一些心理学上具体的小套路和应对办法，希望能对读者有所帮助哦。套路1：权威现象—不自觉的服从套路2：补偿效益—心有愧疚的依从套路3：公开承诺—不由自主的实行套路4：需求递增—让你执行大需求以下让我们来详细的说明一下几个套路哈：套路1、服从：权威下的行为。就是说在没有任何个人意愿的情况下，按照他人的要求而行动的现象。在日常工作中，服从是职业人最普遍的行为，从部门整体利益的角度来看，如果将部门的业绩方向看做一个向前的箭头的话，部门内人员的行为应该是顺着这个方向走，也就是俗话说的随大流，如果你的方向是向后或者明显向左向右的，那要么领导走，要么你走。当然，往往多数是你走。那这个时候，服从就在中间起到了很大的作用。大家是否有印象，领导安排你一个事情，说清楚要求，时间节点等信息后，你是去做，还是不做呢？如果做，那其实就是服从的一种表现了，这样的服从是对我们，对公司，对团队有利的，那我们服从就是正确的。如果领导和你说，你把公司的客户信息copy一份出来，我现在就要。类似这样可能违反道德和法律的要求，你会如何处理呢？如果你深夜开车，路上碰到2个穿警察服装的人，要求你下车，你会如何处理呢？如果你外出，碰到一个热心人跟你拉近乎，你觉得她很亲切，她说带你去吃好吃的，你会如何处理呢？如果你和领导出差，你领导说晚上在你或者他的房间继续开会，你会如何处理呢？根据米尔格拉姆的试验，以上情况，绝对服从比例或许能到63%之高。那我们要如何抵抗这种根深蒂固，习以为常的习惯呢？有以下几种方法可以试试：l 为了你将来的职业进化，建议养成做事情前，先想一下，然后再去做的习惯。l 相信自己“似乎哪里有点不对劲”的直觉，遇到事情，多问为什么。l 不要盲目的接受他人告诉你的对事情的解释，对方追求的利益很可能与你不一样。l 尝试给要做的事情，设计一个最坏的预后及如何让自己摆脱的方案。l 学会拒绝。在日常工作中，经常会碰到一些领导啦，政府官员啦，权威人士啦，衣食父母啦（类似客户）之类的向你施加压力，并使得你遵从他们的要求。这些情况下，有些要求可能是合理的，有些可能是不合理，不道德或者对你来说是不合适也不合理的，很多发生在公司、公共机构的丑闻，甚至是所谓的潜规则，可能都与服从有关。面对复杂的社会，在没有仔细思考、或者无法确认是否对你有利的情况下，不要轻易服从任何权威人士的要求。 套路2、补偿效益：是一种依从现象，简单的来说就是你想问一个人借10元钱，先问他借100元，等他拒绝借你100元后，你再提出借10元钱，因为他之前拒绝过你，他下意识会想补偿，就会有大约53%的概率会借给你10元钱。举个工作中的例子，你在做活动，你一个关系还可以的同事过来，和你说，给他预留一个头奖的奖品，一般是会拒绝的，理由还特别多。但在你拒绝后。他提出换个小奖的奖品，那就是大概率会同意了。比如说我今天中午去食堂吃饭，我问阿姨能不能多打点荤菜，阿姨义正言辞的拒绝了我，接着我提出了，多打点小荤，于是阿姨笑眯眯的给我多加了一勺子小荤。再比如说，你和供应商沟通事情，你先提出要降价20%，供应商算了一下一口回绝，然后你再提降价10%，那在成本允许的情况下，供应商多数会同意了。再比如说，阿姨人手不足，你先提出让一个阿姨管理3个楼层，阿姨多数会拒绝，在阿姨拒绝后，你让阿姨管2个楼层，那阿姨答应的概率就大很多了。那我们面对这样的情况，要如何处理呢？还是2点：学会拒绝：如果我不按照你的套路来，对我没有任何影响的，那我为什么要依从呢？联系前后，找可疑点：如果你能发现可疑点，那你自然就能从容的拒绝了。内心认定是个套路：先入为主是个很强大的思维定势，如果你在沟通前就做好了准备，那这个套路就对你没用了。 套路3、公开承诺策略：即公开陈述自己关于某一社会事件的观点能够帮助个人更好的抵御那些劝导相反观点的信息。举个例子吧，如果你在公开场合承诺要做好一件事情，那社会压力，内心的道德压力之类的，都会逼着你去完成。有的时候，这样的承诺有利于你上进，比如说你公开承诺你要考上研究生，那这个就会鞭策你去学习。那如果你头脑一热，对一件对你没有利处的事情做了公开承诺呢？比如说，你一个供应商做的不怎么滴，但是在一次现场沟通的时候，你被夸的飘飘然，公开承诺让他们续约，这样做对你一点好处都没有。那如果我们面对周边逼着我们公开承诺的情况，要如何应对呢？l 给承诺加上限制条件：类似上面供应商的例子，你可以加上达到什么样的改善，才能给到续约的限制条件。l 学会拒绝：如果我不按照你的套路来，对我没有任何影响的，那我为什么要承诺呢？l 转移话题：将当前讨论的焦点转移到其他问题上去，如果还有人不依不饶，就装傻充愣，回去就将这位主拉黑名单。l 优先避免自己陷入需要公开承诺的境地：不陷入这样的境地才是最好的应对方式。 套路4、需求递增策略：先让你答应一个小请求，就更容易让你答应一个更大的请求。举个笔者的例子，笔者有次和新的绿化供应商谈判，双方就价格的事情沟通来沟通去，咬的特别死，于是我提出能否给老板办公室增加一盆免费的兰花，供应商想了想答应了，随后我结束了这次沟通，过了一段时间后，再次谈价格的时候，我先谈起了兰花的事情，扯了一会儿品种及花盆选择之类的，然后再提了降价5%的要求，供应商没多犹豫就答应了。还有一个例子是，我们组建班车委员会，原本说法是让班车群内推荐代表反馈问题，随后我们又给委员们增加了班车到站播报和协调班车群内矛盾的任务，委员们也欣然接受了。最后举个例子，我们园区内有段时间和大物业闹的很僵，我们又不想冲在前面，于是我们先组织了一个业主群，请各家业主的代表出席现场签请愿书。过了几天，我们联系了签署了请愿书的代表，他们主动提出要去和大物业交涉，我们欣然接受，在整理了我们的需求并提交后，我们作为一大批的业主中的一员，享受了既不用彻底得罪大物业，还能享受到改革红利的人。那如果我们碰到这样的情境，你先答应了一个小请求，然后他们找你协助一个你力所能及的大的请求时，你要如何处理呢？l 学会拒绝：如果我不按照你的套路来，对我没有任何影响的，那我为什么要答应呢？l 从利益角度思考为什么会有这样的请求：双方利益的不对等，是你容易答应请求的原因，如果对方的利益和你的利益不对等，为什么要答应呢？ 好了，说了那么多。以上所有的套路，其实是针对你的道德观和价值观中的弱电而进行的社会工程学设计。在具体工作中，我们既要保持善良，也要在工作中学会从利益和目的的角度看问题。希望以上套路和应对方法能帮到你。 如果感兴趣的话，欢迎在讨论区留言或关注老许的博客哦。 收起

企业搬家是很多行政小伙伴在工作生涯里往往要经历的大事件。而对于一些没有经历过企业搬家，甚至是连住宅搬家都没经历过伙伴们，被安排去负责企业搬家的事情或许感到压力山大了，作为经历许多次企业搬家的一个老行政，在此和大家分享一下搬家的事情。做好搬家这件事，没做过的可能感到无从下手，其实我们可以借助很多现成的管理工具去顺利的完成。最简单的我们可以使用5W2H的方法就能比较妥帖的去处理了。而对于没有接触和使用过5W2H的伙伴们，也有更接单的工具可以使用，比如可以按照我们小学写作文一样，按人、事、地、物、时间五个维度去规划你的搬家任务，只要足够细心，做好规划，你的搬家任务基本就成功一半了。这里先以5W2H为工具，将搬家的工作进行拆解。 一、WHAT：我们的核心任务就是搬家，进一步我们在搬家中都涉及到哪些物品、资产、需要哪些工具、设备都一一标识出来，包括所需求物品的数量及要求等。哪些东西搬，哪些不搬，怎么搬都要提前做好方案。不同的物品要规划出不同的方案。公司的物品和个人的物品要如何区别对待。通常情况下，员工的私人物品出于安全等因素，我们要在发搬家邮件中明确不负责搬运。而公司配发给个人的笔记本电脑，建议由员工本人直接带到新办公场所即可。而对于台式机和显示器等，则可以由公司安排搬家公司负责搬运。以下我们简单交流下搬家中会涉及到的部分物品的搬运：1、工位及家具：部分公司是会利旧的。比如原办公场所工位和员工椅、会议桌会议椅等全部或部分要迁移到新办公场所，这样的优点是节省了家具的购置费用，原有家具的甲醛释放量要低于新购的同品质家具等。缺点是，搬家的窗口比较紧张，家具的拆装、运输、工位在新旧场所的拆线和重新走线需要时间和成本，这都需要进行事前的全面评估。而旧新职场之间的家具的空间是否匹配，这个需要在图纸阶段就需要严格把控的。而且在新职场的装修过程中，要到现场通过放线去复核尺寸，家具的摆放位置，可以施画到实际的地面上，看看是否与设计图纸的是否相符。2、IT设备：对于无论大小规模的搬家任务来讲，这都是搬家中的重点任务。我们之前建议过笔记本之类的设备由员工自行带到新职场。而台式机、显示器、服务器、机柜、UPS等通常是价值比较高的资产，这些资产在搬运前要核对资产台账，确认好。3、搬家物料：包装箱、气泡膜、封箱胶带，绑扎带、马克笔、壁纸刀，最重要的是封箱标签，通常的正规搬家公司都会提供标签供，标签的信息大致有以下：“姓名”——箱子所有者的姓名，一定要写宋体或楷书，不要写行书草书哈，毕竟搬家公司员工的普遍教育水平不高；“部门”——所在部门，按公司要求的部门填写，不要擅自简化；“箱子的编号”——本人共有几个箱子，该箱子是第几个“到达位置编号”“搬家编号”——写清到达的楼层、区域、甚至是新工位的编号，对于大型的搬家活动，如迁入地有几栋写字楼，您所在的栋数、楼层务必要写清楚。——如果和搬家公司制订的是工位到工位的搬家需求，则最后一条务必要写清楚。以上标签，有条件的可以根据部门不同，或迁入点的楼层不同，使用不同颜色的标签。一个箱子要求至少粘贴2个相同的标签，一个位于顶部，一个位于侧面，以方便所有搬运箱子的人员核对信息。运输物品统计汇总表、装车表等——每一车运输的箱子编号，出发时间、发货人、收货人、发收两地的最终签字、对于重要物资，还可以安排自己的员工或保安公司跟车监督。迁入点的工位图：对于点对点的搬家，搬入点的工位图，务必要发到每个工人手里，如果图太大，则可以以海报的形式，放在楼层的主要入口及核心通道上，让搬家工人能够快速的找到自己运送箱子的目的地。现在说重点：一切的工作，请简要到落实在《搬家执行计划表》上，列明任务内容（WHAT）、负责人/部门(WHO)、位置(WHERE)、具备条件、产出、具备条件（WHAT）、设备/物资（WHAT&HOW MUCH）。 以上简单罗列，仅供参考。 4、搬家工具：小推车，通常搬家公司会自带一些平底的小推车，但建议根据搬家工程量，自己购置一些小推车，用于前期准备、后期调整及搬家过程中的应急使用，很多时候，我们会发现搬家公司的推车不够用的情况。工具箱：通常搬家公司也会带些扳手、螺丝刀之类的随身物品，但遇到个别未想到的情况，你的工具箱或许能够派上用场。 5、通讯工具：手机、充电宝、对讲机等，保持顺畅的沟通时任何时候都必须的，尤其是大规模搬家这种嘈杂的情况下，需要通过各种工具进行及时的沟通。对讲机如果需求数量大，可以采取租赁的方式。 6、其他：食品、饮料、急救包、手电筒、雨衣、防水布等：搬家是一项非常耗费体力的工作，为自己这边的工作人员准备一些补充能量的食品，给辛苦的搬家师傅准备些瓶装水都是非常体贴的行为。如果在南方或者夏季搬家，还要准备防暑降温、防蚊虫的用品，如清凉油、十滴水、驱蚊液等。如果搬家一天不能完成，我们还需要为大家准备临时休息的宿舍或者酒店，毕竟搬家是一件非常辛苦的事情，24小时甚至是48小时不休的车轮战，我们也是经历过的，在大家疲惫的时候，给安排个舒适的休息场所是必须的。 本节要点：任务、工作要有序，时间表格控全局；资产、物品登记全，是搬是卖早打算；封箱标签有规则，耐心宣导到个人；搬家物料提前备，食品、饮料发到人。 二、WHO这个很容易理解，就是人。凡是和搬家相关的所有人都在这个范围内。这里要将每一个将要参加到搬家过程中的人都要考虑进来。更要明确这些人在搬家过程中所起到的作用。这里既包括我们自己的核心搬家人员，对搬家进行决策的公司领导、也包括每一名员工，以及公司以外，参加搬家的如搬家公司的负责人、搬运工、司机、搬入及搬出点的物业人员、保安人员、电梯运行人员等等。首先对于大规模的搬家，我们通常会成立一个搬家小组。通常的搬家小组，组长至少要个公司的VP挂名，行政部的总监为副组长，负责具体组织及现场工作。财务和人力通常是搬家小组中另外两个重要的部门，财务负责批预算和支付各类费用，这个关系一定要把握好，人力负责协调各个部门的派遣一位搬家的对接人员。搬家事件大事，关系到每一个员工，这一点大家必须要考虑到。因此要将每一步的行动及要求务必贯彻到每一个员工。让大家按照标准完成自己的打包、贴标签等任务。必要的时候，将搬家的需求除了以邮件的方式定期公布外，还可以以微信小视频的方式告诉大家在何时、何地、该如何做等。而微信这个工具，也使得我们今天的工作越来越方便，我们可以建立各相关任务的微信群，把最新的信息分享给所有人，这里要注意的是，分享不代表大家都收到或理解了，所以需要建立大家确认收到信息的规则，是回复收到，还是回复清楚，都是必须的。任何的通信工具，都不能替代面对面的交流，在关键时刻召开一些有效的会议，确认大家的各自工作进程，哪些是完成的，哪些是将要完成的，大家有没有遇到困难，有哪些问题是需要协助和解决的。尤其对于问题一项，大家不要隐瞒不报，或者某些人觉得不重要而忽略了，往往一些行动的失误是当初某人认为的小问题，在事件的发展过程中转变为大问题了。这一点要尤为注意。通常的搬家工作，会使用到搬家公司，服务标准的不同，价格方面也有天地之分，选择适合自己，性价比最高的搬家公司。搬家公司最好选择自己合作过的，对其优点缺点都了如指掌。贸然选择生疏的搬家公司，由于两者没合作过，实际搬家过程中就可能出现这样或那样的问题。如果确实是一家自己没合作过的公司怎么办?最好的方法，是辛苦下全程跟下这家搬家公司在其他项目的搬家任务，如果没有机会，就只能把你的需求反复的和对方的搬家队伍负责人及搬家师傅们反复沟通了。一定要达到确信所有人都理解了你对搬家的需求，才能开始搬家。我们经常说，上级要求100分，到下一级那里就剩下80分了，所以对搬家公司提要求时务必要提升到120分。让每一个人的神经都紧绷起来，松懈的态度是无法完成艰巨的任务的。 本节要点搬家小组早成立，伙伴队友才默契；上下左右全沟通，外部伙伴早选好；隐忧顾虑早发现，坦诚沟通无隐瞒。搬家公司最重要，人人知晓要求高。 三、WHERE最简单的两个位置是搬出点、搬入点两处办公场所。其实不尽然，我们更精确的可以将其规划为每一个更为具体的位置，比如搬出点的每一个部门的物品集结点、搬入点的物品集结点，甚至我们可以将搬出点的某个员工的物品定点搬迁到他在新办公地点的工位上，这都是完全可以实现的。我们这里需要补充的是，把搬家看成一个完整的闭环，这里涉及的所有空间都是你所定义的WHERE的范畴，包括搬家所用的车辆、车辆规划的线路、搬家过程中需要使用的电梯。很多场地我们需要多次确认，包括整个路径中的每一个位置。而且要找到对应位置的负责人员或相关人员。这里尤其要关注的是迁入地的各个场地，比如进入园区大楼的路径、大堂是否在搬家路径内，如果经过大堂是否要做地面保护、是否有单独的货运通道、是否有货运电梯、货运电梯的轿厢尺寸，如果使用客用电梯，是否需要提前做保护，物业公司对保护的具体要求。对于场地，我们必须要配合我们的搬家时间，提前考察和沟通。搬出地点、搬入地点的环境、照明，关于照明这里也要说明一下，由于很多搬家工作都是在夜间进行的，我们必须在夜间看下室内外的环境及照明条件是否能够满足需求，如果满足不了，有哪些补救方案。搬家的车辆行车线路、停车场、上下货的位置，这些场地是否有哪些能够影响到搬家，比如，行车路线有无限高，是否影响货车通行。停车场对车辆载重的要求，园区内的一些路径对货车的转弯半径是否有影响，装卸货位置一次可以停几辆货车，这些都需要现场来确认的。当然为了更妥帖，请带上你的搬家公司或供应商一起去。搬家过程中有无超大超重的物品，这些能否使用电梯，如果走楼梯，是否能顺利通过，而走楼梯时，搬家公司是否会增加费用。电梯和楼梯都不能走时，怎么办，是否借用吊车，还是将大件进行拆解，都需要提前进行安排。不怕神一样的对手，就怕猪一样的队友，这里当然不是指自己的同事是猪啦。关键是专业的人干专业的事，每件事都需要由有丰富经验的人去落地实施，是有道理的。我们在选择供应商这里说这句话，也是告诉大家，选择供应商，尤其是搬家过程中搬家公司的现场负责人，双方之前一定要见面沟通，看看彼此是否能够沟通顺畅，在一个频道上能够交流。本节要点： 沙盘演练虽好用，不敌现场走三遍，亲身实地去体验，问题解决搬家前。 四、WHEN 每一个时间，每一个关键的时间点，每一个任务所需要的时间都是我们在这个维度中所需要关注的。其中最重要的一个时间，就是搬家时间的确定，很多企业对于大规模的搬家，都会选择三天以上的假期去完成，比如经常会选择周五准备，下午开始打包，整理、集中登记，晚上由搬家公司开始搬迁，用周六周日来消化搬家的工作及将物品布置到位等。周一的时候，员工就可以直接带着自己的笔记本电脑来新办公地点上班了。当然如果届时时间不允许，启动日期可以调整到周四。不过很多企业的老板是关注风水的，那就只能是大师让哪天搬、何时搬就何时搬吧。搬家前需要确定的一个关键时间或事件是，新的办公地点是否具备了各项搬家条件，家具是否全部到位，网络电话已开通并调试完成，各类办公设备是否能够正常使用了，所有的生活服务设施是否良好，食堂的燃气是否开通，食药监是否验收通过，装修的消防现场是否检查合格，属地建委的质量监督站的检验是否合格等等，都需要提前确认符合条件。以避免因此导致的搬家延误。搬家路径上的车辆通行时间，需要提前考察并记录下来。这对判断需要多大的车、多少车是非常重要的。时间就是金钱，这一点更凸显出关键节点及提升效率的重要性，多延迟一天搬家，就多付一天的房租。举个小例子，如果搬家公司在搬家任务上增加三万元的预算，缺可以缩短2天的搬家时间，节省10万元的房租，在这个时候，你该如何选择呢？本节要点：时间节点是关键，尊重事实把住关，搬家计划跟踪紧，时间也能换金钱。 五、WHY这一点实际是我们反复推敲、复核WHAT、WHEN、WHERE、WHO时所使用的。多问自己些为什么这样安排，计划是这样的，实际沙盘演练时是那样的，两者间的差别是什么，这种差别是否对计划产生影响，怎么来改善，怎么来进一步提升，是我们无论是在计划、演练还是实际搬家过程中都要时刻关注的。我们不仅要自己对自己多问WHY，也更需要借助讨论，来寻找更适合、更高效的方式来精炼自己搬家方案。对于同事或领导的一些问题，不仅要明白表面原因，更要深入了解对方提出这个疑问的内在因素，并确认你的回复或调整不仅仅是解决了其表面问题。本节要点：反复验证查问题，疑虑隐患要深究，演练过程找问题，问己问人问大家。 六、HOW关于HOW，解决的是如何做，怎么做。我们在之前的环节中已经阐述的比较清晰了。对于很多行政小伙伴，如果没有经历过搬家，这个HOW就需要提前学些和准备了。这里有很多老师是我们可以找到的，线上搜，线下问，多找找同行，多问问同事。而通常一个好的搬家公司，也会把他们的丰富经验分享给你，这个时候，我们需要做的就是在各种方法中，找到最适合自己的那个。而即使经历过搬家的同事，也不好忽视制订全面的搬家计划，实时跟进各个模块的进度，坚定不移的进行沙盘演练和踏勘现场，用第一手的材料来不断修正自己的计划。把测试过程中发现的任何细小问题，解决在实际搬家之前。本节要点： 勤学习，多提问，虚心请教同行，演练提升水平。 七、HOW MUCH这个着重解决资金和数量的问题，这个也需要配合WHY和HOW去使用，要学会用这两个问题验证自己的选择。制订方案，多家比价，甚至通过投标选择搬家的供应商，签订合同等，都是这个环节中要注意的。少花钱，多办事，甚至是不花钱也办事，是公司和老板对我们的要求。那么，我这里建议的是，无论是买东西也好，还是买服务也好。要求选择性价比最高的，当然如果公司是最低价中标的策略，也要反复验证下，所买到的是否能够满足你的需求。利旧和固定资产的处置：原有的工位、办公桌、会议桌、投影仪等各类设备是否利旧，一定要算好账。对于不需要利旧的，是否还有保留的价值，涉及到保留，就需要算账，算算残值和租库房或在新办公区占用空间的租金，再加上运费的费效比如何，不合算的话，建议尽早处置。计划要提前订，包括找回收商。变卖固定资产千万记住不要行政一个部门来执行，比价议价的过程最好拉着采购或者财务一起。变卖资产无论收入多少，一律上交财务。搬到新办公室后，还要产生一部分垃圾，比如运输过程中的包装箱等。一部分搬家公司提供可回收的包装纸箱，是自己买还是租，之前都要算好账。关于保险：企业搬家是有专门的保险可以投保资产损失的。一些搬家公司也会提供或代投保险。至于是否有需求就看自己的预算、搬运的财产价值和搬家规模了。而直接找保险公司投保，或者自己的公司本身就投保过财险及第三者责任险等，也可以找投保的保险公司补充一个一次性的搬家的财产险，估计费用会比搬家公司提供的保险费率低很多很多。预见费用，或者我们称其为不可预见费用：我们一直在强调现场演练，而且是实时（时间）的现场，对搬家过程中涉及的环境、人、物（设备）、事进行复核，看看有没有计划之外的费用发生。比如夜间搬家时，看大门或停车场、电梯的保安是否要刁难搬家公司，夜间铺装保护材料时，物业的工程人员是否有额外的要求等等，一方面，这些事情，我们要尽力在发生前和相关单位，以合同或协议的方式签署下来，避免一些模棱两可的地方被他人利用增加成本。本节要点：资金预算精打算，利旧处置早报批，风险准备要到位，额外花销有准备。 八、B计划任何事情都不可能完全按照自己的既定计划进行，出现意外时如何应对，这就是我们经常说的B计划。这种情况一方面来自于提前准备，一方面来自于我们事先对现场进行的踏勘及沙盘演练。还有一方面是来源于工作经验的积累，在遇到突发事件时，能够在最短的时间内，以最有效的方式解决。 九、总结 （重点）不打无准备之仗：搬家对于企业和行政部都是件大事，充分的准备是做好搬家的第一步。沙盘演练，踏勘现场：这一点也是和大家反复强调的，做计划不要凭想象，必须要到现场去复核计划的可行性。关注细节：多问问WHY、HOW、HOW MUCH，搬家既然是件大事，一定要有充足的时间和精力去准备。每天疲于奔命，到处救火的行政是没有精力制定出一份完整的搬家方案的。每天老冷静下来思考下自己的工作，尤其是搬家的工作，还有哪些需要完善的。关注沟通：所有的事情务必让每个人明确自己在任务重大角色和责任，何时、何地达成如何的成果。沟通对上、对下、对平级都要进行及时有效的沟通。良好的沟通时工作成功的重要基石。照顾好队友：人是最总要的，尤其是搬家是件苦活、累活。照顾好你的伙伴们，这种照顾既有我说的准备食品、饮料、休息场所，也包括你的情商，多沟通，多说感谢的话，鼓励的话也是搬家过程中你对大家的关怀。搬家不是你一个人的事，只有大家一起加油，才能最终把这件大事办好，办圆满。最后，搬家完成之后，不要忘记总结和庆功啊。尤其是辛勤付出的小伙伴们，跟公司申请个奖励，是对大家最好的鼓励！ 本节要点：演练实地不可少，事事细节把握到，沟通何时都重要，总结庆功犒同僚 收起

亲爱的读者，大家好，今天我们来讨论一个话题：沟通。笔者很认可罗辑思维里面的一句话：沟通目的就是让别人按照你的想法来行动。影响沟通结果的因素很多，介绍沟通方式的书和教程也很多，笔者就不在这么多大咖面前班门弄斧了。笔者将试着从笔者日常应用的小技巧来介绍一下，笔者是如何应用三板斧来说服别人的，相关技巧均有局限性，不是万灵丹，更加重要的是需要多多练习哦。1、 权威—最方便的说服，就是利用权威感。2、 同理心—真心实意地关注别人，想要改变谁就先赞美谁，轻易不要批评别人。3、 策略同理心—遇到针锋相对的时候，打开僵局。4、 辩论（除非必要）—选择合适的场景，关注关键观点，抓住关键第三方，做好失败的预案。 首先要介绍是的权威。在领导力培训时，会提到一个领导权威感的培养，这里的权威感其实就是权威，有了权威有什么好处呢？对于沟通而言，利用好权威感，可以有效减少沟通量，我说你做，就这么简单。很多时候，大家会认为，是不是因为我的职务比你高，我能控制你在这家公司的升职留用，就能拥有权威感，这个说法对70后及80后挺有用的，但是对于90后，你用这样的权威去沟通，往往收到的是反效果。为什么呢？90后和00后，正处在人生最灿烂的时节，没有家庭压力，没有学业压力，刚刚从大学的金字塔毕业出来，总想着做点事情。这个时候，你要用的权威，是在日常工作中积累的下属对你产生的认同感，对你工作能力的认同，对你处世为人的认同，对你能让他们进步的认同，对你能理解他们的认同。这个时候，你的权威对90后及00后才有用，不过尊重领导的小朋友特别难的，如果碰到一定要珍惜。其次是同理心，同理心的应用有一定的局限性，为什么呢？往往你需要说服的是和你意见相左的人，如果一味的使用同理心，就变成了妥协了。笔者的经验是，同理心只适合于为了讨论共同的目标，因为实施手段或者步骤有所差异，需要你去沟通说服的人。举个简单的例子，你员工餐厅做不好，你去找供应商沟通，如果你用同理心去沟通，那完蛋了，供应商给你列举一大堆有的没的困难，你一看，这么多困难，的确做不好啊，回去你反过来去和领导说，他们做不好是正常的，因为有这么些困难在，你领导当你神经病，你的目标是改善食堂，和食堂工作人员不愿意改善的目标是相左的，这个时候怎么能用同理心去沟通呢？笔者的用同理心时，往往是下属一样事情没做好，正在不安之时，利用同理心就可以很容易的再次激发起斗志，继续努力的干活，并为建立你的权威感打下基础。有的时候，同理心不好用，那就只能用策略同理心啦。简单的来说，我不认可你的想法，但为了让你认可我的想法，我直接把你的想法说出来。具体如何说呢？很简单，具体的话术由以下几个部分构成：1、 看上去你，感觉上你……2、 用30个字，清晰的将你判定的，对方的想法说出来。3、 所以对方案/改善/计划…..有不同的想法举个例子，还是用餐厅吧，你和餐厅的负责人沟通的时候，就可以这样说：“感觉上你是因为就餐人数少，生怕影响餐厅的绩效，所以对下一步的优化方案有些不同的想法？”。根据心理学的研究，如果你能一口道破对方的心思，对方瞬间就会从对抗状态转入思考状态，一下子整个情境就变了，对抗的结果往往是针锋相对，如果对方进入了思考状态，那就我们就有机会打破僵局，进行有效的求同存异，谋求双赢了。策略同理心也不是万能的，不要对同一个人多次使用策略同理心。因为策略同理心就是个套路，你对同一个人多次使用策略同理心后，对方就会免疫这种套路，学习这种套路，甚至对你本人产生厌恶感，这样的话，就得不偿失了。如果大家感兴趣，笔者有机会的话，可以开个课，专门讲讲策略同理心的应用。最后就是辩论了，笔者建议是如非必要，不要使用辩论的方法去说服别人，主要原因有以下几个： 费心费力：大家有没有看过电视辩论赛？上面的精彩纷呈是靠台下无数的积累和练习建立起来的，如果换我们来用这个手段的话，还不如直接用策略同理心，让对方稳定下来后，摆事实讲道理呢。 强势印象：在进行辩论的时候，你很难做到心平气和，你胜了，给人的印象也是这个人好强势。那如何用好辩论这个方案呢？笔者的经验是，结合起来用。比如说你和供应商谈判的时候，如果先用辩论，在用策略同理心，往往能取得比较好的效果。先使用辩论，将对方的观点，想法一一引导并剖析出来，然后用策略同理心的方法让对方放下对抗心理，跟着你的节奏走，往往能获得比较好的成效。好了，碍于篇幅，如果真的要拆开讲，那是2万字都说不完的。沟通是职业人最重要的技能之一，各种书籍，培训班也很多，建议大家多看多听多练。笔者在这里简单介绍了三板斧的适用范围及优缺点，希望对各位亲爱的读者有所帮助。如果感兴趣的，请在留言区留言交流或者关注老许的博客交流。 收起

我们一直强调的是“安全第一”，那么作为企业，除了日常的安全教育和培训外，每年必须要做的一件事就是“安全疏散演习”。现代化的办公楼岳建越高，办公环境也越来越复杂。在新员工入职安全培训和每年的员工安全培训中，如何在意外发生时，顺利逃生就是培训的重点之一。 因此，为了进一步树立“安全第一”的思想，强化全体员工安全教育，提高大家防范自救能力和公司应对突发事件的综合能力，最大限度地预防或减少地震、火灾等意外事故对全体员工、公司可能造成的危害和损失，防止群死群伤的恶性事故发生，加强全体员工的安全意识和应急处理能力，保障全体员工的身体健康和生命安全，维护公司正常的工作秩序。根据安全生产管理部门的要求，结合我公司工作实际情况，特制定本紧急疏散演练方案，要求全体员工熟悉方案内容，认真按方案程序执行。活动方案如下： 一、演练目的针对公司办公室发生突发性事件的情况下，让全体员工熟悉办公室逃生路线，以达到有序、迅速的引导全体同事安全疏散，确保全公司员工的生命安全。通过紧急疏散演习，让全体同事学到安全防护知识，达到有事不慌、积极应对、自我保护的目的，提高抗击突发事件的应变能力。 二、演练时间根据公司的业务情况，属地的季节气候，以及如果是租用在一个写字楼的个别楼层，还要考虑物业的整体要求，当地消防、公安的要求等综合评估后确定。 三、演练地点公司办公场所及室外的指定集结地点，根据人员及环境因素，室外集结地点可以是一处也可以是几处，集结点的要求是室外，环境安全，不影响交通及其他人员的日常活动。集结地点要以地图的形式进行公布，如果是几个集结点，则不同的楼层或部门，所指定的集结地点不同，每名员工要铭记自己的集结地点，不要跑错。 办公室的主要出口处要有楼层的逃生示意图，该示意图同时作为员工安全教育的必备图例。在发布逃生演习方案的邮件时，逃生示意图和各集结点地图要作为附件。 四、演练信号以所在办公楼的消防广播标准信号为准，多个公司租用的写字楼，应协调写字楼的物业管理方，每年进行一次集中的逃生演习。如物业公司不配合，可以进行单独的逃生演练，自己发布疏散信号。 五、演练指挥总指挥：行政部的负责人，公司大的消防演练也可以请行政的上一级领导做总指挥副总指挥：行政部负责人或行政部分管安全的负责人职责：负责疏散安全管理总调度 六、工作小组1、协助指挥小组：通常由行政部负责安全管理的同事担任。职责：（1）演习前讲解疏散路线和清点全体同事人数；（2）带领全体同事撤退；（3）到达集合场地后清点全体同事人数并向总指挥汇报；（4）到达集结场地后对全体同事的安全管理。 2、应急疏散小组：安排行政部其他同事，人员不足时，可以借用外部门同事。疏散演习中，所有人员不得乘坐电梯，因此在每个楼层逃生楼梯处要指定楼梯负责人，其具体职责为负责疏散安全管理调度和疏散引导。每层安排一名疏导人员作为安全管理员，负责对通道情况进行监控，指挥、引导同事按就近路线撤离。以上工作人员负责全体同事紧急疏散时的撤离秩序、安全管理，严防楼道拥挤、踩踏事故发生。 3、宣传小组：行政负责公司发文的同事来负责职责：具体负责应急人员撤离现场的宣传教育、宣传报道，疏散过程中拍照记录等。 4、救护小组： 行政部同事，如有的公司有内部医务室的，可安排医护人员负责。职责：制订救护方案；具体负责演练疏散过程中发生的意外事故的应急救护等。 5、报警小组： 行政部同事职责：负责办公室突发事件报警，发布演练信号。所有人员接到信号后迅速行动。 6、计时小组：行政部同事，因工作比较简单，可以由前台等职员负责。职责：负责整个活动的计时。 七、疏散管理 A、 疏散命令：由演练总指挥根据情况发布疏散命令；紧急状态下，行政的安全负责人可再上报公司应急总指挥的同时发布疏散命令。 B、 疏散信号：指令员启动紧急广播，广播同时播出“同事们请注意，同事们请注意，公司现在发生紧急情况。为确保安全，请全体员工按照公司安排的行走路线有序迅速地撤离到指定地点，请大家务必听从指挥，不要慌乱！” 办公室全体员工必须立即停止工作，各部门负责人员及行政协同人宣布全体人员撤离，确保办公位上无滞留人员。 C、 疏散路线：全体同事以事前安排的撤离路径，以纵队从各个消防通道撤离，各部门要求组织有序，严肃整齐地撤离办公区。 D、 疏散顺序：按就近安全出口撤离原则，以拟定顺序为准。若发生火灾，原则上按先“着火层”，后“以上层”，再“下层”的顺序疏散全体同事。 E、疏散引导：应急疏散小组要维护疏散秩序，指明疏散方向和路径。在拐角、叉道处应有人员引导，避免全体同事误入危险区域；要阻止全体同事逆向跑、窜、推撞、挤压情况发生；有人倒下，要立即扶起，防止踩踏事故发生。 F、集合地点：分别到达指定的集合地。遇特殊情况由总指挥根据现场情况做出选择，发出指令。 G、人员清点：协助指挥小组应当在集合地点对疏散的全体同事人数进行清点，并继续寻找滞留在事故现场的全体同事和受伤人员，帮助其安全撤离。应急疏散小组应及时向总指挥报告疏散情况。 八、演练准备阶段应急疏散小组人员熟悉工作位置，各部门领导或行政协同人带领全体同事熟悉路线。 所有全体同事进入办公区坐在各自座位上。行政协同人清点人数，向本楼层的安全管理员报告人数和准备情况，各楼梯应急疏散总负责人向总指挥报告总人数。各工作小组立即进入现场。 ●注意事项：①清点人数时要加强对全体同事的心理辅导，态度要温和，要有效稳定他们的情绪，并注意观察通道的通畅情况。孕妇、特殊体质或刚好有病的同事要根据实际情况参加演练，24小时值班岗位必须坚守的及经部门领导同意不参加本次演练的，发放免逃金牌，贴于工位处，不计入部门清点人数。②各工作小组长认真检查准备情况，确保万无一失。 九、正式演练阶段（1）总指挥：宣布紧急疏散演习现在开始。（2）发布疏散信号。（3）紧急疏散：①在各层安全管理员的指挥下，各部门同事由部门领导及行政协同人带领下，按预定路线有序疏散，撤离到集合场地。②各部门领导清点疏散人数，发现少人，迅速与疏散总指挥部联系。③如发现有同事受伤，立即与现场救护小组联系，并展开紧急救护。④应急疏散小组总负责向演练总指挥汇报疏散情况。 A、集合地负责人向总指挥报告：全体同事现已安全脱险，无伤害人员。B、计时员向总指挥报告：报告总指挥，本次演练用时XX，全体人员疏散完毕。C、宣传小组向总指挥报告：报告总指挥，疏散现场秩序井然，同事们情绪稳定。 十、终止状态总指挥：宣布紧急疏散演练圆满成功。 ●注意事项：①提醒疏散的同事不要出现惊慌与骚乱，确保他们安全撤出。②应急疏散小组确保疏散通道的畅通和现场秩序稳定。③各工作小组本着对全体同事高度负责的态度，严肃认真地对待现场上出现的每一个突发情况。④当日未参加逃生演习的同事，择其他时间集合，由行政部安排做一次小规模是疏散演练，预计需要10分钟，以使这部分员工同样熟悉逃生路径。 延伸阅读：18年前，一保安这样挽救911遇袭摩根士丹利http://mt.sohu.com/20160911/n468198091.shtml由于摩根士丹利保安总裁瑞克·瑞思考勒平时对摩根员工的逃生训练，911发生的当日，在15分钟内，摩根的2687名员工，连同正在摩根谈业务的250多名股票经纪人，按照瑞克平时的训练和临场的指挥，在大楼坍塌前，安全地撤出。 收起

说到预期的管理，有些读者可能会觉得听起来好高端，有些读者会不以为然，笔者觉得“期望管理”不难，但这个技能是对职业发展有决定性作用的，值得学习和应用。笔者在前段时间的一个线下交流时，有行政人提出了“新入职一家公司要如何管理老板预期，避免陷入迎合式误区”的问题。听了现场好多大咖的分析及建议，笔者也是深有感触，借着这个话题，在这里试着分享笔者这么些年的一些心得体会，可能有些老生常谈，希望对读者有所帮助。笔者将试着从三个维度来谈谈新人如何一步步的管理领导的预期。建立信任——后续操作的基础让信息或者过程透明化，可视化——让领导安心精细化的服务质量管控——让领导放心 首先，我们来说建立信任，笔者认为这点是一切合作和事务推动的基础，很多行政人觉得，我以专业打动领导，我越专业，领导越信任。这句话说的也没错，但前提是，你一个新入职的新人，你要如何说服领导支持你的决定呢？你的背景么？你的专业么？还是你在这家公司有能帮你说句话的人呢？一个新人，确认老板招自己的需求和期望，笔者的建议是：你要清楚老板招你的需求和希望达到的效益：这个关系到后续你如何开展工作，面试的时候，领导很可能给你说的是愿景，是想法，你也无法在短短的面试时间内了解到老板对你的真实需求及期望值，入职后，第一天务必要和领导好好聊一下，领导对你的期望及后续能给你带来的支持，这个时候，千万不要客气，有什么困难及顾忌一定要说，不要一味的好好好，心理不以为然，做不好事情，挨板子的可是自己哦，不清楚需求就去做事，那叫撞大运。运气好了跟领导想法一致，做好了，领导给你点个赞，运气不好，你和领导想的背道而驰，那你在领导这里的信任就岌岌可危了。新人尤其是基干，入职后，老老实实的做好自己的事情，积极拓展自己的人脉：行政是做出来的，先做好事情，同步和其他部门的关键人物，比如leader打好关系，日常吃吃饭，请客喝喝奶茶之类的。每天坚持和上级领导至少说3句话或汇报一次工作的进度和困难：沟通是建立信任的有效手段，通过沟通，你能让你领导知道你所思所想，能让领导知道你的做事风格，能让领导知道你目前做事情的进度和方法不会给他带去surprise！该“忽悠”的时候一定不要犹豫（发挥你专业性！），一定要把事情的优劣势和难点强调清楚，避免老板对对结果期望过高，这也是争取资源的最佳时机哦。善于将听到的消息，整合后汇报给领导：这里不是让你打小报告，你一个新人，凭什么去打小报告呢？这里说的整合后反馈的消息，一方面是你用来和领导沟通的谈资，你看到领导总不能只说工作吧。另外一方面表忠心很重要，但又不能得罪人，这个时候一些小小的八卦或者可能影响到部门的消息就是一个很好的敲门砖。在没有摸清楚公司情况前，跨部门的沟通协调，一定要知会领导，并听取意见及建议：有些事情，你觉得跨部门找人处理是件很正常的事情，甚至安排自己部门内部的人做事情，也是很正常的事情，但你没有摸清楚具体情况前，很可能会自己挖坑给自己跳，此外跨部门合作，最重要的是明确权责说清楚底线，简单来说就是谁做什么事情，摊开来说清楚。另外就是说清楚底线。跨部门合作，互相帮忙是必须的，但是也要明确底线在哪里，否则就会陷入吃力不讨好的境地，还可能耽误自己的本职工作。将公司的相关规章制度，流程表单摸熟，养成定时提交申请，表单等的习惯：行政初步的价值在高效的解决问题，处理事务上，一方面你要体现你在各个场合，各个阶段的存在感，另外各种定时提交和优化的表单或数据，也是让领导看到你专业度的好机会。任何时候，都不要粉饰太平：在工作中我们常常想着靠一己之力把问题全部解决，即使遇到问题也咬咬牙自己一个人硬抗，怕说出来领导得自己能力不够或者觉得“这么点小事也要汇报” 这种情况很有可能坏就坏在粉饰太平，领导道中间发生的问题和风险，没有心理预期，最终的结果假设不理想，领导觉得这是个忽如其来的surprise！ 第二个经验之谈是让信息或者过程透明化，或可视化，其核心就是让领导有控制感，不要有意外之喜。首先是过程管理：团队配合初期，你不清楚领导的工作习惯，领导也不清楚你的时，多沟通汇报具体事务进度、项目进展尤为重要。即使熟悉了，对于重要的工作，领导也是希望能够定期得到消息的，他也会心安。如果一件事老板主动问了好几回，那就说明这件事确实很重要，与其被动回答，不如主动定期沟通，通过类似周报、项目进度表，用邮件或者当面简短汇报，都会让老板觉得一切都在有条不紊地开展，利用追踪表、时间轴，领导觉得你做事很有计划性，很靠谱。时间一长，领导也会认可你的工作方式，信任感上来了，那后续的预期就容易界定了，一件事情，你能做到什么地步，领导心里也就有底了。然后是结果管理：如果你发现一件事情有任何问题，比如说框架，比如说细节，比如说预后，一定要及时和领导沟通。为什么呢？往往我们认为领导经验丰富，看到的数据也多，那他一定能发现问题，不需要我们去提醒。实际上领导获得都是加工过的信息，他们做决策的时候，比我们还要战战兢兢。所以，如果你有任何觉得不妥当的地方，务必要第一时间反馈，不怕麻烦地提前多沟通，整理历史数据、对标公司做法及结果，或者一些间接证据比如其他部门的反馈之类的都分享给领导，不要担心没有论据就没有说服力，因为你不是要说服领导，而是在尽可能给领导所有你知道的信息，帮助领导做出一个更合理的决策。最后就是风险管理：做行政是沟通的事情，与人沟通最大的风险就是无法让对方接受你的观点，接受了你的观点，也不按照你的想法去做。作为一个新人跨部门协作搞不定很正常，我经常碰到具体经办的妹子遇到棘手的问题，自己做了许多沟通也无法推动事情进展，仍然不好意思告诉领导，最后耽误事情。我就和妹子说，如果这个问题不说，你又解决不掉最终妥协影响了结果，最后领导也还是会问你为什么当时不提前说。而你提前把问题和风险摆在台面上，寻求领导的帮助，这就变成了所有人共同的责任。相关的人员都要一起讨论决定问题的重要度，如何处理更加合适了。“时间过去了，领导都急了”，这个才是最要命的。 第三个经验之谈就是“精细化的服务质量管控”，其核心就是练好内功，做好规范化管理及服务分级的工作，目的是让你从救火队员中解脱出来，给领导建立你在现场工作中有条不紊的心理预期。笔者认为，员工的需求分为3种，基本需求、期望需求和惊喜。基本需求是员工认为行政部理所应当提供的服务，满足程度低则员工会很不满意，比如说清洁、安保、卫生间等服务。其中有个关键的点是，基本需求的满足程度如果超过一定水平，再继续提高员工满意度也不会有大的提升，比如说你安保做到了70分，员工满意度能达到80分，但你花了大力气提升到了80分，员工满意度很可能还是在80分徘徊。惊喜需求恰恰相反，满足程度低或不满足，也不会不满意，满足程度高则会非常满意，比如说员工特卖，免费福利之类的活动。期望需求则介于两者之间，需求满足程度与满意度关联性不大，但如果需求满足了，那满足程度与满意度呈现指数级的正相关，餐厅服务就是一个标准的期望需求，有或没有对员工的满意度有一定影响，做的好与不好，对满意度影响非常大。做过员工餐厅的行政人应该颇有同感吧。那如何管理针对需求的预期呢？笔者的经验有以下几种方式:1、 采用分级服务标准：a) 分别针对基本需求、期望需求和惊喜需求，推出相对应的基础服务标准、期望服务标准和惊喜服务标准，以满足员工不同层面需求。b) 对于员工期望较高的基本需求及期望需求，提高对应服务的资源配置优先级，同时控制惊喜需求服务成本，采取非周期性、非常规性提供原则，防止员工产生过高的心理预期。2、 采用分级服务承诺的办法：a) 基本需求层次上的服务，统一提供标准并给出明确承诺、服务范围及服务流程，并通过OA、内部沟通工具等宣传手段让员工了解相关信息，以便让员工期望趋向合理化，比如说差旅服务，我们就可以公布相关订票、退改签流程、指引及行政部能提供的帮助做出界定，并大力的宣传，这样就能有效避免产生“行政不人性化”“行政不作为”之类的投诉了；b) 针对期望需求类型的服务，对服务质量适当承诺，比如餐厅，我们可以公布后厨的清洁、做菜等实时录像，但大家对如何烧菜是不关心的，我们就可以不公布，我们可以公布大家对菜色的调查结果，但不用公布大家对餐厅的冷嘲热讽。c) 对于惊喜需求类型的服务，其服务承诺水平应最低，或不予承诺，尽量防止员工产生高预期，以达到惊喜效果，从而提高满意度。比如说员工内买，你可以针对特殊人群提供售卖清单，提前入场等服务，但不用让全员知道，一旦大家都知道里面有好东西，但没买到的话，心理落差会非常的严重，从而影响满意度。通过以上种种措施，你将自己从日常事务的救火队员的角色中摘了出来，一方面有余力去做一些能帮助你进步的项目，另外一方面，让领导觉得你这个人做事情靠谱，建议了流程化和规范化后，还能让需求部门的预期明确，行政能做到什么地步，进度怎么样。说了这么多，笔者觉得，管理领导预期是件仁者见仁智者见智的事情，笔者的经验是，让领导信任你，就要让领导知道你能做什么，你在做什么，你能做到怎么样。做到这3点，那领导的预期就可控了。说了这么些，希望能对各位准备做预算的读者有所帮助了。如果有任何问题，也欢迎随时沟通或者关注老许的博客哦。 收起

安全第一！无论是哪家企业安全永远是要放在第一位的，行政负责办公场所的管理，设备设施的运营和维护，所管理区域的防火防盗等等。而政府的安检部门则更有一些强制的要求，以北京为例，安监部门要求新员工入职的安全教育不少于80学时，每年的安全教育不少于40学时等等。而针对公司新入职的员工，对于环境、公司规章制度的不熟悉等。在员工入职培训中，必须要进行有关安全教育的培训内容，这部分也通常由我们行政部门负责场所安全的同事来讲，或由行政部的领导来讲。一定要让新入职的员工有对安全的足够重视。在培训之后，签署一份《新员工入职安全须知》，这也是非常必要的。简单的内容可参考以下形式： 1、 每名员工都是公司最宝贵的财富，生命高于一切，任何时刻都要注意安全生产，严格遵守公司的安全管理制度是每一名员工的义务和责任；2、 公司室内区域禁止使用明火，禁止吸烟，未经行政部批准，不得使用大功率电气设备；3、 这里要描述一下公司各办公室、办公楼层的逃生途径，可配图说明，如果没有标准楼层，则请大家参照每层的逃生图。明确发生紧急状况时，请有序从逃生通道撤离到预设的安全区域，撤离过程中严禁推搡拥挤；4、 发生火灾时，需以湿毛巾遮蔽口鼻，以低姿态从逃生通道撤离大厦；5、 时刻注意用电安全，下班后关闭电脑、显示器、充电器等用电设备电源；6、 使用行政部配发的接线板，当用电设备发生异常过热或冒烟起火时，要立即关闭电源，采取有效的救火措施，立即通知行政部或保安人员；7、 禁止使用水、泡沫灭火器扑灭电器火灾，以免发生触电安全事故；8、 禁止在办公区内放置电瓶车及电瓶车电瓶，并严禁在办公区内为电动交通工具充电；9、 进入办公区需要佩戴公司门禁卡，通过门禁时，需要注意尾随人员，在不确定的情况下不要给外来人员开启门禁；10、 人员聚集的一些活动往往会造成拥挤和踩踏等，这一点要务必注意。尤其是在公司内举办一些大型活动时，对于场地的申请，必须经过行政部的审批。必要时需要安排专职安全员或行政人员进行现场监督。 关于罚则则需要和人力部门研讨后制订有针对性的，要做到违法必罚，否则所有的惩罚制度都将成为一纸空文。关于罚则里要补充的是，员工犯错，很多情况下，领导要负连带责任。我们在实际过程中发现，员工犯各种各样的错误，既有员工的责任，也有领导思想上不重视，教育不到位的责任。 收起

企业是会议室是一个公司进行整体决策而、讨论工作问题、调查研究结果、总结表彰通报等工作的重要场所，也是行政部日常管理工作当中的其中一个重要管理对象。那么，怎么样才能切实做好行政工作当中的会议室管理？让有限的会议室资源能充分的调动和利用起来？发挥其最大的工作作用？是行政工作当中应该认真思考的一个问题。 一般来讲，一个中型以上规模的企业会拥有多个会议室。根据会议室的分类不同，一般我们可以将会议室分为以下三种： 1、小型会议室：一般使用面积在15-30平左右，座位数一般为15-20个； 2、中型会议室：一般使用面积在30-80平左右，座位数约为20-50； 3、大型会议室，一般使用面积在100平以上，座位数超过100； 根据会议室的功能，我们可以把会议室分为： 1、接待洽谈室：可以用于小型会议、也可以用于日常接待的小型会议室、洽谈室； 2、多功能会议室：会议室内拥有音响、视频等多媒体设备，即可以召开大会又可以举行宴会； 3、报告厅：由主席台等设施，专门用于召开大型正式表彰、学术报告、工作总结等大型会议。 一个企业，其会议室的使用是由公司行政部进行统一的管理、分配；会议室的安全、卫生、服务等也是由行政部门（有的是物业）进行提供，多功能会议室的音响设备是由公司技术部负责统一调试和管理。在会议室的日常管理当中，对于不同种类的会议，在使用会议室的范围中，也要做出明确的规定，例如： 1、由公司的高管、决策层主持的会议，原则上应该安排什么样的会议室； 2、由部门负责主持的会议，原则上应该安排在什么样的会议室； 3、接待客人应该选择什么样的会议室； 4、什么类型的会议可以申请哪些类型的会议室，什么类型的会议，不能安排什么样的会议室。 会议室的管理原则： 1、内宾让外宾。如果是外来单位的客人和本公司的部门同时因为需要，申请同一个会议室时，应当优先安排给外来单位使用。 2、中层让高层。如果决策层或者公司高管主持的会议和公司中层同时因为工作，申请同一个会议室时，应当优先安排给高管使用； 3、临时让预约。如果提前预约会议室的部门和临时要召开会议的部门同时申请一个会议室时，应当优先安排给已预约部门。 4、重要让次要。如果会议临时并重要，应当优先使用会议室。 会议室管理办法 1、提前预定。凡是召开会议的部门至少要提前半天到一天到行政部预约会议室，提交会议需求及需要行政部协助的物品支持。并做好登记，并在预约登记表上注明需求。 2、冲突处理。如果多个部门同时申请会议室，行政部有权要求申请部门变更会议地点及时间。 3、变更预约。如果申请部门在预约的时间内使用会议室，或需要延长使用，应当及时通知行政部做好相应安排。 会议室内设备操作 1、会前操作。公司技术部接待行政部会议室使用通知后，需要至少提前半小时对会议室内的设备进行调试，保证会议正常召开，设备处于运行正常状态。 2、会中操作。会议召开期间，行政部和技术部应对现场情况进行调控，随时对音响、设备进行跟踪调试，保证会议正常进行。无关人员禁止出入设备区域。 3、会后操作。会议结束后，对会议室内设备进行检查，关闭。 临时使用 因紧急情况需要临时使用会议室时，必须经过公司行政部主管级以上同意，并填写《会议室使用登记表》后，进行使用。 会议纪律 1、会议室内保持安静，禁止大声喧哗，将手机调制静音或关闭状态。 2、会议室使用的单位、部门应爱护会议设备，造成损坏照价赔偿。 3、会议室内禁止吸烟，乱扔杂物。 收起